Die 4 besten CRM-Systeme für Dienstleister 2025 – HubSpot, Pipedrive, Zoho & CentralStationCRM im Vergleich

CRM-Systeme für Dienstleister spielen 2025 eine zentrale Rolle bei der strukturierten Kundenakquise, professionellen Angebotserstellung und nachhaltigen Kundenbindung. Wer als Agentur, Beratung, Freelancer oder IT-Dienstleister wachsen will, kommt an einem digitalen Kundenbeziehungsmanagement nicht mehr vorbei.

HubSpot CRM hat sich in diesem Bereich als besonders beliebte Lösung etabliert: Die Plattform kombiniert eine kostenlose Einstiegsversion mit leistungsstarken Erweiterungen – von automatisierten Workflows über Lead-Scoring bis hin zu Marketing- und Servicefunktionen. Sie ist speziell für wachsende Dienstleister geeignet, die ihre Prozesse zentralisieren und skalieren möchten – ohne dabei auf Benutzerfreundlichkeit oder DSGVO-Konformität zu verzichten. In diesem Artikel vergleichen wir die vier relevantesten CRM-Systeme für Dienstleistungsunternehmen in der DACH-Region:
HubSpot, Pipedrive, Zoho CRM und CentralStationCRM.

Dabei beantworten wir konkret:

• Welche Features sind für Dienstleister besonders wichtig?
• Wie unterstützt HubSpot typische Workflows und Prozesse?
• Welche Lösung eignet sich für welches Geschäftsmodell?

Wenn Sie Ihre Kundengewinnung professionalisieren und endlich raus aus dem Angebotschaos wollen, liefert dieser Artikel fundierte Entscheidungshilfe.

Warum Dienstleister ein CRM brauchen

Dienstleistungsunternehmen arbeiten nicht mit Lagerbeständen, sondern mit Menschen, Projekten und Vertrauen. Ihre wichtigste Ressource ist die Beziehung zum Kunden – und genau hier entstehen oft vermeidbare Reibungsverluste. Ob als Agentur, IT-Dienstleister, Berater:in oder Coach – viele kleine Unternehmen organisieren Kundenkontakte noch immer in Excel-Listen, Terminkalendern oder verstreuten E-Mail-Postfächern. Das führt zu ineffizienten Abläufen, doppelten Arbeitsschritten und verpassten Chancen.

Typische Herausforderungen im Tagesgeschäft:

• Angebote werden nicht nachverfolgt oder zu spät verschickt
• Folgegespräche geraten in Vergessenheit
• Teams haben keinen einheitlichen Blick auf den Kunden
• Informationen gehen verloren, wenn Mitarbeitende wechseln
• Kommunikation mit dem Kunden ist weder nachvollziehbar noch strukturiert

Dienstleister brauchen daher ein CRM-System, um ihre Kundenbeziehungen effizient und skalierbar zu managen. Eine moderne CRM-Software wie HubSpot bringt alle relevanten Informationen an einem Ort zusammen: von der ersten Kontaktanfrage über den Angebotsprozess bis hin zur Projektumsetzung und Kundenbindung.

Mit einem Tool wie HubSpot CRM lassen sich Leads automatisch erfassen, Prozesse visualisieren, Aufgaben automatisieren und Follow-ups zuverlässig nachhalten. Das spart Zeit, verbessert die Zusammenarbeit im Team – und sorgt dafür, dass kein Kontakt mehr verloren geht.

So funktioniert HubSpot CRM für Dienstleistungsunternehmen

HubSpot CRM unterstützt Dienstleister dabei, ihre Kundenbeziehungen effizienter zu verwalten, strukturierte Vertriebsprozesse aufzubauen und sich wieder auf das Wesentliche zu konzentrieren: den Kunden. Die Plattform bietet eine kostenlose Einstiegslösung, die bereits viele wichtige Funktionen abdeckt – von der Lead-Erfassung bis zur Angebotsnachverfolgung.

