HubSpot CRM vs Odoo – Welche Plattform überzeugt produzierende Betriebe?

Produzierende Betriebe stehen häufig vor der Frage, ob sie ein CRM für Vertrieb und Kundenbeziehungen oder ein ERP für operative Prozesse benötigen. HubSpot unterstützt vor allem Leadmanagement, Vertrieb und Kundenkommunikation. Odoo ist eine modulare Business-Suite mit Fokus auf Produktion, Lager und interne Abläufe. Welche Plattform besser passt, hängt vom strategischen Schwerpunkt des Unternehmens ab.

Warum produzierende Betriebe besondere Anforderungen an CRM-Systeme haben

Produzierende Unternehmen im deutschen Mittelstand arbeiten unter anderen Voraussetzungen als klassische Dienstleister oder digitale Geschäftsmodelle. Vertriebsprozesse sind häufig langfristig angelegt und bestehen aus mehreren Phasen. Zwischen der ersten Anfrage und dem tatsächlichen Auftrag liegen nicht selten Monate, manchmal sogar Jahre. Hinzu kommt, dass Produkte in der Industrie meist erklärungsbedürftig sind. Angebote basieren auf individuellen Anforderungen, technischen Spezifikationen und kundenspezifischen Anpassungen. Der Vertrieb steht dabei in engem Austausch mit Konstruktion, Entwicklung oder Produktion. Ein CRM-System muss diese Informationen strukturiert abbilden und für alle Beteiligten nachvollziehbar machen.

Ein weiterer entscheidender Punkt ist die Systemlandschaft. In produzierenden Betrieben existieren in der Regel bereits ERP-Systeme, Produktionssoftware oder spezialisierte Branchenlösungen. Ein CRM wird daher selten als alleinstehendes Tool eingesetzt. Es muss sich in bestehende Prozesse integrieren lassen und sauber mit nachgelagerten Systemen zusammenspielen. Besonders kritisch ist dabei die Zusammenarbeit zwischen Marketing, Vertrieb und Service. Leads aus Messen, Webseiten oder Kampagnen müssen sauber erfasst werden. Vertriebschancen sollen transparent verfolgt werden, während der Kundenservice Zugriff auf die vollständige Historie benötigt. Fehlende Transparenz oder Medienbrüche führen hier schnell zu Reibungsverlusten.

Genau an dieser Stelle stellt sich für viele produzierende Unternehmen die zentrale Frage. Reicht ein spezialisiertes CRM-System aus, das sich auf Kundenbeziehungen und Vertrieb konzentriert, oder ist eine umfassendere Plattform notwendig, die auch operative Prozesse wie Produktion und Lager abbildet? Diese Entscheidung ist weniger eine Frage des Funktionsumfangs als vielmehr eine Frage des strategischen Schwerpunkts.

Was ist HubSpot CRM und wofür ist es in produzierenden Unternehmen gedacht?

HubSpot ist eine cloudbasierte CRM-Plattform, die Unternehmen dabei unterstützt, Kundenbeziehungen, Leads und Vertriebsprozesse zentral zu organisieren. Der Schwerpunkt liegt auf der kommerziellen Seite des Geschäfts und darauf, wie Interessenten systematisch zu Kunden entwickelt und langfristig betreut werden.

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Kernfokus von HubSpot CRM

Im Kern stellt HubSpot Funktionen bereit, mit denen sich Vertriebsarbeit strukturiert und nachvollziehbar abbilden lässt.

Dazu gehören unter anderem:

• ein zentrales Kontakt- und Unternehmensmanagement
• klar strukturierte Vertriebs-Pipelines zur Abbildung komplexer Sales-Prozesse
• ein durchgängiges Leadmanagement mit Nachverfolgung aller Kontakte
• Möglichkeiten zur Automatisierung von Marketing- und vertriebsnahen Prozessen
• eine gemeinsame Datenbasis für Marketing und Vertrieb

Für produzierende Unternehmen ist HubSpot vor allem in Situationen relevant, in denen Vertriebsprozesse langfristig angelegt sind und mehrere Ansprechpartner beteiligt sind. Technische Rückfragen, individuelle Angebotskonfigurationen und längere Entscheidungswege lassen sich so sauber dokumentieren und über einen längeren Zeitraum hinweg steuern.

