CRM für Maklerbüros im Mittelstand

CRM für Maklerbüros im Mittelstand: HubSpot vs. Keap vs. Close im Vergleich

In der Praxis zeigt sich, dass einfache Sales-CRMs – also CRM-Systeme mit klarem Fokus auf den Vertriebsprozess – schnell an ihre Grenzen stoßen, sobald Marketing, Vertrieb und Kundenkommunikation strukturiert zusammenarbeiten sollen. HubSpot verfolgt hier einen plattformorientierten Ansatz, während Keap und Close jeweils klar abgegrenzte Schwerpunkte setzen. Welche Lösung sinnvoll ist, hängt weniger von einzelnen Funktionen ab als von der strategischen Ausrichtung des Maklerbüros.

Warum die CRM-Wahl für Maklerbüros strategisch entscheidend ist

Maklerbüros im Mittelstand arbeiten heute in einem deutlich komplexeren Umfeld als noch vor wenigen Jahren. Leads kommen aus unterschiedlichsten Quellen, Entscheidungsprozesse sind beratungsintensiv und häufig langfristig, während gleichzeitig Transparenz und Nachvollziehbarkeit steigen müssen – intern wie extern. Ein CRM ist in diesem Kontext kein reines Verwaltungstool mehr. Es wird zur zentralen Steuerungsinstanz für Marketing, Vertrieb und Kundenbeziehung. Genau hier beginnen die Unterschiede zwischen den Systemen relevant zu werden: Manche Lösungen sind darauf ausgelegt, einzelne Vertriebsprozesse effizienter zu machen. Andere verfolgen den Anspruch, den gesamten Kundenlebenszyklus in einem System abzubilden.

In der Praxis geht es bei der CRM-Auswahl für Maklerbüros selten um einzelne Funktionen. Entscheidend ist vielmehr, wie gut sich Lead-Quellen, Beratungsprozesse und Abschlüsse in einem System miteinander verbinden lassen – und ob das CRM mit dem Unternehmen wachsen kann. Ebenso relevant sind Fragen nach Teamarbeit, Transparenz und der sicheren Verarbeitung sensibler Kundendaten im täglichen Betrieb. HubSpot verfolgt in diesem Kontext einen integrierten Plattformansatz. Alle kundenbezogenen Informationen laufen zentral zusammen und lassen sich über Marketing- und Vertriebsprozesse hinweg nutzen.

Foto von Towfiqu barbhuiya auf Unsplash
Foto von Towfiqu barbhuiya auf Unsplash



Für Unternehmen im DACH-Raum spielt dabei auch die Möglichkeit eine Rolle, Kundendaten in einem EU-Rechenzentrum zu speichern – ein wichtiger Faktor für datenschutzbewusste Organisationen. Close setzt einen deutlich anderen Schwerpunkt. Das System ist konsequent auf den Vertrieb ausgerichtet und bündelt Funktionen wie integrierte Telefonie, E-Mail-Kommunikation und Aktivitäts-Tracking, um Abschlussprozesse möglichst effizient abzubilden. Marketing- oder Lead-Nurturing-Funktionen stehen dabei nicht im Vordergrund. Keap wiederum fokussiert sich auf die Automatisierung wiederkehrender Abläufe. Das CRM richtet sich vor allem an kleinere Dienstleister und Teams, die standardisierte Workflows und E-Mail-Automatisierungen nutzen möchten.

Komplexere Teamstrukturen oder plattformübergreifende Prozesse sind dabei weniger zentral angelegt. Der folgende Vergleich ordnet diese drei Ansätze nicht isoliert, sondern im direkten Zusammenhang ein – mit Blick auf typische Anforderungen mittelständischer Maklerbüros und den praktischen Einsatz im Alltag.

Anforderungen an ein CRM für Maklerbüros im Mittelstand

Maklerbüros im Mittelstand unterscheiden sich deutlich von Einzelmaklern oder sehr kleinen Teams. Mit wachsender Unternehmensgröße steigen nicht nur die Lead-Zahlen, sondern auch die Komplexität der Prozesse. Ein CRM muss deshalb weit mehr leisten, als Kontakte zu speichern oder einzelne Verkaufschancen abzubilden. Zentral ist zunächst ein strukturiertes Lead-Management. Anfragen erreichen Maklerbüros heute über unterschiedliche Kanäle – etwa Immobilienportale, Website-Formulare, Empfehlungsnetzwerke oder gezielte Kampagnen. Ein CRM sollte diese Kontakte bündeln, eindeutig zuordnen und den weiteren Verlauf nachvollziehbar dokumentieren. Ohne eine zentrale Datenbasis entstehen schnell Informationslücken, doppelte Bearbeitung oder unklare Zuständigkeiten.

