Wie du mit Slack dein Team an verschiedenen Orten vernetzt

Der webbasierte Messagingdienst Slack ist heute meine Fortsetzung in der Themenreihe Team Kommunikation. Im letzten Beitrag zu diesem Thema ging es um das Tool “Workplace by Facebook” das kannst du hier noch einmal nachlesen. Im Grunde sind beide Tools ihrem Aufbau und der Funktionalität sehr ähnlich. Jedes Tool hat sicherlich auf seine eigene Weise Vorteile sowie Nachteile. Schauen wir uns heute also mal die Teamkommunikation mit Slack genauer an.

Slack ist ebenso wie Workplace by Facebook ein Kommunikationstool, das hauptsächlich für die berufliche Kommunikation eingesetzt wird. Man kann Nachrichten untereinander austauschen und mit Einzelpersonen oder mehrer Teilnehmern in Gruppen vernetzten. Mit Slack kannst du für dein Team oder Unternehmen eine interne Chat-Plattform aufbauen. Slack bietet bereits in der kostenlosen Version für den Anfang einen großen Funktionsumfang. So kannst du, diese Anwendung erst in deinem Unternehmen testen bevor du gegebenenfalls auf eine bezahl Version upgradest.

Interne Organisation

Das Tolle an derartigen Diensten ist die Organisation einer großen Nachrichtenflut und anfallenden Anhängen. Interne Kommunikation ist in jedem Team, Projekt und Unternehmen ein präsentes Thema. Es ist als Einzelmitglied aber auch als Projektleiter oder Chef nicht einfach den Überblick über alles zu behalten. Oft gestaltet sich interne Kommunikation über eine immense Flut an E-Mails oder im Alltag untergehende Memos. Die Suche nach dem letzten Update zum Projekt, der Aushang an der Betriebspinnwand und das neueste Memo der Projektleitung bestimmt oft den Alltag. Jedes Mitglied in einem Team schafft sich mit der Zeit sein eigenes Ablage System, welches oft nur schlecht als recht läuft.

https://slack.com/intl/de-de/

In einem Slack Channel wird die Kommunikation über einzelne Chaträume strukturiert. Diese können nach Belieben für einzelne Themen, Gruppen und Projekte angelegt werden. Durch einen prägnanten Namen und eine kurze Beschreibung weiß jeder, worum es in diesem Raum geht. Es gibt die Möglichkeit, offene Chaträume sowie geschlossene zu erstellen. Die offenen Räume sind für jedes Mitglied innerhalb deines Slack Channels ersichtlich. So hat jeder die Möglichkeit, sich an offenen Diskussionen zu beteiligen. Für private bzw. interne Projekt Diskussionen oder dergleichen können separate geschlossene Räume erstellt werden. Nachricht und Dateien innerhalb dieses Chats können nur von jeweiligen Mitgliedern dessen gesehen werden.

Slack Funktionen

Slack bietet die Möglichkeit neben reinen Textnachrichten auch Bilder u. Dateien zu senden. Man kann mit Emojis auf Nachriten reagieren. Startet man einen Thread, als Antwort bleibt der Nachrichtenverlauf auch innerhalb eines Chatraums sehr übersichtlich. Um einzelne Nachrichten und Verläufe für alle als wichtig zu kennzeichnen, kann man diese mit einem Pin anmerken. Für sich selber kann man Nachrichten und Dateien als Favorit merken, um schnell auf Dinge zurückgreifen zu können. In der kostenlosen Basis Version können Nachrichtenverläufe bis zu 10.000 Nachrichten durchsucht und gespeichert werden.

In der Basis Version haben Mitglieder die Möglichkeit Video u. Audio Calls untereinander zu führen. Um mit mehreren Teilnehmern gleichzeitig ein Gruppen Call zu führen, muss zwingend in eine Bezahlversion gewechselt werden. Die Preise starten bei um 7€ pro aktiven Nutzer in der Bezahlversion. Neben der Nachrichten Funktion kannst du deinen Slack Channel mit weiteren Drittanbieter Anwendungen erweitern. Dafür gibt es bereits eine große Auswahl an Apps, die dafür geeignete sind. Schau einfach mal durch ob Anwendungen die dein Team nutzt dabei sind. Die Liste der Apps findest du im sogenannten Slack-App-Verzeichnis.

Slack Postfach

Jeder Nutzer eines Slack Channels hat neben einem Profil ein Postfach. Innerhalb des Slack Channels können Nachrichten nicht nur in den Chaträumen, sondern auch per direkt Nachricht versendet werden. Auch hier können kleinere Gruppen u. Teams erstellt werden. Einen kleinen Tipp, den ich dir hier weiter geben kann, ist das eigenen Postfach nutzen. Mit deinem Beitritt zu einem Slack Channel findest du im Reiter Direktnachrichten auch deinen Namen.

Das Fenster, welches sich nach dem Klicken öffnet, ist dein persönliches Postfach. Hier bekommst du keine Nachrichten von anderen. Hier kannst du für dich persönlich Notizen, Dateien und Links ablegen um dich innerhalb des Slack Channels selbst zu organisieren oder beispielsweise Nachrichten Entwürfe abzulegen. Klingt im ersten Moment nach einer überflüssigen Möglichkeit, ist es aber auf keinen Fall. Glaub mir, wenn sich dein Team intern erst mall mit Slack beschäftigt hat und ihr alles darüber kommuniziert wirst du für diesen Tipp dankbar sein.

Datenschutz?

Sich mit Datenschutz und Funktionen der Anwendungen auseinandersetzen ist wichtiger den je. Slack verschlüsselt standardmäßig alle Daten bei der Übertragung und der Verwendung im Hintergrund. Laut Slack besitzt die Daten innerhalb eines Slack Channels immer der Kunde. Der Messenger schützt die Daten laut eigenen Angaben mit Tools wie Slack Enterprise Key Management, Audit Logs u. Integration vor einem möglichen Datenverlust. Da ich kein Datenschutz- und Rechtsexperte bin, möchte ich dich bitten, dich an dieser Stelle selber zu informieren wie du Slack datenschutzkonform in deinem Unternehmen einsetzen kannst.

Fazit

Ein kurzes Fazit zu Kommunikationsumgebung Slack, die du im Übrigen als Desktopanwendung sowie als mobile App nutzen kannst. Ich finde es immer sehr gut, eine mobile App zu haben, mit der ich auch unterwegs erreichbar bin. Die mobile Anwendung steht in den Funktionen der Desktopanwendung in nichts nach. Slack nutze ich persönlich schon seit ein paar Jahren für diverse Gruppen, die sich darüber zusammen gefunden haben. Eine Zeit lang hat sich Slack einwenig zu einer Facebook Gruppen Alternative entwickelt. Aber eben auch für die berufliche Kommunikation innerhalb eines Teams oder mit externen finde ich Slack eine tolle Alternative zu herkömmlichen E-Mails.

Ob eine Kommunikation nur über so ein Tool funktioniert ist schwer zu sagen, ich glaub, es wird immer noch einen zusätzlichen Kommunikationsstrang geben. Aber grundsätzlich eine gute Sache, um ein Team an verschiedenen Orten sowie intern im Haus zu vernetzen. Schau es dir am besten selbst an. Wie organisierst du bisher deine berufliche Kommunikation? Arbeitest du im Team?

Hast du noch Fragen?

Wie immer freue ich mich auf den Austausch mit dir, gerne in den Kommentaren oder per Mail über meinen Kontakt.

Bleib gesund!