Welches CRM eignet sich für technische B2B-Dienstleister? HubSpot vs. Creatio vs. Nimble

Wenn du ein CRM für technische B2B-Dienstleister suchst, brauchst du vor allem drei Dinge: sauberes Lead Management, eine verständliche Pipeline und eine Lösung, die ohne riesiges IT-Projekt eingeführt werden kann. HubSpot deckt diese Basis im CRM mit Lead- und Pipeline-Funktionen ab und lässt sich für wachsende Teams schrittweise ausbauen. Creatio ist interessant, wenn du sehr individuelle Workflows modellieren willst und dafür Zeit und Ressourcen einplanst. Nimble passt eher, wenn der Fokus auf Kontakt- und Beziehungsmanagement liegt und der Vertriebsprozess bewusst schlank bleiben soll.

Warum technische B2B-Dienstleister besondere Anforderungen an ein CRM haben

Technische B2B-Dienstleister unterscheiden sich in ihrem Vertriebsalltag deutlich von Unternehmen im klassischen Produkt- oder E-Commerce-Umfeld. Leistungen sind häufig erklärungsbedürftig, technisch komplex oder stark von individuellen Kundenanforderungen abhängig. Entsprechend verläuft auch der Verkaufsprozess nicht impulsiv, sondern strukturiert und über mehrere Schritte hinweg. Typisch ist, dass technische B2B-Dienstleister mit längeren Entscheidungszyklen arbeiten. Angebote werden geprüft, intern abgestimmt und häufig mehrfach nachgeschärft. Auf Kundenseite sind zudem meist mehrere Ansprechpartner beteiligt – etwa aus Technik, Einkauf, Management oder Controlling. Ein einzelner Kontakt reicht selten aus, um einen Deal erfolgreich abzuschließen.

Genau hier stößt eine einfache Kontaktverwaltung schnell an ihre Grenzen. Ohne CRM verteilen sich Informationen auf E-Mails, Notizen oder einzelne Excel-Listen. Der Überblick geht verloren, Übergaben zwischen Marketing und Vertrieb werden fehleranfällig und der Status einzelner Leads ist nicht mehr transparent nachvollziehbar. Ein CRM für technische B2B-Dienstleister muss deshalb mehr leisten als nur Kontaktdaten speichern. Es sollte in der Lage sein, Leads strukturiert zu erfassen, sie entlang definierter Vertriebsphasen weiterzuentwickeln und alle relevanten Touchpoints zentral zu dokumentieren. Nur so lassen sich komplexe Vertriebsprozesse nachvollziehbar steuern und sauber auswerten.

Gleichzeitig stehen viele technische Dienstleister vor der Herausforderung, dass interne Ressourcen begrenzt sind. Große IT-Projekte oder stark individualisierte Systeme sind im Alltag oft schwer umzusetzen. Umso wichtiger ist eine Lösung, die den realen Vertriebsprozess abbildet, ohne die Organisation unnötig zu überfordern.

Typische CRM-Anforderungen technischer B2B-Dienstleister

Ein CRM für technische B2B-Dienstleister muss vor allem dabei helfen, komplexe Vertriebsprozesse übersichtlich und nachvollziehbar abzubilden.

Typische Anforderungen sind:

• Zentrales Kontakt- und Account-Management: Verwaltung mehrerer Ansprechpartner pro Unternehmen inklusive Rollen, Historie und Zuständigkeiten.
• Strukturierte Sales-Pipelines: Abbildung längerer Vertriebszyklen mit klar definierten Phasen – vom Erstkontakt bis zum Abschluss.
• Lead-Erfassung und -Qualifizierung: Systematische Erfassung von Anfragen und Leads sowie deren Weiterentwicklung entlang des Vertriebsprozesses.
• Dokumentation aller Touchpoints: Nachvollziehbare Historie von E-Mails, Gesprächen, Meetings und Angeboten an einem zentralen Ort.
• Übergabe zwischen Marketing und Vertrieb: Klare Zuordnung, wann ein Kontakt vom Marketing an den Vertrieb übergeben wird.
• Transparenz für Forecasts und Planung: Überblick über offene Chancen, Deal-Status und erwartete Umsätze.
• Skalierbarkeit für wachsende Teams: Möglichkeit, Prozesse und Nutzerstrukturen mit zunehmendem Vertriebsvolumen anzupassen.
• DSGVO-konforme Datenhaltung: Rollen- und Rechtekonzepte sowie transparente Verarbeitung personenbezogener Daten.

Diese Anforderungen bilden die Grundlage für den folgenden Tool-Vergleich und helfen dabei, die Unterschiede zwischen HubSpot, Creatio und Nimble realistisch einzuordnen.

Überblick: HubSpot, Creatio und Nimble im Kurzprofil

HubSpot CRM

HubSpot ist eine CRM-Plattform, die zentrale Funktionen wie Kontakt-, Lead- und Pipeline-Management in einer Oberfläche bündelt. Der Fokus liegt auf Übersichtlichkeit und einer strukturierten Abbildung von Vertriebsprozessen. Besonders für kleine und mittelständische Unternehmen bietet HubSpot einen vergleichsweise einfachen Einstieg, da das CRM schrittweise erweitert werden kann und kein umfangreiches Customizing voraussetzt.

