Workplace by Facebook - Interne Unternehmenskommunikation
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Workplace by Facebook – Interne Kommunikation leicht gemacht

Im heutigen Beitrag geht es um das Kommunikationstool Woorkplace by Facebook. Ein leistungsstarkes Kommunikationstool für Unternehmen. Dieses steht Nutzern weltweit zur Verfügung. Ziel ist es Mitarbeiter von Unternehmen jeder größe untereinander zu vernetzen und ihnen einen gemeinsam Raum zum Arbeiten zu schaffen. Wie organisierst du die interne Kommunikation in deinem Unternehmen? Es gibt bereits einige Kommunikationslösungen am Markt von denen du sicher schon gehört hast. Dazu zählen beispielsweise Skype, Slack, Teams von Microsoft und andere. Nach und nach möchte ich dir in kommenden Beiträgen das ein oder andere davon vorstellen. Vielleicht kann ich dich ebenso für den ein oder anderem technischen Schnickschnack begeistern.

Ich liebe tolle Tools, die den Alltag erleichtern und eine Problemlösung bieten. Steigen wir also ein in das Thematik interne Unternehmenskommunikation. Ich kann mir gut vorstellen das, dieses Thema in der aktuellen Coronakrise auch für dich präsenter geworden ist. Viele Unternehmen mussten Mitarbeiter von heute auf morgen ins Homeoffice schicken. Nur wenige Unternehmen haben dafür eine passende Infrastruktur in der Vergangenheit aufgebaut. Arbeiten im Homeoffice und New Work stand bisher nicht sehr weit oben auf der Agenda. Die weltweite Pandemie zum Covid-19 Virus stellt uns vor neue Herausforderungen, umdenken ist angesagt. Das, was all die Jahre versäumt und immer wieder aufgeschoben wurde, muss in kürzester Zeit nachgeholt werden.

Hilfsmittel für interne Kommunikation

Alle Unternehmen müssen Lösungen und Wege finden, die Herausforderungen von Homeoffice und der damit verbundenen dezentralen Zusammenarbeit zu finden. Hier kommen Hilfsmittel wie Workplace, Slack, Teams und ähnliche zum Einsatz. Ziel ist es, von verschiedenen Orten aus in Echtzeit zu kommunizieren und Arbeitsabläufe zu organisieren. In vielen Betrieben geht es nicht nur, darum ein großes Büromeeting wöchentlich zu organisieren, sondern viel mehr auch kleine Teams und Mitarbeiter untereinander zu vernetzen. Gerade in Unternehmen wo viel abteilungsübergreifend oder in Teams projektbasiert gearbeitet wird, braucht es entsprechende Lösungen.

https://www.workplace.com

Woorkplace by Facebook ist ein Intranet-System entwickelt von Facebook. Das auf der Technologie und Bedienung von Facebook basiert aber dennoch komplett eigenständig ist. Damit bietet Facebook außerhalb seiner gewohnten Plattform eine umfassende Kommunikations- und Organisationslösung für Unternehmen. Facebook schafft sich damit den Einstieg in den B2B-Markt.

Ein eigenes internes Facebook

Ein Facebook Netzwerk nur für das eigene Unternehmen, so kann man Workplace sehen. Da viele Menschen bereits auf Facebook unterwegs sind, erschließen sich die Funktionen für die meisten und brauchen kaum einer Erklärung. Das wichtigste gleich vorweg, Workplace by Facebook kann ganz ohne die Verknüpfung zum privaten Facebook-Account genutzt werden. So findet auch digital eine Trennung zwischen Beruf und Privatleben statt. Jeder Mitarbeiter und Nutzer legt sich für Workplace ein komplett neues Profil an. Es gibt lediglich die Möglichkeit, sein Facebook-Profilfoto zu übernehmen, ansonsten ist Workplace wie gesagt als komplett eigenständiges Tool zu sehen.

Mobile App und Desktop

Du kannst Workplace by Facebook als mobile App für unterwegs nutzen oder an deinem Desktop-Rechner. Ähnlich zur Facebook-Plattform teilt sich Workplace in zwei separate Apps. Einmal den Workplace Umgebung und eine eigene Messenger App. Beide können über den jeweiligen App Store heruntergeladen werden. Die Messenger App ermöglicht die gewohnten Funktionen wie Gruppenchats, Anrufe und Videocalls.

Allgemeine Funktionen von Workplace

Die Funktionen von Workplace sind ganz ähnlich zur Facebook-Plattform aufgebaut. Es gibt einen Workplace-Chat der ähnlich, wie der Facebook-Messenger funktioniert. Dieser erlaubt neben der einfachen Chatfunktion zwischen Einzelpersonen auch Gruppenchats, Audio- und Videoanrufe ebenso das Versenden von Dateien, Videos und Bildern. Zudem ist eine Anbindung an Bot-Funktionen möglich. Mit Workplace Groups gibt es die Möglichkeit, Private Chaträume einzurichten. Diese können dann beispielsweise als geschlossenen Räume für einzelne Teams genutzt werden. So kann jedes Team-Mitglied in Echtzeit mit seinen Kollegen kommunizieren und den Gesprächen folgen. Teams können untereinander Dokumente zu einem Projekt teilen und gemeinsam verwalten.

