Homeoffice und Digitalisierung – So bleibt dein Unternehmen wettbewerbsfähig

Wenn wir in diesem Jahr von Homeoffice sprechen, meinen wir eigentlich eine ganz neue Firmenkultur. Wir stellen uns der Frage, ob in Zukunft gleichermaßen im Büro wie daheim gearbeitet wird und welche Folgen dies hat. Der Corona-Virus und das pandemische Geschehen hat die Arbeitswelt weltweit auf den Kopf gestellt. Gerade bei uns in Deutschland war das Homeoffice bisher eher verpönt als gern gesehen. Aufgrund der aktuellen Lage ist davon auszugehen, dass ein Drittel der Arbeitnehmer hierzulande von daheim aus arbeiten und die Tendenz ist sicher steigend. Viele Arbeitnehmer können sich vorstellen, auch dauerhaft weiter im Homeoffice zu arbeiten.

Arbeiten im Homeoffice

Nicht jeder Arbeitnehmer ist dafür gemacht, dauerhaft oder generell im Homeoffice zu arbeiten. Wir Menschen brauchen ein gewissen Zugehörigkeitsgefühl, es ist uns wichtig, ein Teil von etwas zu sein. Dieses Gefühl und das Miteinander mit anderen lässt sich nur schwer rein virtuell abbilden. Vielen Arbeitnehmern beklagen fehlende persönliche Kontakte zu Kollegen und Vorgesetzten. Ebenso schwierig ist es aus Sicht von Vorgesetzten die Bedürfnisse von Mitarbeitern richtig einzuordnen.

Gerade in Zeiten wie diesen ist eine starke Unternehmenskultur wichtig, die alle beteiligten sichern durch die Krise bringt. Aber wie können wir genau das fördern, wenn wir alle an unterschiedlichen Orten sind und es keinen zentralen Ankerpunkt gibt? Der Schlüssel wird sein, neue und vor allem flexible Wege zu implementieren. Was machst du aktiv, um deine Unternehmenskultur in Balance zu halten?

Hybride Arbeitsformen

Hybrides Lernen, Wechselmodel und Ähnliches kennen wir nach diesem Jahr zu Genüge aus dem Bereich Schule und Kinderbetreuung. Könnte man dies auch auf einen Bürobetrieb anwenden? Sicherlich, warum auch nicht? Im Grunde kann man es gleichsetzen mit Schichtmodellen, wo sich ja auch immer feste Gruppen oder Mitarbeiter mit der jeweils anderen Schicht abwechseln. Flexibilität und agiles Arbeiten sind unlängst wichtige Erfolgsfaktoren in unserer Arbeitswelt geworden. Die immer weiter ausgereiften Technologien und Möglichkeiten der digitalen Welt machen es uns leicht, eine flexible Arbeitsumgebung zu gestalten.

Eine hybride Arbeitsform würde bedeuten, das wir das klassische nine to five Arbeitsmodell aufbrechen. Arbeitnehmer könnten sich Arbeitszeiten freier einteilen, um sie beispielsweise besser mit dem Familienleben zu vereinbaren. Mit einem Wechselmodel hätte jeder Angestellte die Möglichkeit, regelmäßig persönliche Kontakte im Unternehmen zu haben und die andere Zeit zu Hause im Homeoffice zu sein. Solch ein hybrides Model kann sich positiv auf die Bindung zum Unternehmer und deren Unternehmenskultur auswirken. Vielleicht muss es künftig gar kein entweder oder geben, vielleicht lässt sich ein flexibles Model gestalten, was allen Bedürfnissen gerecht wird.

In Bezug auf die Digitalisierung und die Implementierung neuer Arbeitswelten stehen Unternehmen ganz neuen Herausforderungen gegenüber, die es gilt zu meistern. Wie uns das pandemische Geschehen zeigt, müssen wir lernen, flexible, aber vor allem zeitnah und schnell agieren zu können. Man kann ganz klar sagen, das uns andere Länder hier schon einiges voraus sind, auch wenn man es grundsätzlich nicht alles gleichsetzen sollte und kann. Dennoch bin ich der Meinung, dass wir viel Nachholbedarf haben und New Work auch unabhängig einer Pandemie eine tragende Rolle in der Unternehmensführung spielen sollte.

Welche Rolle spielt die Digitalisierung?

