Wann lohnt sich HubSpot CRM für Plattform- und Marktplatz-Unternehmen?

HubSpot CRM lohnt sich für Plattform- und Marktplatz-Unternehmen immer dann, wenn Wachstum Struktur braucht. Sobald Leads aus unterschiedlichen Kanälen kommen, mehrere Zielgruppen parallel angesprochen werden und Entscheidungen entlang einer komplexen Customer Journey getroffen werden müssen, reichen Tabellen, Einzeltools und manuelle Prozesse nicht mehr aus. Ein CRM wird dann zur strukturellen Grundlage – nicht für kurzfristige Marketingmaßnahmen, sondern für klare Prozesse, belastbare Entscheidungen und langfristige Skalierbarkeit.

Was ist HubSpot CRM – und welche Rolle spielt es für Plattformmodelle?

HubSpot CRM ist der Kern der HubSpot-Plattform. Es bildet die zentrale Datenbasis, in der alle Informationen zu Kontakten, Unternehmen, Interaktionen und Deals zusammenlaufen. Anders als viele klassische CRM-Systeme ist HubSpot nicht ausschließlich auf den Vertrieb ausgerichtet, sondern darauf, Marketing-, Vertriebs- und Service-Aktivitäten auf einer gemeinsamen Datenstruktur aufzubauen. Gerade für Plattform- und Marktplatz-Unternehmen ist dieser Ansatz entscheidend. In solchen Geschäftsmodellen entstehen Kontakte nicht linear, sondern über viele parallele Berührungspunkte: Website-Besuche, Suchanfragen, Newsletter-Anmeldungen, Angebotsvergleiche oder wiederholte Buchungsversuche.

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Ohne zentrales CRM bleiben diese Signale isoliert – mit der Folge, dass Unternehmen zwar Reichweite aufbauen, aber keine echte Übersicht über ihre Nachfrage entwickeln. HubSpot CRM übernimmt hier die Rolle einer verbindenden Schicht. Alle Interaktionen werden einem Kontaktprofil zugeordnet und lassen sich im Kontext betrachten. Marketing-Funktionen wie Formulare, E-Mail-Kampagnen oder Automatisierungen greifen direkt auf diese CRM-Daten zu. Das ermöglicht es, Interessenten nicht nur zu erfassen, sondern entlang ihrer jeweiligen Entscheidungsphase zu begleiten.

Für Plattformmodelle bedeutet das konkret: Das CRM ist nicht einfach ein Verwaltungstool, sondern die Grundlage für Segmentierung, Priorisierung und Personalisierung. Erst wenn klar ist, wer sich wofür interessiert, wie weit eine Person in ihrer Entscheidungsfindung ist und über welchen Kanal sie gekommen ist, lassen sich Prozesse sinnvoll automatisieren. HubSpot CRM schafft genau diese Transparenz und macht Wachstum planbar statt reaktiv.

Typische Herausforderungen von Plattform- und Marktplatz-Unternehmen

Plattform- und Marktplatzmodelle bringen strukturelle Herausforderungen mit sich, die sich deutlich von klassischen Unternehmensmodellen unterscheiden. Das liegt weniger an der Branche als an der Art, wie Nachfrage entsteht, verarbeitet und in Umsatz überführt wird. Viele Probleme treten dabei erst auf, wenn das Geschäft bereits wächst – und genau dann werden sie besonders teuer. Eine der zentralen Herausforderungen ist die Vielfalt der Zielgruppen. Plattformen richten sich in der Regel nicht nur an eine Personengruppe, sondern an mehrere Seiten gleichzeitig. Anbieter, Nachfrager, Partner oder wiederkehrende Nutzer verfolgen unterschiedliche Ziele und bewegen sich unterschiedlich durch die Plattform. Ohne klare Struktur verschwimmen diese Gruppen schnell in einer gemeinsamen Kontaktliste.