Für kleine Beratungsteams, Freelancer oder Agenturen ist das oft genau das richtige Maß an Automatisierung, ohne dabei technisch zu überfordern. Sobald der Bedarf wächst, lässt sich HubSpot modular erweitern – etwa durch Funktionen aus dem Sales Hub oder Marketing Hub.

Typische Anwendungsbereiche für Dienstleister:

Lead-Management & Kontaktverwaltung

Neue Kontakte werden über Website-Formulare, E-Mails oder manuell im Kontaktmanagement erfasst und können sofort getaggt oder Listen zugeordnet werden.

👉 Erfahre hier mehr darüber, was Lead-Management ist

Angebots- und Deal-Pipelines

Mit dem Deals-Modul lässt sich der Angebotsprozess visuell abbilden – inklusive Deal-Werten, Deadlines und Verantwortlichkeiten.

👉 Erfahre hier, wie du Deals im Sales-Workspace erstellst ( Sales Hub Professional– oder Enterprise )

E-Mail-Tracking & Automatisierungen

Versendete E-Mails werden automatisch protokolliert, geöffnet und geklickt – ideal für Follow-ups. Mit dem Workflow-Tool lassen sich Aufgaben, Erinnerungen oder Serienmails automatisieren.

👉 Lerne hier mehr E-Mail-Tracking

Kalenderintegration für Beratungsgespräche

Über das integrierte Kalender-Tool können Interessenten direkt Termine buchen, z. B. für Erstgespräche oder Strategie-Calls – inklusive automatischer Bestätigungsmail und Reminder.

👉 Erfahre hier, wie du deinen Kalender in HubSpot verknüpfen kannst (Sales Hub Professional- oder Enterprise)

Projektübergabe an das Team

Alle Kundeninteraktionen sind zentral dokumentiert – dadurch können Aufgaben reibungslos im Team übergeben werden, z. B. vom Vertrieb an die operative Umsetzung.

👉 Hier findest du mehr zum Thema Projektmanagement

So starten Dienstleister mit HubSpot CRM – Schritt für Schritt:

1. Kostenlosen Account anlegen unter hubspot.de
2. Kontakte importieren aus Excel, Google-Kontakten oder einem bestehenden CRM
3. Pipeline einrichten, um Angebotsphasen visuell zu strukturieren
4. Meeting-Link erstellen, um online Terminbuchungen zu ermöglichen
5. E-Mail-Vorlagen & Workflows anlegen, um Follow-ups zu automatisieren
   
   

Die wichtigsten Vorteile für Dienstleister:

• Kostenloser Einstieg mit leistungsstarken Basisfunktionen
• Skalierbarkeit nach Bedarf – von Einzelunternehmer:in bis Agentur-Team
• DSGVO-konform, europäische Rechenzentren auf Wunsch in Deutschland
• Deutsche Oberfläche und Ressourcen, inkl. Community, Academy & Support
• Integrationen mit gängigen Tools wie Outlook, Google Kalender, Zoom, Slack, WordPress und vielen mehr

Mit HubSpot CRM gewinnen Dienstleistungsunternehmen wieder die Kontrolle über ihre Abläufe – ohne komplizierte Setups oder kostspielige Lizenzmodelle.

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Vergleich: HubSpot vs. Pipedrive, Zoho & CentralStationCRM

Dienstleister stehen oft vor der Frage: Welches CRM-System passt wirklich zu meinem Geschäftsmodell? Die Anforderungen reichen von klaren Vertriebsprozessen über einfache Bedienung bis hin zu Datenschutz, Automatisierung und Erweiterbarkeit. Genau hier setzen wir mit unserem Vergleich an.

Warum dieser Vergleich?

Alle vier Tools werden häufig von Agenturen, Beratern oder digitalen Dienstleistern genutzt. Sie unterscheiden sich jedoch deutlich in Preisstruktur, Funktionsumfang und Bedienbarkeit. HubSpot CRM dient dabei als Referenzrahmen – nicht nur, weil es eine der bekanntesten Plattformen ist, sondern weil es eine leistungsfähige, kostenlose Basisversion mit skalierbaren Modulen für Marketing, Sales und Service bietet.