Hinzu kommt die Abbildung beratungsintensiver Vertriebsprozesse. Im Maklergeschäft vergehen zwischen Erstkontakt und Abschluss häufig mehrere Wochen oder Monate. Gespräche, Rückfragen, Objektbesichtigungen oder Angebotsvarianten müssen sauber dokumentiert sein, damit Berater jederzeit auf denselben Informationsstand zugreifen können. Gerade in Teams ist diese Transparenz entscheidend, um Qualität und Verlässlichkeit sicherzustellen. Ein weiterer wichtiger Punkt ist die Zusammenarbeit im Team. Mittelständische Maklerbüros arbeiten meist mit mehreren Beratern, Innendienststrukturen oder spezialisierten Rollen. Ein CRM sollte daher klare Rechte- und Rollenkonzepte unterstützen, Aktivitäten nachvollziehbar zuweisen und Übergaben zwischen Mitarbeitern ermöglichen.

Anforderungen an ein CRM für Maklerbüros im Mittelstand



Je größer das Team, desto wichtiger wird diese Struktur, um Reibungsverluste zu vermeiden. Auch das Thema Reporting und Steuerung spielt im Mittelstand eine zentrale Rolle. Geschäftsführungen benötigen einen Überblick über laufende Deals, Abschlussquoten, Pipeline-Volumen und Forecasts. Ein CRM muss diese Informationen konsistent aus den vorhandenen Daten ableiten können, ohne dass zusätzliche Auswertungen in externen Tools notwendig sind.

Nicht zuletzt ist der Datenschutz ein entscheidender Faktor. Makler verarbeiten sensible personenbezogene Informationen, etwa zu finanziellen Verhältnissen oder persönlichen Lebensumständen. Ein CRM sollte deshalb Funktionen für Zugriffsbeschränkungen, Protokollierung und strukturierte Datenhaltung bieten. Die tatsächliche DSGVO-Konformität ergibt sich immer aus dem Zusammenspiel von Software, internen Prozessen und organisatorischen Maßnahmen – das System bildet dafür jedoch die technische Grundlage.

Diese Anforderungen zeigen: Für Maklerbüros im Mittelstand ist CRM keine isolierte Vertriebssoftware mehr, sondern ein zentrales System zur Organisation, Steuerung und Skalierung des gesamten Geschäfts.

Überblick der CRM-Lösungen im Vergleich

Auf den ersten Blick verfolgen HubSpot, Keap und Close ein ähnliches Ziel: Sie sollen Vertriebsprozesse strukturieren und den Umgang mit Kunden vereinfachen. In der Praxis unterscheiden sich die Systeme jedoch deutlich in ihrer strategischen Ausrichtung. Diese Unterschiede sind entscheidend dafür, wie gut ein CRM zu den Anforderungen mittelständischer Maklerbüros passt.

Statt die Lösungen ausschließlich über Funktionslisten zu vergleichen, lohnt sich ein Blick auf den grundsätzlichen Ansatz, den jedes System verfolgt.

  • HubSpot ist als integrierte CRM-Plattform konzipiert. Das System stellt das CRM bewusst in den Mittelpunkt und verknüpft darauf aufbauend Marketing- und Vertriebsprozesse. Alle kundenbezogenen Daten werden zentral verwaltet und lassen sich über verschiedene Phasen der Kundenbeziehung hinweg nutzen. Der Fokus liegt auf Skalierbarkeit, Transparenz und einer einheitlichen Datenbasis.
  • Close verfolgt einen klaren Sales-Fokus. Das CRM konzentriert sich auf den aktiven Vertriebsprozess und bündelt Kommunikationskanäle wie Telefonie, E-Mail und SMS direkt im System. Ziel ist es, Abschlussprozesse effizienter zu gestalten und Aktivitäten im Vertrieb nachvollziehbar abzubilden. Marketing- oder Lead-Nurturing-Funktionen sind dabei nicht der zentrale Bestandteil des Konzepts.
  • Keap richtet sich vor allem an kleinere Unternehmen und Dienstleister, die wiederkehrende Abläufe automatisieren möchten. Der Schwerpunkt liegt auf standardisierten Workflows, E-Mail-Automatisierung und einer vergleichsweise einfachen Bedienlogik. Komplexere Organisationsstrukturen oder tief verzahnte Marketing- und Vertriebsprozesse stehen weniger im Vordergrund.