Werfen wir einen Blick auf die unsere heutigen Arbeitswelten, finden wir an Stellen potenzial für mehr Flexibilität. Schon vor Beginn der Pandemie haben Dienstreisen, mobiles Arbeiten und auch Homeoffice öfters Grenzen zwischen Beruf und Privatleben verschwimmen lassen. Mit der Pandemie und dem Aufwind der Digitalisierung wird Homeoffice mehr und mehr salonfähig. Die Digitalisierung wirkt sich nicht nur auf das Homeoffice aus, sondern auch auf den allgemeinen Büroarbeitsplatz im Unternehmen. Mehr und mehr Tasten wir uns daran, Dinge und Prozesse zu digitalisieren. Es fängt bei E-Mails und digitaler Post an und geht weiter zum papierlosen Büro. Akten stapeln sich nicht mehr in Maßen im Keller Archiv, sie verbrauchen nur noch wenig Speicherplatz auf Festplatten und Ähnlichem.

Aber auch das hat so seine Tücken, Datenverlust und Datensicherheit ist ein großes Thema. Der Wandel hin zum digitalen Arbeitsalltag ist deutlich zu erkennen, auch wenn er oft nur sehr schleppend vorangeht. Natürlich gibt es auch Branchen und Bereiche, die wir nicht digitalisieren können, beispielsweise Handwerker oder auch Pflegekräfte. Mit der Digitalisierung wird für sie aber unteranderem Themen wir Buchhaltung und Kundenservice vereinfacht und flexibler. Es hängt also vieles vom Unternehmen und der Branche ab, aber grundsätzlich muss Digitalisierung überall ein Thema sein. Wir sehen gerade bei tradtionsbehafteten Unternehmen eine eher zögerliche und verhaltenere Reaktion.

Den ganz klar die neuen Möglichkeiten und Umstände haben schlussendlich Einfluss auf Unternehmen, ihre Führung und Kultur. Nichtsdestotrotz sollten wir uns dem stellen und Entwicklungen annehmen, sich davor zu verschließen, kann für die Zukunft fatale Folgen haben. Junge Unternehmen wie StartUps die oftmals aus der Digitalisierung entstanden sind, machen es vor, für sie ist Homeoffice und flexibles Arbeiten unlängst kein Thema mehr, sondern gelebte Normalität. Flexible Arbeitsmodelle und Homeoffice fördern eine verbesserte Work-Life-Balance. Dies wiederum ermöglicht Arbeitnehmern ganz andere Lebensmodelle als im klassischen nine to five Arbeitsverhältnis.

Der tägliche Austausch

Für einen reibungslosen Ablauf im Homeoffice brauchen wir eine zentrale Plattform, auf der wir uns miteinander organisieren können. Das können Plattformen wie Slack oder Facebook Workplace sein. Aber auch Zoom als Videokonferenzplattform eignet sich bestens. Es muss einen Ort für täglichen, unkomplizierten Austausch geben, also ein Audio oder Videochat beispielsweise. Dazu braucht es zentrale Orte für aktuelle Themen, Feedback und Arbeitsgruppen. Quasi muss eine Plattform so für das Unternehmen eingerichtet sein, das es alle gewohnten Bereiche und Prozesse digital abbildet.

Eine gezielte Plattform für den Austausch unter den Kollegen kann Gerüchten und Missverständnissen vorbeugen. Der typische Flurfunk, wie man ihn kennt, findet auch in der digitalen Welt seinen Gang und das oft schneller, als man denkt. Missverständnisse digital aus dem Weg räumen ist umständlicher als ein direktes Gespräch. Daher sollte von vorn herein auf eine offene Kommunikation untereinander gesetzte werden. Der tägliche Austausch mit Kollegen und Vorgesetzten fördert zudem den Teamgeist und Zusammenhalt.

Homeoffice – Vor- & Nachteile

Nicht jede Branche oder Unternehmen kann ihren Mitarbeitern das Arbeiten im Homeoffice ermöglichen. In vielen Bereichen ist es aber zumindest möglich, einen Teil der regulären Arbeitszeit ins Homeoffice zu verlegen. Es gibt hierzu verschiedene Ansätze und Szenarien, die Unternehmen für sich ausprobieren können. Wenn alle Mitarbeiter plötzlich im Homeoffice sind, birgt das einige Fallstrick, die zu beachten sind, damit Zusammenarbeit reibungslos möglich ist. Ein Vorteil aus Arbeitnehmersicht ist sicherlich das Zugeständnis an Vertrauen und Verantwortung, welches sie mit ins Homeoffice nehmen. Aus Sicht der Vorgesetzten birgt dies aber nicht nur Vorteile. Die Kontrolle über Arbeitszeit und Arbeitsweisen abzugeben stellt Unternehmen vor, neue Herausforderungen und Risiken.

Arbeitnehmer, die man zum Homeoffice befragt werden sicherlich allesamt einen klaren Vorteil darin sehen, das der Arbeitsweg wegfällt. Für viele ist das ein wirklicher Zeitgewinn am Tag, wir verbringen im Durchschnitt viel Zeit im Auto oder dem öffentlichen Nahverkehr. Diese gewonnene Zeit kommt dem eigenen Ausgleich oder der Familie zu gute. Ein klarer Pluspunkt für das Homeoffice.