Wir werfen einen Blick auf drei beliebte Alternativen im deutschsprachigen Raum: Pipedrive, Zoho CRM und CentralStationCRM. Alle drei werden regelmäßig von Agenturen, Beratern, Coaches oder digitalen Dienstleistern genutzt – unterscheiden sich aber deutlich in Preisstruktur, Funktionsumfang, Benutzerführung und Integrationen.

HubSpot CRM

HubSpot CRM ist eine der bekanntesten und am weitesten verbreiteten CRM-Plattformen weltweit. Sie wurde speziell für kleine und mittlere Unternehmen entwickelt, die ihre Vertriebs- und Marketingprozesse digitalisieren und vereinfachen möchten. Das System basiert auf dem Prinzip des Inbound-Marketings – Kund:innen sollen durch relevante Inhalte, persönliche Kommunikation und automatisierte Prozesse auf natürliche Weise gewonnen und gebunden werden. Das kostenlose HubSpot CRM bietet bereits zentrale Funktionen wie Kontakt- und Deal-Management, E-Mail-Tracking, Meeting-Links, Live-Chat, Anrufprotokollierung, Reporting-Dashboards und die Integration von Google- oder Outlook-Kalendern. Damit eignet es sich ideal für Dienstleister, die ihre Leads strukturieren, ihre Kommunikation zentralisieren und Routineaufgaben automatisieren möchten.

Die Plattform ist modular aufgebaut: Unternehmen können nach Bedarf den Sales Hub, Marketing Hub, Service Hub, CMS Hub oder Operations Hub ergänzen. So wächst das System mit den Anforderungen – von der kostenlosen Einstiegslösung bis hin zur Enterprise-Version mit umfangreichen Automatisierungs- und Reportingfunktionen. Ein weiterer Pluspunkt: HubSpot ist DSGVO-konform, es werden AWS-Rechenzentren (u. a. in Frankfurt am Main) eingesetzt und bieten eine vollständig deutschsprachige Benutzeroberfläche inklusive lokalem Support, Community und Schulungsressourcen über die HubSpot Academy.

Für Dienstleistungsunternehmen bedeutet das: Sie können Kundenkontakte professionell verwalten, Beratungstermine online planen, Angebote nachverfolgen und Kund:innen über personalisierte E-Mails ansprechen – alles in einem zentralen System, ohne zwischen Tools wechseln zu müssen.

• Einstieg: kostenlos
• Zielgruppe: Agenturen, Beratung, skalierende Dienstleister
• Vorteile:
  • Übersichtliches, modernes Interface
  • Umfassende kostenlose Basisfunktionen
  • Erweiterbar mit Sales-, Marketing- und Service-Modulen
  • DSGVO-konform mit Rechenzentrum in der EU
• Nachteile:
  • Erweiterte Automatisierungen erst ab „Starter“-Tarif verfügbar
  • Support im kostenlosen Plan primär über englische Dokumentation und Community

Fazit: HubSpot CRM bietet Dienstleistern einen einfachen Einstieg in professionelles Kundenbeziehungsmanagement und bleibt durch seine Skalierbarkeit und Modularität auch langfristig eine tragfähige Lösung.

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Pipedrive

Pipedrive ist ein CRM-System, das speziell für den Einsatz im Vertrieb entwickelt wurde – von Vertriebsteams für Vertriebsteams. Der Fokus liegt auf einem klar strukturierten, visuell geführten Sales-Funnel, in dem Nutzer:innen alle Leads und Verkaufschancen Schritt für Schritt durch ihre Pipeline bewegen können. Für Dienstleistungsunternehmen, die ihre Vertriebsprozesse effizient strukturieren möchten, ist Pipedrive daher eine schlanke und fokussierte Lösung. Die Benutzeroberfläche ist übersichtlich, leicht verständlich und besonders für kleinere Teams und Einzelunternehmer:innen geeignet, die schnell starten möchten. Besonders hervorzuheben ist die visuelle Pipeline-Ansicht, mit der der Fortschritt jeder Verkaufschance auf einen Blick sichtbar wird.