Typische Einsatzszenarien in der Produktion

In der Praxis zeigt sich der Nutzen insbesondere in typischen Anwendungsfällen wie diesen:

• Erfassung und Qualifizierung von Leads aus Messen, Webseiten oder Kampagnen
• Entwicklung von Vertriebschancen über Wochen oder Monate hinweg
• transparente Steuerung von Angebots- und Vertriebsprozessen
• zentrale Dokumentation der gesamten Kundenhistorie
• bessere Abstimmung zwischen Marketing und Vertrieb auf Basis gemeinsamer Daten

Gleichzeitig ist eine klare Abgrenzung notwendig. HubSpot ist kein ERP-System und deckt keine operativen Produktionsprozesse ab. Funktionen wie Produktionsplanung, Lagerverwaltung oder Materialbedarfsplanung gehören nicht zum Leistungsumfang der Plattform. In produzierenden Betrieben wird HubSpot daher in der Regel als vorgelagertes CRM eingesetzt und mit bestehenden ERP-Systemen kombiniert.

Für Unternehmen, die ihren Vertrieb professionalisieren und transparenter gestalten möchten, bietet HubSpot damit einen klar abgegrenzten und gut integrierbaren Ansatz. Die Plattform konzentriert sich bewusst auf Kundenbeziehungen, Leadmanagement und Vertriebssteuerung und ergänzt bestehende Systemlandschaften sinnvoll.

Was ist Odoo und warum wird es als CRM und ERP wahrgenommen?

Odoo ist eine modulare Business-Software, die auf ihrer offiziellen Webseite als umfassende Unternehmensplattform vorgestellt wird. Anders als klassische CRM-Systeme verfolgt Odoo einen ganzheitlichen Ansatz. Ziel ist es, möglichst viele Geschäftsprozesse innerhalb einer einheitlichen Systemlandschaft abzubilden. Der Kern von Odoo liegt dabei klar im ERP-Bereich. Die Plattform umfasst Module für zentrale Unternehmensfunktionen wie Vertrieb, Einkauf, Lagerverwaltung, Buchhaltung und Produktion. Gerade für produzierende Betriebe sind diese Module relevant, da sie operative Abläufe von der Auftragsannahme bis zur Fertigung und Auslieferung unterstützen.

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Gleichzeitig verfügt Odoo über ein eigenes CRM-Modul. Dieses ist jedoch nicht als eigenständiges Produkt konzipiert, sondern als Bestandteil der Gesamtplattform. Das CRM dient in erster Linie dazu, Vertriebsprozesse in die operativen Abläufe zu integrieren. Leads, Angebote und Aufträge lassen sich direkt mit Lagerbeständen, Produktionsaufträgen oder Rechnungen verknüpfen. Genau dieser Ansatz führt häufig zu der Wahrnehmung, Odoo sei sowohl CRM als auch ERP. Tatsächlich handelt es sich um eine ERP-Suite, die ein CRM-Modul enthält. Der Schwerpunkt liegt weniger auf Marketing-Funktionen oder umfangreicher Lead-Automatisierung, sondern auf durchgängigen Geschäftsprozessen. Vertrieb ist bei Odoo eng mit operativen Prozessen verbunden und nicht losgelöst davon organisiert.

Für produzierende Unternehmen kann dieser Ansatz sinnvoll sein, wenn der Fokus auf interner Effizienz und Prozessdurchgängigkeit liegt. Odoo ermöglicht es, Informationen aus Vertrieb, Lager und Produktion in einem System zusammenzuführen. Gleichzeitig erfordert dieser ganzheitliche Ansatz eine klare Planung, da die Einführung meist mehrere Unternehmensbereiche gleichzeitig betrifft. Odoo eignet sich daher besonders für Betriebe, die ihre Systemlandschaft konsolidieren möchten und bereit sind, ERP-Logik und Vertriebsprozesse gemeinsam zu denken. Für Unternehmen, die in erster Linie ihren Vertrieb strukturieren oder skalieren möchten, stellt sich hingegen die Frage, ob ein spezialisiertes CRM nicht besser zu den eigenen Zielen passt.

