HubSpot CRM im Handwerk – Vergleich mit mfr, HERO und Plancraft

HubSpot CRM im Handwerk vereinfacht die Kundenverwaltung, automatisiert Angebote und schafft Transparenz zwischen Büro und Baustelle. Mit EU-Hosting und intuitiven Workflows unterstützt HubSpot Handwerksbetriebe dabei, Prozesse zu digitalisieren, Zeit zu sparen und Kundenbeziehungen nachhaltig zu stärken.

HubSpot CRM im Handwerk: Warum jetzt die Zeit für digitale Kundenprozesse gekommen ist

Das Handwerk steht 2025 vor einem Wendepunkt. Fachkräftemangel, steigende Kosten und hohe Kundenerwartungen zwingen Betriebe dazu, effizienter zu arbeiten. Die Digitalisierung im Handwerk wird immer wichtiger. Das fängt schon bei der Webseite an. Diese ist eine ideale digitale Plattform für Handwerker mit viel Potenzial. Außerdem verlangen Kunden eine schnelle, transparente Kommunikation – vom Angebot bis zur Rechnung. HubSpot CRM im Handwerk bietet hier eine praxisnahe Lösung: Es bündelt alle Kundendaten in einem zentralen System, automatisiert Abläufe und schafft eine klare Verbindung zwischen Büro, Baustelle und Kunden.

Viele Handwerksbetriebe nutzen bereits digitale Tools für Buchhaltung oder Zeiterfassung, doch häufig fehlen Schnittstellen zwischen diesen Anwendungen. HubSpot CRM schließt diese Lücke und sorgt dafür, dass Informationen in Echtzeit verfügbar sind. Das spart Zeit, reduziert Fehler und verbessert die Kundenzufriedenheit.

Was ist ein CRM-System – und wie funktioniert das HubSpot CRM im Handwerk?

Ein CRM-System (Customer Relationship Management) ist eine Software zur zentralen Verwaltung von Kundendaten, Aufträgen und Kommunikation. Für Handwerksbetriebe bedeutet das: weniger Zettelwirtschaft, klarere Abläufe und eine bessere Übersicht über laufende Projekte.

HubSpot CRM im Handwerk bietet Funktionen, die speziell für kleine und mittelständische Betriebe geeignet sind:

• Zentrale Kundenverwaltung: Alle Kontaktdaten, Projekte und Servicehistorien in einer Oberfläche. Hier kannst du mehr zum Thema Kundenverwaltung (CRM) im Handwerk nachlesen.
• Pipeline-Tracking: Übersicht über Angebote, Aufträge und offene Rechnungen.
• Automatisierte Kommunikation: E-Mails, Terminerinnerungen und Follow-ups werden automatisch versendet.
• Mobile App: Zugriff auf Kundendaten von unterwegs – ideal für Monteure.
• DSGVO-konformes EU-Hosting (Frankfurt).

Die Plattform ist modular aufgebaut und wächst mit dem Betrieb – vom kostenlosen HubSpot CRM Starter bis zur Professional-Version mit erweiterten Automatisierungen und Reporting-Funktionen.

Warum die digitale Kundenakte im Handwerk immer wichtiger wird

Eine digitale Kundenakte ermöglicht es Handwerksbetrieben, jeden Auftrag lückenlos zu dokumentieren. Alle Daten, Fotos, Notizen und Rechnungen werden zentral im CRM gespeichert. Das spart nicht nur Zeit, sondern verbessert auch die Nachvollziehbarkeit gegenüber Kunden und Partnern.

Beispiel: Ein Sanitärbetrieb kann im HubSpot CRM alle Serviceberichte, Wartungstermine und Kommunikation mit dem Kunden dokumentieren. Bei einer Reklamation oder Nacharbeit sind alle Informationen sofort verfügbar. Gleichzeitig erleichtert die automatische Erinnerung an Wartungsverträge die langfristige Kundenbindung.

Für welche Bereiche ist ein CRM im Handwerk besonders nützlich?

CRM-Systeme bieten im Handwerk zahlreiche Vorteile – vor allem, wenn Teams mobil arbeiten oder viele Serviceeinsätze koordinieren müssen.

Die wichtigsten Einsatzfelder sind:

• Kundenmanagement: Stammdaten, Historien und Kommunikationsverlauf zentral erfassen.
• Auftrags- und Angebotsverwaltung: Status, Deadlines und Verantwortlichkeiten im Blick behalten.
• Service und Wartung: Wartungsverträge und Servicetermine automatisiert planen.
• Projektorganisation: Aufgaben, Fotos und Dokumente direkt aus dem Büro oder der Baustelle pflegen.
• Marketing und Bestandskundenpflege: Newsletter, Wartungserinnerungen oder Bewertungen gezielt versenden.