Hinzu kommt, dass Leads selten über einen einzigen Kanal entstehen. Typisch sind Kombinationen aus Website-Besuchen, Suchanfragen, Newsletter-Anmeldungen, Vergleichsseiten oder wiederholten Interaktionen über einen längeren Zeitraum. Ohne zentrales System lassen sich diese Berührungspunkte kaum sinnvoll zusammenführen. Das führt dazu, dass wichtige Signale verloren gehen oder isoliert betrachtet werden.

In der Praxis zeigt sich das häufig an folgenden Punkten:

• Interessenten erhalten identische Inhalte, obwohl ihre Bedürfnisse unterschiedlich sind.
• Marketing weiß nicht, welche Kontakte für den Vertrieb relevant sind.
• Sales kann nicht nachvollziehen, welche Inhalte ein Lead bereits konsumiert hat.
• Entscheidungen werden auf Basis von Einzelzahlen statt auf vollständigen Kontaktverläufen getroffen.

Ein weiteres Problem ist der steigende manuelle Aufwand. Je größer die Plattform wird, desto mehr Zeit fließt in Abstimmungen, Nachfassaktionen und manuelle Auswertungen. Was am Anfang noch überschaubar wirkt, entwickelt sich mit zunehmendem Volumen schnell zu einem operativen Engpass. Diese Herausforderungen sind kein Zeichen schlechter Arbeit, sondern eine natürliche Folge von Wachstum ohne strukturelle Grundlage. Genau an diesem Punkt stellt sich für viele Plattform- und Marktplatz-Unternehmen die Frage, ob bestehende Werkzeuge noch ausreichen – oder ob ein zentrales CRM notwendig wird, um Prozesse, Daten und Entscheidungen dauerhaft in Einklang zu bringen.

Wann lohnt sich HubSpot CRM konkret?

Die Frage, wann sich HubSpot CRM lohnt, lässt sich nicht mit einer festen Zahl oder Unternehmensgröße beantworten. Entscheidend ist nicht, wie viele Mitarbeitende ein Unternehmen hat oder wie hoch der Umsatz ist, sondern wie komplex die Prozesse geworden sind, mit denen Nachfrage verarbeitet wird. Ein klarer Wendepunkt ist erreicht, wenn Leads nicht mehr überschaubar „von allein“ konvertieren, sondern aktiv gesteuert werden müssen. Das ist häufig der Fall, wenn mehrere Kanäle gleichzeitig genutzt werden und sich Interessenten über einen längeren Zeitraum hinweg informieren, vergleichen und wiederkommen, bevor sie eine Entscheidung treffen.

Typische Anzeichen dafür, dass ein CRM wie HubSpot sinnvoll wird, sind:

• Leads kommen aus unterschiedlichen Quellen und lassen sich nicht mehr eindeutig zuordnen.
• Mehrere Zielgruppen müssen parallel angesprochen werden, etwa Anbieter und Nachfrager.
• Inhalte, Angebote oder Nachrichten unterscheiden sich je nach Entscheidungsphase.
• Marketing und Vertrieb arbeiten mit unterschiedlichen Datensätzen oder Annahmen.
• Auswertungen sind zeitaufwendig oder liefern widersprüchliche Ergebnisse.

In solchen Situationen übernimmt HubSpot CRM eine ordnende Funktion. Es sorgt dafür, dass alle relevanten Informationen an einem Ort zusammenlaufen und im Kontext betrachtet werden können. Auf dieser Basis lassen sich Prozesse standardisieren, Prioritäten setzen und wiederkehrende Abläufe automatisieren. Wichtig ist dabei eine realistische Erwartungshaltung. Ein CRM ersetzt keine Strategie und löst keine strukturellen Probleme von allein. Der Mehrwert entsteht erst dann, wenn klar definiert ist, welche Zielgruppen angesprochen werden sollen, wie die Customer Journey aufgebaut ist und welche Prozesse sinnvoll automatisiert werden können. Ist diese Grundlage gegeben, kann HubSpot CRM dabei helfen, Wachstum kontrollierbar zu machen statt es nur zu verwalten.