HubSpot und Odoo im direkten Vergleich

Der Vergleich zwischen HubSpot und Odoo ist weniger ein klassischer Funktionsvergleich als eine Gegenüberstellung zweier grundlegend unterschiedlicher Ansätze. Beide Plattformen verfolgen unterschiedliche Ziele und setzen an verschiedenen Stellen im Unternehmen an. HubSpot ist als spezialisiertes CRM konzipiert. Der Fokus liegt darauf, Vertriebsprozesse zu strukturieren, Leads zu entwickeln und Kundenbeziehungen transparent zu steuern. Odoo hingegen ist als ERP-Suite aufgebaut, die operative Prozesse in den Mittelpunkt stellt und den Vertrieb als Teil dieser Gesamtlogik betrachtet.

Diese Unterschiede zeigen sich deutlich, wenn man beide Systeme entlang zentraler Kriterien betrachtet.

Kriterium	HubSpot	Odoo
Grundausrichtung	CRM-Plattform	ERP-Suite mit CRM-Modul
Strategischer Fokus	Vertrieb, Marketing, Kundenbeziehungen	Produktion, Lager, operative Prozesse
Leadmanagement	Umfangreich und CRM-zentriert	Grundlegend, vertriebsnah
Marketing-Unterstützung	Integriert und systematisch	Nicht zentraler Bestandteil
Produktionsplanung	Nicht vorhanden	Zentrales Modul
Lagerverwaltung	Nicht vorhanden	Integriert
Einführung	Schrittweise, cloudbasiert	Projektbasiert, modulabhängig
Skalierung	Besonders stark im Vertrieb	Besonders stark in operativen Prozessen

Für produzierende Betriebe bedeutet das, dass beide Systeme unterschiedliche Fragestellungen beantworten. HubSpot unterstützt vor allem dabei, neue Kunden zu gewinnen, Verkaufschancen systematisch zu entwickeln und Vertriebsaktivitäten transparent zu steuern. Odoo hingegen setzt dort an, wo es um die Planung, Steuerung und Abwicklung interner Prozesse geht. Ein wichtiger Punkt ist dabei die Einführung. HubSpot lässt sich meist vergleichsweise schnell implementieren und schrittweise ausbauen. Unternehmen können mit einem klar abgegrenzten Funktionsumfang starten und das System mit zunehmendem Wachstum erweitern. Odoo erfordert in der Regel eine umfassendere Planung, da mehrere Unternehmensbereiche gleichzeitig betroffen sind.

Der Vergleich zeigt daher deutlich, dass es sich nicht um ein klassisches Entweder-oder handelt. Vielmehr stellt sich für produzierende Unternehmen die Frage, ob der aktuelle Schwerpunkt auf dem Ausbau von Vertrieb und Kundenbeziehungen liegt oder auf der Optimierung interner Abläufe. Genau an diesem Punkt trennen sich die Einsatzgebiete von HubSpot und Odoo.

Implementierung und Aufwand im Mittelstand

Die Einführung eines neuen Systems ist für produzierende Betriebe immer auch eine organisatorische Entscheidung. Neben dem Funktionsumfang spielen Zeitaufwand, interne Ressourcen und die Auswirkungen auf bestehende Prozesse eine zentrale Rolle. Genau an dieser Stelle unterscheiden sich HubSpot und Odoo deutlich.

Einführung und Time-to-Value bei HubSpot

Die Einführung von HubSpot erfolgt in der Regel schrittweise. Als cloudbasierte Plattform ist HubSpot ohne eigene IT-Infrastruktur sofort nutzbar. Viele Unternehmen beginnen mit den grundlegenden CRM-Funktionen und erweitern das System erst dann, wenn zusätzliche Anforderungen entstehen. Dieser Ansatz ermöglicht einen schnellen Einstieg und eine kurze Time-to-Value. Vertrieb und Marketing können relativ unabhängig von bestehenden Systemen starten und erste Ergebnisse erzielen, ohne dass umfassende organisatorische Veränderungen notwendig sind. Anpassungen lassen sich häufig direkt im System vornehmen und erfordern kein tiefgreifendes technisches Customizing.