Anders als bei Facebook selbst geht es im Workplace nicht darum, Freunde explizit zu abonnieren und hinzuzufügenEs gibt keine Freunde, sondern Kollegen und diese müssen nicht von einem einzelnen hinzuzufügen werden. Als Kollegen sind alle verfügbaren Mitglieder in deinem Workplace zusammengefasst. Diese können sich dann in Arbeitsgruppen oder anderen Strukturen zusammenschließen. Jeder kann jeden erreichen und sein Profil einsehen. Die Mitgliederverwaltung kann je nach Unternehmensgröße komplex werden. Selbstverständlich kann sich nicht jeder einfach so für einen Workplace registrieren und diesem beitreten. Einzelne Nutzer müssen von dir angelegt werden und können dann durch Einladung beitreten. Dies kann manuell oder über eine entsprechende Upload Datei passieren.

Gruppen Chaträume

Gruppen Chaträume können öffentlich sein, also für alle Mitglieder im Workplace einsehbar oder geschlossen sein. Das Interessante an einer guten Kommunikationsstruktur im Unternehmen ist, das Aufgaben auf Kurzem weg delegiert und zugewiesen werden können. Einzelne Kollegen und Teammitglieder können in Nachrichten markiert werden. Updates und Neuigkeiten sind für jeden schnell einsehbar und man bleibt auch im Homeoffice auf dem Laufenden, was Vorort im Betrieb Neues passiert. Mit Kommentaren, Threads und der einfachen gemeinsamen Nutzung von Dokumenten ist Workplace sehr übersichtlich. Du kennst das mühselige Suchen nach Information in alten E-Mail und ähnlichen oder?

Zusammenarbeit mit Externen

Workplace by Facebook bietet mit der Funktion Multi-Company-Gruppen eine Möglichkeit, mit außenstehenden zusammenzuarbeiten. Das ist ein großer Vorteil, wenn du beispielsweise mit Freelancern oder anderen externen Mitarbeitern und Teams arbeitest. In Multi-Company-Gruppen kann man wie in andern Chaträumen auch Dokumente, Bilder, Video und Audiodateien miteinander teilen. Ebenso wie Kommentare anhängen und passende Threads starten.

Übersetzen in 46 Sprachen – Auto-Translate eine weitere wichtige Funktion die Workplace bietet. Nicht selten sind Teams international aufgestellt, gerade in der Zusammenarbeit mit Externen. Innerhalb des Workplace kann globale Kommunikation einfach gestaltet werden. Dazu können beispielsweise Beiträge im News-Feed automatisch übersetzt werden.

Erstelle ein Organigramm

Die Organisationsstruktur in einem Unternehmen wird hauptsächlich vom Unternehmensgründer und Management geprägt. Diese haben den Überblick über alle Prozesse und Abläufe. Um diese visuell und verständlich darzustellen, werden häufig sogenannte Organigramme erstellt. In diesen wird die Aufbauorganisation des Unternehmen abgebildet. Ausschlaggebend ist die Organisationsform, für die sich ein Unternehmen entscheidet. Diese sollte immer auf die Unternehmensziele u. Strategie ausgelegt sein.

Innerhalb von Workplace hast du die Möglichkeit, ein Unternehmensorganigramm mit Namen und Profilbildern zu erstellen. Je mehr Menschen in einem Unternehmen tätig sind, umso unübersichtlicher wird es für jeden Einzelnen. Jeder Einzelne soll möglichst effektiv arbeiten können und nicht erst noch Zeit verschwenden herauszufinden, wer der entsprechende Ansprechpartner ist. All das ist Vorort im Unternehmen oft gar nicht so problematisch, einzelne Strukturen bilden sich beispielsweise durch zugewiesene Abteilungen oder Büroetagen ab. Mit der Organigramm Funktion im Workplace kann jeder im Unternehmen schnell individuelle Profile und Teaminformationen nachschlagen. Wie von Facebook selbst gewöhnt ruf man mit einem Klick auf das Bild oder Namen das entsprechende Profil auf.

Workplace News-Feed

Auch der News-Feed ähnelt stark dem Feed-Aufbau aus anderen Netzwerken. Der Unterschied, hier werden eben arbeitsbezogene Themen und News ausgespielt und keine privaten Interessen abgedeckt. Hier findet man alle aktuellen Neuigkeiten und Aktivitäten im Unternehmen, um auf dem laufenden zu bleiben. Wie beim Facebook-Netzwerk werden auch hier mit einem Algorithmus interessante News ausgespielt.