Praxisbeispiel: AdriaCamps – was sich an messbaren Ergebnissen wirklich ablesen lässt

AdriaCamps ist eine kroatische Camping-Agentur, die ihren Nutzerinnen und Nutzern die Möglichkeit bietet, aus einer Auswahl von mehr als 60 Campingplätzen zu wählen. Das Unternehmen wurde 2015 gegründet und startete laut HubSpot-Fallstudie mit einem vierköpfigen Team in einem stark umkämpften, saisonal geprägten Markt. Die Ausgangslage ist damit für viele Plattform- und Marktplatzmodelle gut vergleichbar: begrenzte Ressourcen, hoher Wettbewerbsdruck und die Herausforderung, Nachfrage nicht nur zu erzeugen, sondern auch sinnvoll zu steuern.

In der Case Study beschreibt CEO Alen Salamun, dass AdriaCamps bereits früh auf Online-Marketing gesetzt hat, inklusive E-Mail-Marketing. Gleichzeitig zeigte sich, dass diese Maßnahmen nur begrenzt Wirkung entfalteten, solange eine zentrale Grundlage fehlte: eine klare Struktur in den Kontaktdaten. Inhalte und Angebote wurden weitgehend an die gesamte Kontaktliste versendet – unabhängig davon, ob sich jemand gerade erst informierte oder bereits kurz vor einer Buchungsentscheidung stand. Genau an diesem Punkt setzte die Zusammenarbeit mit HubSpot an.

Von Zielgruppen zu Prozessen: Wie AdriaCamps vorgegangen ist

Im ersten Schritt definierte AdriaCamps mehrere Personas, darunter Paare im Ruhestand, Familien mit zwei Kindern sowie junge Paare. Diese Differenzierung diente nicht nur der Beschreibung der Zielgruppen, sondern wurde zur Grundlage für die weitere Prozessgestaltung. Parallel dazu nutzte das Team die SEO-Tools von HubSpot, um relevante Suchbegriffe zu identifizieren und daraus Inhalte für Blog, E-Mails und Landing-Pages zu entwickeln.

Ein zentraler Baustein war das systematische Sammeln von Daten. Laut Case Study wurden auf nahezu allen Seiten Calls-to-Action und Formulare integriert, um mehr Informationen über die Website-Besuchenden zu erhalten. Auf dieser Basis ordnete AdriaCamps Kontakte danach ein, in welcher Phase der Urlaubsplanung sie sich befanden – von der ersten Orientierung über die konkrete Überlegung bis hin zur Entscheidungsphase. Für jede dieser Phasen wurden automatisierte Workflows aufgebaut, die passende Inhalte und Angebote ausspielten.

Die Ergebnisse: Welche Zahlen AdriaCamps konkret nennt

Die Fallstudie macht die Effekte dieser Vorgehensweise mit klar benannten Kennzahlen greifbar. Wichtig ist dabei der zeitliche Bezug, den HubSpot selbst nennt. AdriaCamps berichtet, dass in den ersten sechs Monaten nach der Umsetzung 60 % mehr Leads und 66 % mehr Buchungen erzielt wurden als ursprünglich erwartet.

Darüber hinaus wird in der Case Study ein konkreter Spitzenwert genannt: In einem einzelnen Monat – dem Juli 2016 – verzeichnete AdriaCamps mehr als 50.000 Website-Besuchende. Dieser Wert wird nicht als dauerhaftes Monatsniveau dargestellt, sondern als Beispiel für die erreichte Reichweite in der Hochsaison.

Auch die Performance der E-Mail-Kampagnen wird beziffert. AdriaCamps nennt eine Öffnungsrate von 45 % sowie eine Klickrate von 20 %, was auf eine deutlich verbesserte Relevanz der versendeten Inhalte hindeutet.