Diese drei Ansätze spiegeln unterschiedliche Anforderungen wider. Während Close vor allem dort überzeugt, wo Vertrieb im Mittelpunkt steht, und Keap einfache Automatisierungsszenarien abdeckt, zielt HubSpot auf eine ganzheitliche Abbildung des Kundenlebenszyklus ab. Für mittelständische Maklerbüros ist diese Einordnung besonders relevant. Je stärker Marketing, Beratung und Vertrieb miteinander verzahnt sind und je größer die Teams werden, desto wichtiger wird ein System, das Prozesse nicht isoliert betrachtet, sondern in einem gemeinsamen Kontext abbildet.

HubSpot CRM für Maklerbüros im Mittelstand

HubSpot verfolgt einen Ansatz, der sich deutlich von klassischen Vertriebs-CRMs unterscheidet. Im Mittelpunkt steht eine zentrale CRM-Datenbasis, auf die alle weiteren Prozesse aufsetzen. Für Maklerbüros bedeutet das: Kontakte, Unternehmen, laufende Deals und sämtliche Aktivitäten werden nicht isoliert betrachtet, sondern in einem gemeinsamen Kontext geführt. Gerade im Maklergeschäft, in dem mehrere Gespräche, Besichtigungen und Entscheidungsstufen parallel laufen, ist diese Struktur entscheidend. Informationen müssen nicht manuell aus verschiedenen Systemen zusammengetragen werden, sondern stehen dort zur Verfügung, wo sie im Arbeitsalltag benötigt werden.

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Ein wesentlicher Vorteil von HubSpot liegt in der durchgängigen Abbildung des Lead- und Beratungsprozesses. Anfragen können erfasst, qualifiziert und in strukturierte Pipelines überführt werden. Dabei bleibt jederzeit nachvollziehbar, welche Kontakte aktiv betreut werden, in welcher Phase sich ein Deal befindet und welche nächsten Schritte geplant sind. Diese Transparenz ist insbesondere dann relevant, wenn mehrere Berater mit denselben Kontakten arbeiten oder Vertretungen notwendig werden. Auch die Zusammenarbeit im Team ist zentral angelegt. HubSpot ermöglicht es, Aufgaben, Aktivitäten und Zuständigkeiten klar zuzuordnen. Übergaben zwischen Mitarbeitern lassen sich dokumentieren, ohne dass Informationen verloren gehen.

Für wachsende Maklerbüros ist das ein entscheidender Faktor, um Qualität und Verlässlichkeit auch bei steigender Auslastung sicherzustellen. Ein weiterer Aspekt ist die Verzahnung von Marketing und Vertrieb. Während viele CRMs Marketingdaten nur über Schnittstellen anbinden, greift HubSpot auf eine gemeinsame Datenbasis zurück. Das bedeutet, dass Interaktionen aus Marketingaktivitäten direkt im CRM sichtbar werden und in den Beratungsprozess einfließen können. Für Maklerbüros mit eigener Website, Kampagnen oder Lead-Generierung entsteht so ein konsistentes Bild des Interessenten – vom Erstkontakt bis zum Abschluss.

Im Hinblick auf Datenschutz bietet HubSpot wichtige technische Voraussetzungen für den Einsatz im DACH-Raum. Dazu zählen unter anderem europäische Rechenzentren (diese stehen ab dem Starter-Tarif zur Verfügung), differenzierte Zugriffskonzepte und eine strukturierte Datenhaltung. Wie bei jeder CRM-Lösung gilt jedoch auch hier: Die tatsächliche DSGVO-Konformität ergibt sich aus dem Zusammenspiel von Software, internen Prozessen und organisatorischen Maßnahmen.

🔗 Leitfaden zur DSGVO-konformen Nutzung von HubSpot

In der Praxis zeigt sich, dass HubSpot vor allem dort seine Stärken ausspielt, wo Maklerbüros über einzelne Vertriebsprozesse hinausdenken. Sobald Marketing, Beratung und Vertrieb enger zusammenrücken und Skalierung eine Rolle spielt, bietet der Plattformansatz eine stabile Grundlage für weiteres Wachstum.