Vorteile

• Mehr Eigenverantwortung
• Zeitersparnis, der Wecker darf auch mal etwas später klingeln.
• Flexibilität
• Vereinbarkeit von Arbeit und Privatleben
• Weniger Stress durch ausgewogenen Work-Life-Balance.
• Erhöhte Produktivität und Konzentration durch eine ruhige Arbeitsumgebung.
• Kosten für mögliche Arbeitskleidung, Arbeitswege, Kantinenessen etc. können eingespart werden.
• Fachkräfte können von überall rekrutiert werden und arbeiten.
• Homeoffice macht Unternehmen oft attraktiver für neue Mitarbeiter
• Ausfallquote und Krankheitstage sinken

Nachteile

• Isolation, kein realer Kontakt zu Kollegen u. Vorgesetzten
• Weniger Brainstorming und kreativer Austausch. Interaktion mit Kollegen u. Vorgesetzten findet nur auf Verabredung statt
• Starke Ablenkung im Homeoffice
• Fehlende Motivation und mangelnde Selbstdiziplin.
• Man begegnet immer noch vielen Vorurteilen für das Arbeiten im Homeoffice
• Keine strickte Trennung mehr zwischen Beruf und Privatleben
• Angst den Anschluss zu verpassen
• Druck besonders gut sein zu müssen
• Oft unbezahlte Überstunden und zusätzlicher Stress
• Gefahr für Datensicherheit und Datenverlust

Zufrieden und ausgeglichen Arbeiten trotz Krise

Der neue Alltag mit vielen Einschränkungen und Vorsichtsmaßnahmen ist für alle nicht leicht. Wägt man Vor- & Nachteile des Homeoffice ab und setzt sich mit passenden technischen Möglichkeiten auseinander, können alle profitieren. Es gibt genug Technologien und Herangehensweisen, das arbeiten im Homeoffice für alle beteiligten funktionieren kann. Ich sage bewusst kann, wir sollten immer den Menschen individuell im Auge behalten, nicht jeder funktioniert gleich. Was bei dem einen zu fokussierten Arbeiten führt, kann für einen anderen in puren Stress und inneren Druck ausarten. Hier ist Feingefühl und genaues Beobachten gefragt, Kommunikation ist alles.

Mitarbeitern, denen man das Arbeiten im Homeoffice ermöglichen möchte, sollte man vorbereiten. Aus Unternehmenssicht sind einige Maßnahmen zu treffen. Das fängt beim Arbeitsmaterial und der Ausstattung im Homeoffice an. Hat der Mitarbeiter einen eigenen PC im Homeoffice, den er nutzen kann? Hat er zugriff auf Dateien und Dokumente, welche Tools und Software kann er daheim nutzen? Das sind nur ein paar wenige Punkte, mit denen man sich auseinandersetzen muss. Hinzukommen noch Dinge wie Arbeitsschutz, digitale Sicherheit und Datenschutz. Wie vermeidest du Datenverlust? So einfach arbeiten im Homeoffice auch klingt, es bedarf einer Menge Kontrolle und Obacht, damit es für alle reibungslos und ausgeglichen läuft.

Fazit

Stupide Arbeitszeitmodelle erschweren uns oftmals, Karriere und Privatleben zu vereinen. Schaffen wir es, die nötige Infrastruktur für freieres Arbeiten im Unternehmen zu implementieren, können alle davon langfristig profitieren. Neben einer technischen Ausstattung erfordert Arbeiten im Homeoffice viel Disziplin. Es ist wichtig, sich selbst Strukturen zu schaffen, die einen Ausgleich zwischen fokussiertem Arbeiten und Ruhepausen schafft.

Diszipliniertes Arbeiten bedeutet auch, Pausenzeiten ernst zu nehmen, gerade im Homeoffice neigt man oft dazu, länger zu arbeiten oder mal eben schnell eine Mittagspause direkt vorm Bildschirm zu machen. Auch aus dem Homeoffice heraus muss der Kontakt zu Kollegen und Vorgesetzten aktiv gesucht und eingefordert werden, es ist wichtig, um nicht von der Isolation aus dem eigenen Rhythmus gebracht zu werden. Wir können zusammenfassen, das Homeoffice uns einiges an Disziplin und Überwindung abverlangt, aber wir letztlich auch auf beiden Seiten profitieren können.

Hast du noch Fragen?

Arbeitest du gerne im Homeoffice? Ist Homeoffice in deinem Unternehmen ein Thema? Wie immer freue ich mich auf den Austausch mit dir, gerne in den Kommentaren oder per Mail über meinen Kontakt.

Bleib gesund!