Für wen eignet sich Pipedrive? Für Dienstleister, die ihr CRM vor allem zur Vertriebssteuerung nutzen, regelmäßig Angebote nachverfolgen und einen einfachen, klaren Funnel abbilden wollen – ohne umfangreiche Marketing- oder Service-Module.

• Einstieg: ab 14,00 €/Monat (bei jährlicher Abrechnung)
• Zielgruppe: Vertriebsorientierte Dienstleister, kleine Vertriebsteams
• Vorteile:
  • Intuitive Sales-Pipeline mit Drag-&-Drop
  • Schnelle Einrichtung ohne komplexe Konfiguration
  • KI-Features zur Verkaufsunterstützung
• Nachteile:
  • Kein kostenloser Plan verfügbar
  • Erweiterte Automatisierung nur in höheren Tarifen
  • Support überwiegend auf Englisch
  • Keine integrierten Marketingfunktionen

Fazit: Pipedrive ist eine starke Lösung für Dienstleistungsunternehmen mit vertrieblichem Fokus – insbesondere dann, wenn strukturierte Verkaufsprozesse im Vordergrund stehen und kein Bedarf an Marketing- oder Servicefunktionen besteht.

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Zoho CRM

Zoho CRM ist Teil der umfassenden Business-Suite „Zoho One“ und zählt zu den am stärksten anpassbaren CRM-Lösungen auf dem Markt. Das System richtet sich besonders an technologieaffine Dienstleister, die Wert auf tiefe Integration, modulare Erweiterbarkeit und präzise Automatisierung legen. Im Vergleich zu anderen Lösungen bietet Zoho CRM eine breite Auswahl an Funktionen, die je nach Tarif stark variieren. Schon im kostenlosen Free-Tarif lassen sich Basisfunktionen wie Kontaktverwaltung, einfache Pipelines und Webformulare nutzen – allerdings mit Einschränkungen beim Benutzerumfang, Reporting und Automatisierung.

Für Dienstleistungsunternehmen ist Zoho CRM eine interessante Lösung, wenn Prozesse stark individualisiert werden sollen – etwa bei umfangreicher Auftragsvergabe, internationalen Teams oder komplexen Vertriebszyklen. Allerdings sollten Unternehmen bereit sein, sich etwas tiefer einzuarbeiten: Die Plattform bietet viele Konfigurationsoptionen, die eine gewisse technische Einarbeitung voraussetzen.

• Einstieg: kostenlos (Free-Plan) oder ab 14 €/Monat (bei jährlicher Abrechnung)
• Zielgruppe: technologieaffine Dienstleister, internationale Teams, Digitalunternehmen
• Vorteile:
  • Sehr viele Module & Integrationen
  • KI-gestützte Funktionen (Zia AI ab Enterprise)
  • Hohe Anpassbarkeit & modulare Erweiterung
• Nachteile:
  • Steile Lernkurve bei Setup und Konfiguration
  • Voller Funktionsumfang nur in höheren Tarifen

Fazit: Zoho CRM eignet sich für Dienstleister mit komplexen Prozessen und hoher Anpassungsbereitschaft – weniger für Einsteiger:innen, aber ideal für Teams mit Erfahrung im digitalen Kundenmanagement.

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CentralStationCRM

CentralStationCRM ist eine deutsche CRM-Lösung, die speziell für kleine Unternehmen, Dienstleister:innen und Selbständige entwickelt wurde. Der Fokus liegt auf Einfachheit, Datenschutz und Teamtransparenz – ohne unnötige Komplexität oder überladene Benutzeroberflächen. Das System eignet sich vor allem für Unternehmen, die keine technische Einstiegshürde wollen und ihre Kundendaten, Aufgaben und E-Mail-Kommunikation an einem Ort verwalten möchten. Die Bedienung ist intuitiv, das Setup dauert nur wenige Minuten – ohne Schulung oder Implementierungsaufwand.