Keap – Automatisiertes CRM für kleinere Maklerteams

Keap verfolgt einen deutlich anderen Ansatz als HubSpot. Das System richtet sich primär an kleinere Unternehmen und Dienstleister, die ihre täglichen Abläufe vereinfachen und automatisieren möchten. Im Mittelpunkt stehen standardisierte Prozesse, die ohne großen technischen Aufwand abgebildet werden können. Für Maklerbüros bedeutet das vor allem: Keap eignet sich dort, wo klare, wiederkehrende Abläufe dominieren. Typische Anwendungsfälle sind automatisierte E-Mail-Follow-ups nach einer Anfrage, Terminbestätigungen oder einfache Kampagnen zur Kontaktpflege. Diese Prozesse lassen sich in Keap vergleichsweise schnell einrichten und im Alltag zuverlässig nutzen.

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Die Stärke von Keap liegt damit weniger in der strategischen Steuerung komplexer Vertriebsprozesse, sondern in der Entlastung des operativen Tagesgeschäfts. Gerade Einzelmakler oder sehr kleine Teams profitieren davon, wenn Routineaufgaben automatisiert ablaufen und manuelle Nacharbeit reduziert wird. Sobald jedoch mehrere Berater parallel arbeiten oder unterschiedliche Rollen und Zuständigkeiten abgebildet werden müssen, stößt dieser Ansatz an natürliche Grenzen. Die Organisation umfangreicher Pipelines, differenzierter Zuständigkeiten oder tiefergehender Auswertungen ist in Keap zwar grundsätzlich möglich, steht aber nicht im Zentrum des Systems. Für mittelständische Strukturen bedeutet das oft zusätzlichen Abstimmungsaufwand oder den Einsatz ergänzender Tools.

Auch im Bereich Marketing und Vertrieb bleibt Keap bewusst fokussiert. Automatisierungen sind vor allem auf E-Mail-Kommunikation und klar definierte Abläufe ausgelegt. Eine tiefe Verzahnung von Marketing- und Vertriebsdaten über den gesamten Kundenlebenszyklus hinweg ist nicht der primäre Anspruch der Plattform.

In der Praxis zeigt sich daher: Keap kann für kleinere Maklerteams eine pragmatische Lösung sein, wenn es darum geht, Ordnung in wiederkehrende Abläufe zu bringen. Für wachsende Maklerbüros im Mittelstand, die Marketing, Beratung und Vertrieb strategisch zusammenführen möchten, ist der Funktions- und Strukturrahmen jedoch häufig zu eng gefasst.

Close CRM – Sales-Fokus für abschlussorientierte Teams

Close verfolgt einen konsequent vertriebsorientierten Ansatz. Das CRM ist darauf ausgelegt, aktive Verkaufsprozesse möglichst effizient abzubilden und den Arbeitsalltag von Vertriebsteams zu unterstützen. Im Mittelpunkt stehen dabei nicht Marketing- oder Lead-Generierungsfunktionen, sondern der direkte Kontakt mit potenziellen Kunden. Für Maklerbüros bedeutet das: Close spielt seine Stärken vor allem dort aus, wo der aktive Vertrieb im Vordergrund steht. Deal-Pipelines, Gesprächsaktivitäten und der aktuelle Status einzelner Verkaufschancen lassen sich übersichtlich darstellen. Die integrierte Kommunikation sorgt dafür, dass Kontakte, Gespräche und Follow-ups direkt im CRM dokumentiert werden können, ohne zwischen verschiedenen Systemen wechseln zu müssen.

Gerade für Teams, die stark outbound-orientiert arbeiten oder viele Gespräche führen, schafft dieser Ansatz Transparenz im Vertriebsprozess.

Close CRM für Maklerbueros im Mittelstand-Montagsbuero

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Aktivitäten sind nachvollziehbar, Gesprächsverläufe lassen sich zuordnen und der Fokus bleibt klar auf dem nächsten Abschluss gerichtet. Für die Steuerung einzelner Vertriebsmitarbeiter oder kleiner Sales-Teams kann das ein echter Vorteil sein. Gleichzeitig zeigt sich aber auch die klare Abgrenzung des Systems. Close versteht sich nicht als Plattform zur ganzheitlichen Abbildung des Kundenlebenszyklus. Marketing-Aktivitäten, längerfristiges Lead-Nurturing oder die systematische Verzahnung von Marketing- und Vertriebsdaten sind nicht der zentrale Bestandteil des Konzepts. Entsprechende Prozesse müssen in der Regel über zusätzliche Tools abgebildet werden.