Ziel des Workplace News-Feed ist es Beiträge zur richtigen Zeit für die richtigen Personen auszuspielen. Mit Vorlieben, Kommentaren und Reaktionen bekommt man direkt ein Feedback.

Video Chat

Live Videos sind aus diversen Netzwerken nicht mehr wegzudenken. Sie haben besonders die Unternehmenskommunikation im Netz mit den Zielkunden auf ein neues Level gehoben. Diese noch recht neue Art der Kommunikation bietet sowohl intern als auch extern großartige Möglichkeiten. Mit einem Video Chat kann man Kollegen an einem anderen Ort direkt und dennoch persönlich erreichen. Es braucht für den ein oder anderen ein wenig Überwindung, hat man es aber einmal ausprobiert ist es gar nicht mehr so schlimm.

Ein Workplace Video Chat könnte in der internen Kommunikation beispielsweise eingesetzt werden, um Kollegen in Echtzeit an einem Prozess der Produktion teilhaben zu lassen. Diese können mithilfe von Kommentaren direkt antworten und eine Reaktion senden. So kann man einen kurzen Kommunikationsweg schaffen und sicher gehen das wichtige Nachrichten und Mitteilungen als Memo nicht in einem Team Chat untergehen. Klarer Vorteil von Live Videos sie können von überall aufgenommen und geteilt werden.

Erweiterungen für Workplace

Workplace by Facebook ist kein in sich geschlossenes System. Ähnlich wie andere Kommunikationstools wie zum Beispiel Slack kann auch Workplace mit Dritt-Anbieter Tools erweitert werden. Du kannst so unkompliziert eine Anbindung zu einem Dropboxaccount oder Google Drive Speicher schaffen.

Daten gehören dem Unternehmen

Mit der Account Management API Schnittstelle kannst du zum einen eigenen Dienste an Workplace anbieten und zum anderen kannst du alle Daten jederzeit exportieren. Beispielsweise um ein Back-up deine Workplace anzulegen. Als Administrator und Betreiber des Workplace für dein Unternehmen kannst du verschiedene Statistiken einsehen, so bleibst du im Bilde über die Aktivität innerhalb des Workplace. Natürlich nur auf die gesamt Mitglieder gesehen, Aktivitäten und Ähnliches sind nicht auf den Einzelnen zurück zuführen. Du bekommst so einen guten Überblick, ob sich der Workplace für dein Unternehmen lohnt und wirklich aktiv angenommen wird.

Workplace ist vom normalen Facebook komplett losgelöst und wird eigenständig betrieben. Laut eigener Angaben ist der Workplace by Facebook zertifiziert und komplett DSGVO konform. Ich bitte dich dennoch, die rechtlichen Aspekte für dein Unternehmen genau zu prüfen.

Workplace Safety Check

Mit dem Safety Check hast du die Möglichkeit als Administrator Benachrichtigungen an einzelne Mitglieder zu schicken. Diese Benachrichtigungen tauchen dort auf, wo der Mitarbeiter gerade hinschaut. Bleibe als Administrator mit deinen Mitgliedern und Angestellten im direkten Kontakt, schau ob es ihnen gut geht oder ob gerade Unterstützung gefragt ist. Mit einem Echtzeit Dashboard behält du den Überblick über den Status einzelner Mitglieder. Hier hast du auch zugriff auf eine Art Historie über deine Kontaktversuche.

Digitale Lösungen können uns gerade in aktuellen Zeiten wie einer Pandemie den Arbeitsalltag erleichtern. Aber dennoch ist es, mehr den je nötig acht auf einander zugeben. Besondere Herausforderungen bedeuten auch besondere Bedürfnisse eines jeden einzelnen. Als Chef ist es nicht nur Pflicht, sondern eine Aufgabe sorge für seine Angestellten zu tragen, das solltest du unbedingt mit in die digitale Welt nehmen.

Fazit

Workplace by Facebook ist ein interessantes Kommunikationstool, das du dir als Unternehmen definitiv mal anschauen solltest. Chef und Mitarbeiter können schnell untereinander Nachrichten, Notizen, News und Daten teilen. Der Vorteil liegt in den bereits von Facebook selbst bekannten Funktionen, die von Mitarbeitern ohne größere Einweisung adaptiert und eingesetzt werden können. Eine gute und funktionierende interne Kommunikationsstruktur fördert die Bindung zum eigenen Unternehmen. Eine starke Unternehmenskultur kann den Erfolg eines Unternehmen nachhaltig beeinflussen.

Hast du noch Fragen?

Wie immer freue ich mich auf den Austausch mit dir, gerne in den Kommentaren oder per Mail über meinen Kontakt.

Bleib gesund!

Alex

#Montagsliebhaber

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