Gerade für mittelständische Betriebe mit begrenzten IT-Ressourcen ist das ein wichtiger Faktor. HubSpot ergänzt bestehende Systemlandschaften, anstatt sie zu ersetzen, und fügt sich in vielen Fällen als vorgelagertes CRM in die vorhandenen Prozesse ein.

Projektbasierte Einführung und Prozessintegration bei Odoo

Die Einführung von Odoo ist in der Regel umfangreicher. Da Odoo mehrere Unternehmensbereiche gleichzeitig abbildet, müssen Prozesse vorab klar definiert und aufeinander abgestimmt werden. Die Auswahl der Module, deren Konfiguration sowie mögliche individuelle Anpassungen erfordern eine strukturierte Planung. In der Praxis wird Odoo häufig als Projekt eingeführt, das mehrere Monate in Anspruch nehmen kann. Vertrieb, Einkauf, Lager und Produktion sind dabei oft gleichzeitig betroffen. Das erhöht den Abstimmungsaufwand, ermöglicht aber auch eine tiefere Integration der Abläufe.

Dieser Ansatz kann für produzierende Betriebe langfristig sinnvoll sein, insbesondere wenn interne Prozesse stark miteinander verzahnt sind. Gleichzeitig steigt jedoch die Abhängigkeit von einer sauberen Implementierung. Unklare Prozessdefinitionen oder fehlerhafte Konfigurationen wirken sich direkt auf mehrere Unternehmensbereiche aus. Für den Mittelstand bedeutet das eine klare Abwägung. Wer schnell Struktur in Vertrieb und Kundenmanagement bringen möchte, profitiert von einer schlanken Einführung. Wer hingegen eine zentrale Plattform für operative Abläufe sucht, muss bereit sein, Zeit, Ressourcen und Planung in die Implementierung zu investieren.

DSGVO, Datenschutz und Datenhaltung

Datenschutz ist für produzierende Betriebe in Deutschland und Europa kein optionales Thema. Unabhängig von Branche oder Unternehmensgröße müssen personenbezogene Daten DSGVO-konform verarbeitet werden. Dazu zählen nicht nur Kundendaten, sondern auch Kontakte aus Vertrieb, Marketing und Service. Gerade bei CRM- und ERP-Systemen stellt sich deshalb früh die Frage, wo Daten gespeichert werden, wie der Zugriff geregelt ist und welche Verantwortung beim Anbieter oder beim Unternehmen selbst liegt.

Datenhaltung und Compliance bei HubSpot

HubSpot stellt für seine Plattform umfangreiche Informationen zu Datenschutz, Sicherheit und Compliance bereit. Für europäische Unternehmen ist relevant, dass HubSpot Datenhosting innerhalb der Europäischen Union anbietet. Damit erfolgt die Verarbeitung personenbezogener Daten grundsätzlich im europäischen Rechtsraum. Wichtig ist dabei zu beachten, dass dies nur den bezahlten Accounts zur Verfügung steht. Zusätzlich stellt HubSpot Dokumentationen zur Auftragsverarbeitung, zu technischen und organisatorischen Maßnahmen sowie zu Sicherheitsstandards zur Verfügung. Welche konkreten Hosting-Optionen genutzt werden können, hängt vom jeweiligen Produkt und vom vertraglichen Setup ab und sollte im Einzelfall geprüft werden. HubSpot unterstützt Unternehmen dabei, DSGVO-Anforderungen technisch umzusetzen, ersetzt jedoch nicht die interne Verantwortung für Datenschutzprozesse.

👉 Leitfaden zur DSGVO-konformen Nutzung von HubSpot

Datenhaltung und Verantwortung bei Odoo

Bei Odoo ist die Datenhaltung stärker vom gewählten Betriebsmodell abhängig. Odoo kann sowohl als Cloud-Lösung genutzt als auch auf eigenen Servern betrieben werden. Entscheidet sich ein Unternehmen für ein Cloud-Angebot, gelten die Datenschutz- und Hosting-Bedingungen des jeweiligen Anbieters. Wird Odoo hingegen selbst gehostet, liegt die Verantwortung für Datenschutz und Datensicherheit vollständig beim Unternehmen. Dazu gehören unter anderem Zugriffskontrollen, Datensicherung, Löschkonzepte und technische Schutzmaßnahmen. Dieser Ansatz bietet mehr Kontrolle, erfordert jedoch auch entsprechendes internes Know-how und klar definierte Prozesse.