Für mittelständische Maklerbüros kann das zu einer fragmentierten Systemlandschaft führen, wenn Marketing, Beratung und Vertrieb eng zusammenarbeiten sollen. Während Close den Vertriebsprozess selbst sehr fokussiert unterstützt, fehlt häufig der übergeordnete Blick auf alle Kundeninteraktionen über verschiedene Kanäle hinweg. In der Praxis eignet sich Close daher vor allem für Maklerteams, die ihren Schwerpunkt klar auf den Abschluss legen und den Vertrieb als eigenständige Einheit optimieren möchten. Sobald jedoch mehrere Abteilungen, längere Entscheidungsprozesse oder umfangreiche Lead-Strecken eine Rolle spielen, stoßen reine Sales-CRMs strukturell an ihre Grenzen.

Vergleich: HubSpot, Keap und Close im Überblick

KriteriumHubSpotKeapClose
AnsatzZentrale CRM-PlattformCRM & AutomatisierungSales-CRM
SchwerpunktMarketing & Vertrieb kombiniertWiederkehrende AbläufeAktiver Vertrieb
CRM-GrundfunktionenKontakte, Deals, AktivitätenKontakte, einfache DealsDeals, Pipelines
KommunikationE-Mail-Tracking, Meetings, ChatE-Mail, Telefon, SMSTelefonie, E-Mail, SMS
AutomatisierungProzess- & Workflow-basiertStandardisierte AutomationenSales-Automationen
Team-EignungFür wachsende TeamsFür kleine TeamsFür Sales-Teams
EU-DatenhostingFrankfurt (Option)Keine explizite AngabeKeine explizite Angabe
Typischer EinsatzMittelstand & SkalierungEinzelmakler & kleine BürosAbschlussfokussierte Teams



Skalierung & Praxis: Warum Plattform-CRMs im Mittelstand an Bedeutung gewinnen

Mit zunehmender Größe verändern sich die Anforderungen an ein CRM grundlegend. Was in kleinen Teams noch mit überschaubarem Aufwand funktioniert, wird im Mittelstand schnell zur strukturellen Herausforderung. Mehr Leads, mehr Berater und längere Entscheidungsprozesse führen dazu, dass Informationen zuverlässig verfügbar sein müssen – unabhängig davon, wer gerade mit einem Kunden arbeitet. In der Praxis zeigt sich häufig, dass klassische Einzeltools an ihre Grenzen stoßen. Marketingdaten liegen in einem System, Vertriebsinformationen in einem anderen, Notizen und Absprachen werden zusätzlich außerhalb des CRMs dokumentiert. Die Folge sind Medienbrüche, doppelte Pflege und eine eingeschränkte Sicht auf den tatsächlichen Stand der Kundenbeziehung.

Plattform-CRMs setzen genau an diesem Punkt an. Statt einzelne Prozesse zu optimieren, verfolgen sie den Anspruch, alle kundenbezogenen Informationen zentral zusammenzuführen. Für Maklerbüros bedeutet das: Lead-Quellen, Gesprächsverläufe, Aktivitäten und Deal-Phasen lassen sich in einem gemeinsamen Kontext betrachten. Entscheidungen basieren damit nicht auf Teilinformationen, sondern auf einem vollständigen Bild. Gerade im Mittelstand wird diese Transparenz zunehmend wichtig. Geschäftsführungen benötigen belastbare Übersichten über Pipeline-Volumen, laufende Abschlüsse und Auslastung der Teams. Gleichzeitig müssen Berater in der Lage sein, auch bei Übergaben oder Vertretungen nahtlos weiterzuarbeiten. Ohne ein zentrales System entsteht hier schnell Reibung im Tagesgeschäft.

