11 Trello Funktionen, die du vor Beginn kennen solltest

Du möchtest auch mehr Struktur und Ordnung in deine Planung, Notizen u. Organisation bringen? Dann kann dieser Artikel deinen Arbeitsalltag zum positiven verändern und dir dabei helfen nicht den Überblick zu verlieren. Heute möchte ich dir das für mich hilfreichste Tool im Bereich Organisation und Verwaltung vorstellen. Trello. Vielleicht kennst du diese Allzweckwaffe bereits und nutzt es schon seit langer Zeit? Gratulation, alles richtig gemacht. Vielleicht kann ich dir trotzdem noch ein bisschen Inspiration geben. Erzähl uns in den Kommentaren doch von deiner Trello Strategie. Schließlich zum Anfang zurück, was ist überhaupt dieses Trello. Wie soll es mir demzufolge helfen?

Gleich erstmal vorweg Trello ist ein Kostenloses Tool. Du hast die Möglichkeit über eine Smartphone App von überall auf deine Notizen und Aufgaben zu zugreifen. Trello funktioniert im Grunde genommen etwas anders als du es von anderen Anwendungen kennst. Bei Trello verwaltest du deine Aufgaben oder Notizen mit Boards, Listen und Karten. Lass dich dennoch nicht abschrecken unterm Strich ist es super einfach. Du wirst überdies schnell raus haben wie es für dich am besten funktioniert. Trello bietet dir auch die Möglichkeit mit mehreren Mitgliedern an einem Projekt und Aufgabe zu Arbeiten.

„Alles beginnt mit einem leeren Board.“

Ich erkläre dir jetzt zuerst ein paar Grundlegende Begriffe um dir den Einstieg zu erleichtern. Trello ist einfach, verständlich und Individuell je nach Bedürfnis anpassbar.

Das Board

Stell dir ein Board entsprechend wie ein Karteikasten vor. Bevor du dort einzelne Karten einsortierst weist du diesem Kasten entsprechend ein Thema, eine Nutzung zu. Bei Trello hast du das Board, du kannst für jedes deiner großen Themen im Alltag ein Board anlegen. So kannst du ganz einfach weiterhin Berufliche u. Private Organisation von einander trennen. Beispielsweise legst du ein Board für deine nächste Party Planung zu deinem Geburtstag an und ein Board für dein Business oder ein spezielles Projekt an dem du gerade arbeitest. Ich habe ein Board für mein Montagsbuero in dem ich alles was mit meinem Arbeitsalltag als Selbständige zu tun hat organisiere. Dort habe ich auch den Aufbau meiner Webseite geplant. So war ich nichtsdestotrotz immer auf dem neusten Stand und hatte den Überblick über noch offene Aufgaben.

„Trello bildet einzelne Aktivitäten und Aufgaben im Workflow ab.“

Die Liste

Bleiben wir bei dem Karteikasten, Listen sind in diesem Fall die Karteikartenreiter mit denen du einzelne Abschnitte festlegst. Hier kannst du z.B. deine wichtigsten Themen in Listen einteilen. Diese könnten z.B. deine täglichen ToDo´s, Notizen, Inspiration, Webseite und offene Projekte sein. Oder eine Liste um den Status von offenen Rechnungen an Kunden im Überblick zu haben. Eine Liste als solches legt ein grobes Thema als Oberpunkt fest.

Die Karte

Der nächste Schritt nach dem du dein Board mit Listen gefüllt hast ist das einsetzen von Karten. Die Karten sind wie bei einem Karteikasten auch die einzelnen Blättchen die man einsetzt. Man könnte sagen das die Karten das mächtigste Feature von Trello sind. Wie sie dir helfen wirst du sicher recht schnell feststellen. Mit den Karten organisierst du innerhalb der Listen deine Aufgaben, Notizen und all das was du sonst noch so festhalten möchtest.

Ich habe schon oft gelesen man soll sowenig Listen und Karten wie möglich anlegen um fokussiert zu bleiben. Für mich persönlich funktioniert es besser Aufgaben u. ToDo´s aufzudröseln zu unterteilen und nach Wichtigkeit einzuordnen. Dabei ist es mir nicht wichtig auf die Anzahl von Listen zu achten, für Ideen u. Inspiration lege je nach Bedarf Listen innerhalb eines Boards an. Für Wichtige Aufgaben Untereile ich meine Listen momentan nach ToDo´s die jetzt aktuell abgearbeitet werden müssen, nach ToDo´s die innerhalb des Monats erledigt werden müssen das sind dann eher grobe Oberkategorien meiner Aufgaben. Der Vorteil an Trello ist das ich einzelne Karten innerhalb verschiedener Listen hin und her schieben kann. So wandern zB. erledigte Aufgaben in eine Liste Ablage.

In einer Liste habe ich zB. Karten abgelegt mit Themen mit denen ich mich gerade Aktuell beschäftige. Damit ich mir zu den verschiedenen Themen dann immer direkt Notizen, Bilder und Links entsprechend ablegen kann. Wenn ich das Thema bearbeitet habe ordne ich es am Ende in die entsprechende Liste ein. Was ich dann keiner bestimmten Liste zuordnen kann landet in der Ablage. Wie du jetzt schon siehst sind die Karten das was Trello ausmacht.