HubSpot CRM im Handwerk punktet vor allem bei der Kundenkommunikation, Leadverwaltung und Terminorganisation, während spezialisierte Handwerkssysteme zusätzlich Materialwirtschaft und Zeiterfassung abdecken.

Praxisbeispiele – wie Handwerksbetriebe CRM-Systeme erfolgreich nutzen

Wie stark ein CRM-System die Abläufe im Handwerk verbessern kann, zeigt sich besonders in der täglichen Praxis. Die folgenden Beispiele stammen aus typischen Anwendungsszenarien kleiner und mittelständischer Betriebe – sie verdeutlichen, wie strukturierte Prozesse und digitale Kundenverwaltung Effizienz, Servicequalität und Kommunikation spürbar verbessern können.

Sanitärbetrieb: Mehr Effizienz durch automatisierte Serviceplanung

Ein mittelständischer Sanitärbetrieb mit rund 1.200 Kunden betreut zahlreiche Wartungsverträge. Früher wurden Termine handschriftlich festgehalten und im hektischen Büroalltag leicht übersehen. Seit der Einführung einer digitalen Serviceplanung erinnert das System automatisch an fällige Einsätze. Die Termintreue liegt heute bei über 90 %, und das Büro spart pro Woche mehrere Stunden Koordinationsaufwand. Kunden profitieren von zuverlässigen Abläufen und planbarer Betreuung.

Elektrobetrieb: Angebote und Nachverfolgung in einer Plattform

Ein Elektrobetrieb mit acht Mitarbeitenden hat seinen Angebotsprozess vollständig digitalisiert. Neue Kundenanfragen werden automatisch erfasst und einer Angebots-Pipeline zugeordnet. Jede Phase – vom Erstkontakt bis zum Abschluss – ist transparent nachvollziehbar. Seitdem werden Angebote systematisch nachverfolgt, und die Rückmeldequote auf offene Offerten konnte deutlich verbessert werden. So bleiben potenzielle Aufträge nicht mehr ungenutzt.

Dachdeckerbetrieb: Mobile Kommunikation zwischen Baustelle und Büro

Ein Dachdeckerbetrieb mit fünf Monteuren nutzt eine cloudbasierte Lösung, um die Abstimmung zwischen Baustelle und Büro zu vereinfachen. Fotos, Stundenberichte und Notizen werden direkt vor Ort erfasst und automatisch mit dem zentralen Kundenauftrag verknüpft. Das Büro sieht den aktuellen Stand in Echtzeit und kann Nachträge oder Rechnungen noch am selben Tag vorbereiten. Der Aufwand für Nachbearbeitung und Papierdokumentation hat sich spürbar reduziert.

Bauunternehmen: Strukturierte Projektkoordination und Teamarbeit

Ein regionales Bauunternehmen mit drei Standorten und rund 40 Mitarbeitenden arbeitet parallel an mehreren Projekten. Durch die Nutzung eines zentralen CRM-Systems greifen Bauleitung, Verwaltung und Buchhaltung auf dieselbe Datenbasis zu. Änderungen im Bauablauf werden sofort synchronisiert, was Rückfragen und E-Mail-Verkehr deutlich verringert. Die interne Kommunikation ist klarer strukturiert, und Projekte lassen sich effizienter steuern.

Datenschutz und Datensicherheit im Handwerk

Im Handwerk werden täglich sensible Kundendaten verarbeitet – von Adressen bis zu Vertragsinformationen. Ein CRM-System muss daher DSGVO-konform sein und sichere Datenverarbeitung gewährleisten. HubSpot CRM im Handwerk bietet seit 2021 EU-Hosting mit Rechenzentrum in Frankfurt. Betriebe können wählen, ob ihre Daten in der EU gespeichert werden. Dazu kommen Funktionen wie Zwei-Faktor-Authentifizierung, rollenbasierte Benutzerrechte und regelmäßige Sicherheitszertifizierungen.

Auch Anbieter wie mfr, HERO und Plancraft hosten ihre Daten in Deutschland oder der EU und erfüllen aktuelle Sicherheitsstandards. Bei der Auswahl eines CRM-Systems sollte die Datenhoheit deshalb eines der wichtigsten Kriterien sein.