Praxisbeispiele aus der Immobilien- und Maklerbranche zeigen, dass sich größere Organisationen deshalb häufig bewusst für Plattformlösungen entscheiden. Nicht, weil einzelne Funktionen fehlen würden, sondern weil die Struktur entscheidend wird. Ein CRM muss nicht nur den aktuellen Bedarf abdecken, sondern auch zukünftiges Wachstum organisatorisch tragen können. Ein Beispiel dazu ist eins der größten Maklerbüros Europas Von Poll Immobilien diese erzielen eine höhere Kundenzufriedenheit und Auftragsquoten dank Automatisierung mit HubSpot.

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Skalierung bedeutet dabei nicht nur mehr Nutzer. Sie umfasst auch klar definierte Prozesse, wiederholbare Abläufe und eine saubere Datenbasis. Systeme, die diese Anforderungen von Beginn an berücksichtigen, schaffen langfristig Stabilität – während rein funktionale Einzellösungen mit wachsender Komplexität zunehmend ergänzt oder ersetzt werden müssen.

Für wen eignet sich welches CRM?

Die Frage nach dem besten CRM lässt sich im Mittelstand selten pauschal beantworten. Entscheidend ist vielmehr, welche Strukturen, Prozesse und Ziele ein Maklerbüro verfolgt. Die drei betrachteten Systeme adressieren dabei unterschiedliche Szenarien.

HubSpot eignet sich vor allem für Maklerbüros, die CRM als zentrale Plattform verstehen. Sobald mehrere Lead-Quellen, längere Beratungsprozesse und arbeitsteilige Teams zusammenkommen, spielt der integrierte Ansatz seine Stärken aus. HubSpot unterstützt Organisationen dabei, Marketing- und Vertriebsdaten auf einer gemeinsamen Grundlage zu nutzen und Prozesse über Abteilungen hinweg zu strukturieren. Für wachsende Maklerbüros im Mittelstand, die Transparenz und Skalierbarkeit priorisieren, bietet dieser Ansatz eine stabile Basis.

Keap passt insbesondere zu kleineren Maklerteams oder Einzelmaklern, bei denen wiederkehrende Abläufe klar definiert sind. Wenn der Fokus darauf liegt, Follow-ups zu automatisieren, Kontakte strukturiert zu pflegen und den administrativen Aufwand gering zu halten, kann Keap eine pragmatische Lösung sein. Mit zunehmender Teamgröße oder komplexeren Prozessen stößt dieser Ansatz jedoch schneller an organisatorische Grenzen.

Close richtet sich an Maklerteams, die den Vertrieb klar in den Mittelpunkt stellen. Das CRM unterstützt vor allem aktive Verkaufsprozesse und eignet sich für Organisationen, in denen Abschlussgeschwindigkeit, Gesprächsführung und Transparenz im Sales-Alltag im Vordergrund stehen. Sobald Marketing, Lead-Nurturing oder langfristige Kundenbeziehungen stärker integriert werden sollen, ist in der Regel eine Ergänzung durch weitere Systeme notwendig.

In der Praxis zeigt sich daher: Nicht die Anzahl der Funktionen entscheidet über die Eignung eines CRM, sondern die Passung zur eigenen Arbeitsweise. Maklerbüros im Mittelstand profitieren besonders dann, wenn das gewählte System nicht nur aktuelle Anforderungen abdeckt, sondern auch zukünftiges Wachstum strukturell unterstützt.

Häufige Fragen zu CRM-Lösungen für Maklerbüros

Welches CRM ist für Maklerbüros im Mittelstand am besten geeignet?

Das hängt von Struktur und Zielsetzung des Maklerbüros ab. Mittelständische Organisationen mit mehreren Beratern, verschiedenen Lead-Quellen und längeren Beratungsprozessen profitieren in der Regel von einem CRM, das Marketing- und Vertriebsdaten zentral zusammenführt. Systeme mit reinem Sales- oder Automatisierungsfokus können in kleineren Setups sinnvoll sein, stoßen bei wachsender Komplexität jedoch schneller an Grenzen.

Ist HubSpot für Maklerbüros DSGVO-konform nutzbar?

HubSpot stellt technische Voraussetzungen für eine DSGVO-konforme Nutzung bereit, etwa durch europäische Rechenzentren, Zugriffskonzepte und strukturierte Datenhaltung. Die tatsächliche DSGVO-Konformität ergibt sich jedoch immer aus dem Zusammenspiel von Software, internen Prozessen und organisatorischen Maßnahmen. Maklerbüros sollten daher zusätzlich klare Richtlinien und Verantwortlichkeiten definieren.