Power-Up

Mit einem PowerUp kannst du die Funktion deines Trello Boards erweitern. Es stehen verschiedene Dienste zur Auswahl zB. die Cloud Dienste Dropbox, Box und viele mehr.

Nachdem ich dir nun die Grundlegen Funktionen wie Boards, Listen und Karten erklärt habe. Erkläre ich dir im kommenden Abschnitt die Funktionen die du innerhalb einer Karte hast. Trello bietet dir eine Vielzahl von Möglichkeiten und Optionen an Aufgaben anzulegen.

Mitglieder

Hier kannst du andere Personen hinzufügen um mit ihnen gemeinsam an einer Aufgabe oder Projekt zu arbeiten. Jeder hat die Möglichkeit erledigte Dinge abzuharken oder einen Kommentar zu hinterlassen. Trello eignet sich also auch für die Team Organisation innerhalb eines Projektes oder einer Abteilung. Oder um sich mit seinen Assistenten abzusprechen. In diesem Punkt kann ich dir Trello auch für die Arbeit mit Virtuellen Assistenten empfehlen. Wichtig wenn man im Team arbeitet alle Mitglieder die zu einer Kart hinzugefügt wurden können den gesamten Inhalt dieser Karte sehen und bearbeiten. Was ich auch noch ganz wichtig finde, ich kann Trello auf all meinen Geräten Synchronisieren und von überall aus auf meine Listen zugreifen.

Labels

Mit einem Label kannst du einer Aufgabe zB. eine Dringlichkeit oder ähnliches zuweisen. Labels sind eine Art Farbcode den du dir ganz individuell gestalten kannst. Hier mal ein Beispiel: Rot könnte für eilt, Orange für Terminsachen, Lila für Wiedervorlage und Blau für Team stehen. Du kannst das Label was du einer Karte zuweist aus mehreren Farben zusammen setzten.

Checkliste

Die Checklisten Funktion ist tatsächlich meine Lieblingsfunktion bei den Karten. Wer gerne Listen aufstellt und auf diesen Punkte abharkt wird diese Funktion sicher ebenfalls großartig finden. Es ist immer gut sich Teilziele einer Aufgabe einzuteilen.

Frist

Du hast Deadlines und Fristen die du einhalten musst, aber eine Unmenge an Aufgaben die erledigt werden müssen? Kein Problem du kannst einer Karte ganz einfach eine Frist zu einem bestimmten Termin geben. Diese Frist ist so markiert das du sie schon in der Übersicht deiner Listen siehst und sie nicht aus den Augen verlierst.

Anhang

Trello bietet hier die Möglichkeit ganz einfach Anhänge zu einer Karte zu Speichern. Hier können alle gängigen Dateiformate hochgeladen werden. Eine sehr nützliche Funktion gerade wenn man im Team arbeitet oder aber auch einfach nur einen Screenshot zu sichern möchte. In der Kostenlosen Version sind Uploads bis 10MB möglich.

Verschieben u. Kopieren

Eine Karte kann beliebig in eine Andere Liste verschoben werden oder über die Kopier Funktion in ein anderes Board übernommen werden. Die Kopier Funktion ist zB. dann von Vorteil wenn es sich um wiederkehrende Aufgaben handelt.

Folgen

Das ist ein Funktion insbesondere für die Teamarbeit wenn man mit mehreren an einer Aufgaben Karte arbeitet. Beim Folgen erhält man Benachrichtigungen wenn jemand innerhalb der Karte etwas ändert. So bleibt man schnell immer auf dem laufenden.

Archiv

Eine Karte kann archiviert werden und damit aus dem aktiv sichtbaren Bereich entfernt werden.

„Trello ist die flexible u. visuelle Methode, alles mit allen zu organisieren – und das gratis“ – Trello

Fassen wir also kurz zusammen

Trello kann für die unterschiedlichsten Zwecke genutzt werden egal ob geschäftlich oder Privat. Planung von Events, als Projektmanagement Tool oder was man sonst im Alltag in Listen festhalten und organisieren möchte. Es bietet eine flexible Projektsteuerung und schnelle Einarbeitung in die Funktionen und Arbeitsweise. Trello App für Notizen und Organisation an einem Ort. In der Kostenlosen Version ist alles enthalten was man braucht um seinen persönlichen Workflow zu organisieren. Dazu zählen unbegrenzte Anzahl von Boards, Listen, Karten, Mitglieder, Checklisten und Anhänge. Sowie ein Power-Up pro Board. Für größere Unternehme bietet Trello noch zwei weitere Preismodelle mit speziellem Support an.

Wenn du neugierig auf diese großartige Tool bist dann schau doch einfach mal im AppStore vorbei und installiere dir die kostenlose App. Oder du legst dir über diesen Trello Link ein kostenloses Trello Konto zu und ermöglichst mir damit das Premium Model zu testen.

Ich wünsche dir nun viel Spaß beim anlegen deiner ersten Boards und Listen.

Schreib mir doch mal in die Kommentare womit du dich Organisiert und wie deine Struktur aus sieht.