CentralStationCRM verzichtet bewusst auf Module wie Marketing-Automation, KI oder komplexe Workflows. Es gibt keine Integrationen mit Drittanbieter-Tools, kein Reporting-Modul und keine fortgeschrittenen Automatisierungen – was für viele Nutzer:innen aber gerade den Reiz ausmacht: Konzentration aufs Wesentliche.

• Einstieg: kostenlos
• Zielgruppe: kleine Teams, Solo-Selbständige, klassische KMU
• Vorteile:
  • Sehr einfache Bedienung & schneller Start
  • Deutscher Anbieter mit Fokus auf Datenschutz
  • Ideal für CRM-Einsteiger:innen
• Nachteile:
  • Keine Automatisierung oder Marketingfunktionen
  • Keine Drittanbieter-Integrationen
  • Begrenzte Skalierbarkeit bei wachsendem Funktionsbedarf

Fazit: CentralStationCRM ist eine minimalistische, vertrauensvolle CRM-Lösung „Made in Germany“ – ideal für Dienstleister, die bewusst auf überflüssige Funktionen verzichten und sich auf sauberes Kundenmanagement konzentrieren wollen.

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Vergleich (Stand Oktober 2025)

Kriterium	HubSpot CRM	Pipedrive	Zoho CRM	CentralStationCRM
Preis ab	ab 0 € (kostenloser Plan)	14 €/Monat (bei jährlicher Zahlung)	ab 0 € (kostenloser Plan)	ab 0 € (kostenloser Plan)
Zielgruppe	Skalierende Dienstleister, Agenturen	Vertriebsorientierte Teams	Technologieaffine Dienstleister, internationale Teams	Kleine Unternehmen, Beratungen, KMU
DSGVO-Konformität	✓	✓	✓	✓
Automatisierung	ab Starter-Tarif	ab Lite-Tarif	ab Professional-Tarif	✗
Marketing-Integration	✓	✓	✓	✓
Deal-Pipelines	✓	✓	✓	✓
Deutsche Oberfläche	✓	✓	✓	✓

FAQ – Häufige Fragen zu HubSpot CRM

Fazit: Welches CRM passt für Dienstleister am besten?

Die Wahl des richtigen CRM-Systems hängt stark vom Geschäftsmodell, der Teamgröße und den internen Prozessen ab. Während Tools wie Pipedrive oder CentralStationCRM durch eine klare Fokussierung auf einfache Prozesse punkten, stoßen sie bei wachsendem Funktionsbedarf schnell an ihre Grenzen. Zoho CRM überzeugt durch die Vielzahl an Funktionen, was jedoch auch zu einer steileren Lernkurve führt. Für Unternehmen mit IT-Affinität und globalem Fokus ist Zoho durchaus eine starke Wahl.

Doch gerade für deutschsprachige Dienstleistungsunternehmen, die wachsen wollen und dabei eine Lösung mit klarer Skalierbarkeit suchen, ist HubSpot CRM besonders attraktiv. Die Plattform bietet einen kostenlosen, aber bereits leistungsfähigen Einstieg, lässt sich modular erweitern und vereint alle Kernprozesse – von der Leadgenerierung über Marketing-Automation bis zum Kundenservice – auf einer zentralen Oberfläche. Dank der DSGVO-Konformität, europäischer Rechenzentren und deutscher Benutzeroberfläche eignet sich HubSpot auch für datenschutzsensible Branchen wie Beratung, Coaching oder B2B-Dienstleistungen im Mittelstand. Wer seine Kundenbeziehungen langfristig professionalisieren und gleichzeitig flexibel bleiben will, sollte sich mit HubSpot CRM intensiv auseinandersetzen.

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