Voraussetzungen im Betrieb für den erfolgreichen Einsatz eines CRM-Systems

Damit ein CRM-System im Handwerk funktioniert, braucht es mehr als nur Software. Entscheidend ist, wie es in den Alltag integriert wird:

• Prozesse klären: Wer trägt welche Daten ein, wer ist verantwortlich?
• Datenqualität sicherstellen: Dubletten und fehlerhafte Einträge vermeiden.
• Mitarbeiter schulen: CRM lebt von der Nutzung durch alle Beteiligten.
• Technische Ausstattung: mobile Endgeräte, stabile Internetverbindung, Cloudzugriff.
• Kulturwandel: CRM ist keine Zusatzarbeit, sondern Arbeitserleichterung.

HubSpot bietet mit der HubSpot Academy kostenlose Schulungen und Tutorials, die Handwerksbetrieben den Einstieg erleichtern.

Was man bei der Auswahl eines CRM-Systems im Handwerk beachten sollte

Die richtige CRM-Wahl hängt stark von der Betriebsgröße und den Anforderungen ab.

Wichtig sind:

• Branchenspezifische Funktionen: z. B. Zeiterfassung, Baustellenplanung, Materialverwaltung.
• Integration: Anbindung an Buchhaltung, ERP oder Projekttools.
• Skalierbarkeit: Mitwachsendes Lizenzmodell.
• Bedienbarkeit: Einfache, intuitive Oberfläche.
• Datenschutz: EU-Hosting und DSGVO-Konformität.
• Preisstruktur: Monatliche Kosten und Zusatzmodule transparent vergleichen.

HubSpot CRM im Handwerk eignet sich besonders für Betriebe, die ihre Kundenkommunikation zentralisieren wollen, während Systeme wie mfr oder HERO mehr Tiefe in operativen Abläufen bieten.

Die 4 besten CRM-Systeme für das Handwerk 2025 im Vergleich

Die Auswahl an CRM-Systemen für Handwerksbetriebe ist groß – doch nicht jedes Tool passt zu den Anforderungen eines kleinen oder mittelständischen Betriebs. Während viele Programme mit Kalkulation, Zeiterfassung oder Projektmanagement punkten, liegt der eigentliche Mehrwert eines CRM-Systems in der Strukturierung von Kundenbeziehungen und der Automatisierung von Kommunikation. Besonders im Handwerk, wo Termine, Baustellen und Servicetouren oft parallel laufen, entscheidet eine gute Software über reibungslose Abläufe und Kundenzufriedenheit.

Im folgenden Vergleich beleuchten wir die vier führenden CRM-Lösungen für das Handwerk 2025: HubSpot CRM, mfr, HERO und Plancraft. Der Fokus liegt auf den Aspekten, die im Alltag wirklich zählen – von mobiler Nutzung über Datenschutz bis hin zu Service-Workflows. Dabei wird deutlich, warum HubSpot CRM im Handwerk für viele Betriebe der ideale Einstieg in die digitale Kundenverwaltung ist.

HubSpot CRM

HubSpot CRM im Handwerk ist ein vielseitiges, cloudbasiertes System, das Kundendaten zentralisiert und Vertriebs- sowie Kommunikationsprozesse automatisiert. Besonders kleine und mittelständische Betriebe profitieren von der einfachen Bedienung und dem kostenlosen Einstieg.

• Fokus: Kundenkommunikation, Leadmanagement, Marketing-Automatisierung.
• Stärken: kostenlose Einstiegsversion, modular erweiterbar, einfache Bedienung, EU-Hosting.
• Schwächen: kein integriertes Auftrags- oder Materialmanagement.
• Preismodell: ab 0€ kostenlos starten
• Ideal für: Betriebe mit Fokus auf Kundenservice, Vertrieb und Digitalisierung.
  

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mfr (Deutschland)

Die Software von mfr richtet sich speziell an Handwerks- und Servicedienstleister und kombiniert CRM-Funktionen mit Einsatzplanung und digitaler Auftragsverwaltung. Die Software ist in Deutschland gehostet und legt großen Wert auf Datenschutz und praxisnahe Funktionen für Monteure.

• Fokus: Handwerksbetriebe und Servicedienstleister.
• Stärken: Einsatzplanung, Wartungsmanagement, App für Monteure, DSGVO-konformes deutsches Hosting.
• Schwächen: Kein Schwerpunkt auf Marketing- oder Vertriebsfunktionen.
• Preismodell: Basic-Tarif ab 29€ pro Monat (laut mfr-Website, Stand Oktober 2025).
• Ideal für: Heizungs-, Sanitär- und Elektrobetriebe mit vielen Serviceeinsätzen.
  