Gerade für produzierende Betriebe mit sensiblen Kunden- oder Projektdaten ist diese Unterscheidung entscheidend. Während Cloud-Plattformen viele Sicherheitsaspekte zentral abdecken, bedeutet Self-Hosting eine höhere Eigenverantwortung und einen höheren organisatorischen Aufwand. Unabhängig vom eingesetzten System gilt, dass Datenschutz nicht allein eine technische Frage ist. Unternehmen müssen interne Zuständigkeiten, Prozesse und Dokumentationen klar regeln. Sowohl HubSpot als auch Odoo können dabei unterstützen, setzen jedoch eine bewusste und verantwortungsvolle Nutzung voraus.

Welche Plattform passt zu welchem produzierenden Betrieb?

Die Entscheidung zwischen HubSpot und Odoo hängt stark davon ab, welcher Bereich im Unternehmen priorisiert wird. Beide Plattformen adressieren unterschiedliche Schwerpunkte und eignen sich für unterschiedliche Ausgangssituationen.

HubSpot ist besonders geeignet für:

• vertriebs- und marketinggetriebene Unternehmen
• Hersteller mit erklärungsbedürftigen Produkten
• Betriebe mit Fokus auf Leadgenerierung und Wachstum

HubSpot unterstützt vor allem dabei, Vertriebsprozesse zu strukturieren, Kundenbeziehungen transparent zu steuern und Marketing und Vertrieb enger miteinander zu verzahnen. Für Unternehmen, die ihre Marktansprache professionalisieren oder skalieren möchten, bietet das CRM einen klaren Mehrwert.

Odoo ist besonders geeignet für:

• produktions- und prozessorientierte Unternehmen
• Betriebe mit komplexen Fertigungs- und Lagerprozessen
• Unternehmen, die eine zentrale ERP-Lösung suchen

Odoo richtet sich vor allem an Unternehmen, die operative Abläufe konsolidieren und möglichst viele Geschäftsprozesse in einem System abbilden möchten. Der Fokus liegt auf interner Effizienz, Prozessdurchgängigkeit und Produktionssteuerung.

In der Praxis zeigt sich häufig, dass produzierende Betriebe beide Systemansätze kombinieren. Während ein ERP-System die operativen Abläufe steuert, übernimmt ein spezialisiertes CRM die strukturierte Vertriebs- und Kundenarbeit. Welche Plattform im Vordergrund steht, ist daher eine strategische Entscheidung.

Häufige Fragen zu HubSpot und Odoo im produzierenden Mittelstand

Fazit

Der Vergleich zwischen HubSpot und Odoo zeigt deutlich, dass beide Plattformen unterschiedliche Aufgaben erfüllen. HubSpot ist ein spezialisiertes CRM, das sich auf Vertrieb, Leadmanagement und Kundenbeziehungen konzentriert. Odoo hingegen ist eine ERP-Suite, die operative Prozesse wie Produktion, Lager und interne Abläufe in den Mittelpunkt stellt. Für produzierende Betriebe ist die Entscheidung daher weniger eine Frage des Funktionsumfangs als des strategischen Schwerpunkts. Unternehmen, die wachsen möchten, neue Kunden systematisch entwickeln und ihre Vertriebsarbeit transparenter gestalten wollen, profitieren von einem klar fokussierten CRM.

Betriebe, die ihre internen Abläufe konsolidieren und Produktionsprozesse zentral steuern möchten, benötigen dagegen eine leistungsfähige ERP-Plattform. In der Praxis zeigt sich häufig, dass CRM und ERP keine konkurrierenden Systeme sind, sondern sich sinnvoll ergänzen. Ein ERP steuert die operativen Prozesse, während ein CRM die Schnittstelle zum Kunden bildet. Entscheidend ist, welche Fragestellung aktuell im Vordergrund steht und welche Prozesse zuerst professionalisiert werden sollen. Wer diese Entscheidung bewusst trifft und die Systeme klar voneinander abgrenzt, schafft eine stabile Grundlage für nachhaltiges Wachstum im produzierenden Mittelstand.

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