Reicht ein reines Sales-CRM wie Close für Maklerbüros aus?

Ein Sales-CRM wie Close kann für Maklerteams sinnvoll sein, die ihren Fokus klar auf den aktiven Vertrieb und Abschlussprozesse legen. Sobald jedoch Marketing, Lead-Nurturing oder eine langfristige Kundenbeziehung stärker integriert werden sollen, ist in der Praxis häufig eine Ergänzung durch weitere Systeme notwendig, um alle Prozesse ganzheitlich abzubilden.

Wann ist Keap eine sinnvolle CRM-Lösung für Makler?

Keap eignet sich vor allem für kleinere Maklerteams oder Einzelmakler mit klar definierten, wiederkehrenden Abläufen. Automatisierte Follow-ups und E-Mail-Kommunikation lassen sich effizient umsetzen. Mit zunehmender Teamgröße oder komplexeren Beratungs- und Vertriebsprozessen kann der Funktions- und Strukturrahmen jedoch an seine Grenzen stoßen.

Warum spielt Skalierbarkeit bei der CRM-Auswahl eine so große Rolle?

Maklerbüros entwickeln sich häufig dynamisch. Steigende Lead-Zahlen, mehr Berater und längere Entscheidungsprozesse erhöhen die Anforderungen an Transparenz und Datenkonsistenz. Ein skalierbares CRM sorgt dafür, dass Prozesse, Zuständigkeiten und Auswertungen auch bei Wachstum stabil bleiben und nicht regelmäßig durch Systemwechsel oder zusätzliche Tools ergänzt werden müssen.

Kann man CRM-Systeme später problemlos wechseln?

Ein CRM-Wechsel ist grundsätzlich möglich, geht aber mit organisatorischem und technischem Aufwand einher. Datenmigration, Prozessanpassungen und Schulungen kosten Zeit und Ressourcen. Gerade im Mittelstand lohnt es sich daher, frühzeitig ein System zu wählen, das nicht nur aktuelle Anforderungen erfüllt, sondern auch zukünftiges Wachstum strukturell unterstützt.



Fazit

Die Wahl des richtigen CRM-Systems ist für Maklerbüros im Mittelstand keine reine Softwareentscheidung, sondern eine strategische Weichenstellung. Mit zunehmender Größe, steigenden Lead-Zahlen und arbeitsteiligen Teams wächst der Anspruch an Transparenz, Struktur und Verlässlichkeit. Genau hier zeigt sich, wie unterschiedlich die Ansätze der betrachteten Systeme sind. Keap und Close bedienen klar umrissene Szenarien. Keap kann für kleinere Maklerteams eine pragmatische Lösung sein, wenn wiederkehrende Abläufe effizient automatisiert werden sollen. Close überzeugt dort, wo der aktive Vertrieb im Mittelpunkt steht und Abschlussprozesse möglichst fokussiert unterstützt werden sollen.

Beide Systeme erfüllen ihre Aufgaben zuverlässig – allerdings jeweils innerhalb eines bewusst begrenzten Rahmens.

Für mittelständische Maklerbüros, die Marketing, Beratung und Vertrieb nicht isoliert betrachten, sondern als zusammenhängenden Prozess verstehen, gewinnt ein anderer Ansatz an Bedeutung. HubSpot setzt genau hier an. Durch die zentrale CRM-Datenbasis lassen sich Kundeninformationen, Aktivitäten und Prozesse in einem gemeinsamen Kontext abbilden. Das schafft Transparenz im Tagesgeschäft und eine stabile Grundlage für Wachstum.

Entscheidend ist dabei weniger die einzelne Funktion als die Struktur, die ein CRM vorgibt. Systeme, die von Beginn an auf Skalierbarkeit, Teamarbeit und Datenkonsistenz ausgelegt sind, reduzieren langfristig organisatorische Reibung. Gerade im Mittelstand wird das zum Erfolgsfaktor, wenn Prozesse nicht bei jedem Wachstumsschritt neu gedacht oder ergänzt werden müssen.

Am Ende gilt: Das beste CRM ist nicht das mit den meisten Features, sondern dasjenige, das zur eigenen Arbeitsweise passt – heute und in Zukunft. Für viele Maklerbüros im Mittelstand bedeutet das, CRM als Plattform zu denken. Und genau in diesem Szenario spielt HubSpot seine Stärken aus.

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