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HERO Handwerkersoftware

Die Handwerkersoftware Hero ist eine umfassende All-in-One-Lösung, die CRM, Angebotsmanagement, Zeiterfassung und Rechnungsstellung in einer Plattform vereint. Sie eignet sich besonders für Betriebe, die ihre internen Abläufe in einer zentralen Cloud-Lösung bündeln möchten.

• Fokus: All-in-One-Lösung für Handwerksbetriebe.
• Stärken: Angebotsverwaltung, Zeiterfassung, Dokumentation, Cloudbasiert.
• Schwächen: Weniger Marketingfunktionen, eingeschränkte Individualisierung.
• Preismodell: Cloud-Abo ab 59 € (jährliche Abrechnung) pro Nutzer und Monat (Stand Oktober 2025).
• Ideal für: Kleine bis mittlere Betriebe, die eine Komplettlösung suchen.
  

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Plancraft

Plancraft konzentriert sich auf das Projektmanagement und die Teamkoordination im Bau- und Ausbaugewerbe. Mit einer modernen Oberfläche und klaren Workflows erleichtert die Lösung die tägliche Kommunikation und Dokumentation auf der Baustelle.

• Fokus: Projektmanagement und Teamkoordination.
• Stärken: intuitive Bedienung, mobile App, Cloud-Datenzugriff, moderne UI.
• Schwächen: geringere CRM-Tiefe, Fokus auf Projektabwicklung statt Kundenbindung.
• Preismodell: ab 59,90 € pro Monat (jährliche Abrechnung) je Nutzer (Stand Oktober 2025).
• Ideal für: Bau- und Projektbetriebe mit Fokus auf Auftragsmanagement.

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Vergleichstabelle: HubSpot CRM im Handwerk vs. Branchensysteme

Kriterium	HubSpot CRM	mfr	HERO	Plancraft
Fokus / Spezialisierung	Allround-CRM (Vertrieb & Service)	Handwerk & Serviceeinsätze	Büro- & Projektmanagement	Bau- & Projektkoordination
Mobile App	✓	✓	✓	✓
Einsatzplanung / Disposition	❍	✓	✓	❍
Angebote & Rechnungen	✓	✓	✓	✓
Wartungsverträge / Serviceplanung	❍	✓	❍	❍
Marketing-Automation	✓	❍	❍	❍
Datenschutz / Hosting	DE/EU	DE	DE	DE/EU
Preis (ab)	0 €	ab 29 €/Monat	ab 59 €/Monat	59,90 €/Monat
Ideal für	wachsende Betriebe mit Fokus auf Vertrieb	Servicebetriebe (SHK, Elektro)	KMU-Handwerk	Bau- & Projektteams

Legende: ✓ = vorhanden · ❍ = eingeschränkt / per Integration · ✗ = nicht enthalten

Fazit: Digitalisierung im Handwerk beginnt beim Kunden

Ein gutes CRM-System ist heute kein Luxus mehr, sondern ein notwendiges Werkzeug für eine effiziente Betriebsführung. Ob Kundenkommunikation, Angebotsverfolgung oder Serviceplanung – wer seine Daten strukturiert nutzt, spart Zeit und verbessert seine Prozesse spürbar. HubSpot CRM im Handwerk zeigt dabei, wie flexibel ein System sein kann, wenn es auf Skalierbarkeit, Datenschutz und einfache Nutzung ausgelegt ist. Für viele Betriebe eignet sich HubSpot als solider Einstieg in die Digitalisierung im Handwerk – vor allem dann, wenn Kommunikation und Kundenbindung im Mittelpunkt stehen.

Lösungen wie mfr, HERO oder Plancraft ergänzen das Bild, indem sie branchenspezifische Funktionen für operative Abläufe bieten. Sie sind oft erste Wahl, wenn es um Einsatzplanung, Zeiterfassung oder Projektsteuerung geht. Am Ende hängt die richtige Wahl von den Prioritäten des jeweiligen Betriebs ab. Wichtig ist, dass das gewählte CRM zum Alltag passt, Mitarbeitende entlastet und mit dem Unternehmen wachsen kann. HubSpot bietet dafür eine skalierbare Basis, die sich mit anderen Systemen kombinieren lässt – und ist damit eine solide Grundlage für die kommenden Jahre.

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