Als eingesetzte Produkte führt die Case Study den Marketing Hub und den Sales Hub auf. Beide arbeiten auf der gemeinsamen Datenbasis der HubSpot-Plattform. In diesem Zusammenhang beschreibt Salamun auch die Bedeutung der Analysefunktionen und erwähnt, dass er das Marketing-Analytics-Dashboard regelmäßig – nach eigener Aussage mehrfach täglich – nutzt, um Entwicklungen und Kampagnen im Blick zu behalten. Für die Einordnung dieses Praxisbeispiels ist entscheidend, was daraus abgeleitet werden kann. AdriaCamps zeigt nicht, dass bestimmte Zahlen „garantiert“ erreichbar sind, sondern dass Plattform-Modelle dann profitieren, wenn Zielgruppen klar definiert, Daten konsequent erfasst und Prozesse entlang der Customer Journey strukturiert werden.

Genau an dieser Stelle wird verständlich, warum ein CRM beziehungsweise eine CRM-basierte Plattform zur Grundlage wird, um Nachfrage nicht nur zu erzeugen, sondern auch gezielt zu steuern.

👉 Hier findest du die vollständige Case Study zum nachlesen.

Warum diese Ergebnisse möglich wurden

Die in der Fallstudie beschriebenen Ergebnisse von AdriaCamps lassen sich nicht auf einen einzelnen Hebel zurückführen. Entscheidend war das Zusammenspiel mehrerer Maßnahmen, die gemeinsam dafür gesorgt haben, dass vorhandene Nachfrage strukturierter verarbeitet wurde.

Konkret lassen sich aus der Case Study folgende Faktoren ableiten:

• Klare Zielgruppentrennung: Durch definierte Personas konnten Inhalte und Angebote erstmals zielgerichtet ausgespielt werden, statt alle Kontakte gleich zu behandeln.
• Einordnung entlang der Customer Journey: Kontakte wurden danach unterschieden, ob sie sich noch in der Orientierungsphase befanden oder bereits kurz vor einer Buchungsentscheidung standen.
• Automatisierte Abläufe: Wiederkehrende Schritte wie E-Mail-Strecken und Follow-ups liefen über Workflows, statt manuell abgearbeitet zu werden.
• Zentrale Datengrundlage: Marketing-Aktivitäten, Kontaktinformationen und Auswertungen liefen in einem System zusammen und konnten im Zusammenhang betrachtet werden.
• Kontinuierliche Analyse: Entscheidungen basierten auf aktuellen Marketing-Analytics-Daten statt auf Einzelwerten oder Annahmen.

Zentrale HubSpot-Funktionen für Plattform- und Marktplatz-Unternehmen

Für Plattform- und Marktplatzmodelle ist nicht die Anzahl der verfügbaren Funktionen entscheidend, sondern deren Zusammenspiel. HubSpot ist so aufgebaut, dass zentrale Bausteine auf einer gemeinsamen Datenbasis arbeiten und sich gegenseitig ergänzen. Genau das macht die Plattform für komplexere Geschäftsmodelle interessant.

Besonders relevant sind dabei folgende Funktionen:

• Zentrale Kontakt- und Unternehmensdatenbank: Alle Informationen zu Kontakten, Unternehmen und Interaktionen laufen an einem Ort zusammen. Für Plattformen bedeutet das, dass verschiedene Zielgruppen sauber getrennt und dennoch im Zusammenhang betrachtet werden können.
• Formulare und Call-to-Actions: Über Formulare und CTAs lassen sich Leads strukturiert erfassen. Gleichzeitig entstehen dabei Datenpunkte, die später für Segmentierung und Automatisierung genutzt werden können.
• Eigenschaften und Listen zur Segmentierung: Kontakte können anhand von Merkmalen, Interessen oder Verhalten gruppiert werden. Das ist die Grundlage dafür, unterschiedliche Zielgruppen entlang ihrer jeweiligen Bedürfnisse anzusprechen.
• Workflows zur Automatisierung: Wiederkehrende Abläufe wie E-Mail-Strecken, interne Benachrichtigungen oder einfache Follow-ups lassen sich automatisieren. Gerade für kleinere Teams ist das ein wichtiger Hebel, um manuelle Arbeit zu reduzieren.
• Analyse- und Kampagnen-Dashboards: HubSpot stellt zentrale Auswertungen bereit, mit denen sich Kampagnen, Lead-Entwicklung und Interaktionen im Blick behalten lassen. Entscheidungen können so auf Basis konsistenter Daten getroffen werden.
• Datenschutz & DSGVO: Für Plattform- und Marktplatz-Unternehmen im DACH-Raum ist der Umgang mit personenbezogenen Daten ein zentrales Thema. HubSpot stellt Funktionen und europäische Rechenzentren (diese stehen Nutzern ab dem Starter Account zur Verfügung) bereit, die eine DSGVO-konforme Nutzung unterstützen. Die rechtssichere Umsetzung hängt jedoch immer von der konkreten Konfiguration und Nutzung durch das jeweilige Unternehmen ab. Hier findest noch mehr Informationen zum Thema Datenschutz.

In der Praxis zeigt sich, dass diese Funktionen vor allem dann ihren Nutzen entfalten, wenn sie nicht isoliert eingesetzt werden. Erst das Zusammenspiel aus Datenerfassung, Segmentierung, Automatisierung und Analyse ermöglicht es Plattform- und Marktplatz-Unternehmen, Nachfrage gezielt zu steuern statt nur auf sie zu reagieren.

Für wen HubSpot CRM weniger sinnvoll is

HubSpot CRM entfaltet seinen Mehrwert vor allem dann, wenn Plattform- oder Marktplatzmodelle eine gewisse Komplexität erreicht haben. Bei sehr geringem Lead-Volumen, klar linearen Prozessen oder fehlender Bereitschaft zur strukturierten Nutzung kann der organisatorische Aufwand den Nutzen übersteigen. In diesen Fällen sind einfachere Lösungen oft ausreichend. Entscheidend ist daher nicht das Tool, sondern der Reifegrad der eigenen Prozesse.

FAQ: Die wichtigsten Fragen zu HubSpot CRM für Plattform- und Marktplatz-Unternehmen

Fazit: Eine Frage der Struktur, nicht der Tools

HubSpot CRM lohnt sich für Plattform- und Marktplatz-Unternehmen nicht deshalb, weil es viele Funktionen bietet, sondern weil es Struktur schafft. Immer dann, wenn mehrere Zielgruppen parallel angesprochen werden, Leads aus unterschiedlichen Kanälen entstehen und Entscheidungen entlang einer komplexen Customer Journey getroffen werden müssen, wird ein zentrales CRM zur Voraussetzung für sauberes Wachstum. Das Beispiel AdriaCamps zeigt, dass messbare Effekte möglich sind, wenn Daten konsequent erfasst, Zielgruppen klar getrennt und Prozesse entlang der Entscheidungsphasen aufgebaut werden. Dabei geht es nicht um kurzfristige Optimierung, sondern um die Fähigkeit, Nachfrage langfristig zu verstehen und gezielt zu steuern.

Gleichzeitig ist HubSpot CRM kein Werkzeug für jeden Anwendungsfall. Bei sehr einfachen Strukturen, geringem Lead-Volumen oder fehlender Bereitschaft zur strukturierten Nutzung kann der Aufwand den Nutzen übersteigen. Entscheidend ist daher weniger das Tool selbst als der Reifegrad der eigenen Prozesse. Wer diesen Punkt erreicht hat, findet in HubSpot CRM eine belastbare Grundlage, um Marketing und Vertrieb nicht getrennt zu denken, sondern als zusammenhängendes System zu nutzen. Genau darin liegt der eigentliche Mehrwert für Plattform- und Marktplatzmodelle.

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