Creatio

Creatio ist eine CRM-Plattform mit starkem Low-Code-Ansatz. Unternehmen können Vertriebs- und Geschäftsprozesse sehr individuell modellieren und anpassen. Diese Flexibilität macht Creatio vor allem für Organisationen mit komplexen Anforderungen interessant, geht jedoch mit einem höheren Einrichtungs- und Pflegeaufwand einher.

Nimble

Nimble positioniert sich als leichtgewichtiges CRM mit Fokus auf Kontakt- und Beziehungsmanagement. Es bündelt Kontaktdaten, Kommunikationshistorien und Interaktionen an einem zentralen Ort. Für einfache Vertriebsprozesse bietet Nimble grundlegende Pipeline-Funktionen, ist jedoch weniger auf komplexe B2B-Sales-Strukturen ausgelegt.

Vergleichstabelle: HubSpot, Creatio und Nimble im Überblick

CRM-Vergleich für technische B2B-Dienstleister

Lead Management im technischen B2B-Vertrieb

Im technischen B2B-Umfeld ist Lead Management mehr als das bloße Erfassen von Kontaktdaten. Anfragen müssen eingeordnet, qualifiziert und über einen längeren Zeitraum weiterentwickelt werden.

HubSpot bietet hierfür eine strukturierte Lead- und Deal-Logik, bei der Kontakte klar zwischen Marketing-Leads und Vertriebschancen unterschieden werden können. Leads lassen sich systematisch in Pipelines überführen und weiterbearbeiten.

Creatio ermöglicht ebenfalls ein umfassendes Lead Management, das stark an individuelle Prozesse angepasst werden kann. Die Ausgestaltung hängt dabei wesentlich von der zuvor definierten Prozesslogik ab.

Nimble unterstützt die Verwaltung von Leads auf einer grundlegenden Ebene. Der Schwerpunkt liegt hier weniger auf komplexer Qualifizierung, sondern auf der Pflege von Kontakten und Beziehungen.

Sales-Pipelines und Vertriebsphasen

Technische B2B-Dienstleister arbeiten häufig mit mehreren Vertriebsphasen, in denen Angebote geprüft, angepasst und intern abgestimmt werden.

HubSpot stellt standardisierte Pipelines zur Verfügung, die sich an typische B2B-Vertriebsprozesse anlehnen und anpassen lassen. Dadurch bleibt der Status einzelner Deals für alle Beteiligten nachvollziehbar.

Creatio verfolgt einen deutlich flexibleren Ansatz. Vertriebsphasen und Übergänge können individuell modelliert werden, was insbesondere bei sehr spezifischen oder organisationsübergreifenden Prozessen relevant ist.

Nimble bietet einfache Pipeline-Funktionen, die für überschaubare Vertriebsprozesse ausreichen, bei komplexeren Abläufen jedoch an Grenzen stoßen.

Anpassbarkeit und Prozesslogik

Ein zentrales Unterscheidungsmerkmal zwischen den Lösungen liegt in der Frage, wie stark sich Prozesse anpassen lassen.

HubSpot setzt auf Konfiguration innerhalb vorgegebener Strukturen. Das erleichtert die Einführung und sorgt für klare Abläufe, begrenzt aber den Grad individueller Prozessmodellierung.

Creatio ist als Low-Code-Plattform auf maximale Flexibilität ausgelegt. Prozesse können sehr granular angepasst werden, was jedoch ein höheres Maß an Planung, Pflege und technischem Verständnis erfordert.

Nimble konzentriert sich bewusst auf einfache Strukturen und verzichtet weitgehend auf komplexes Customizing.

Bedienbarkeit und Einführung im Arbeitsalltag

Für technische B2B-Dienstleister spielt die praktische Nutzbarkeit im Alltag eine zentrale Rolle. CRM-Systeme müssen von Vertriebsteams akzeptiert und konsequent genutzt werden.

HubSpot ist darauf ausgelegt, ohne umfangreiche Schulungs- oder Einführungsprojekte einsatzbereit zu sein. Viele Unternehmen starten mit einem überschaubaren Funktionsumfang und erweitern diesen schrittweise.

Creatio wird in der Regel projektbasiert eingeführt. Die hohe Flexibilität geht mit einem höheren Einrichtungs- und Abstimmungsaufwand einher.

Nimble punktet durch einen sehr schnellen Einstieg, ist funktional jedoch bewusst schlanker gehalten.

Skalierbarkeit für wachsende Teams

Mit zunehmendem Vertriebsvolumen steigen die Anforderungen an Transparenz und Steuerung.

HubSpot ist darauf ausgelegt, mit wachsenden Teams mitzuwachsen und zusätzliche Funktionen modular zu ergänzen.

Creatio eignet sich besonders für Organisationen, die von Beginn an sehr komplexe oder stark individualisierte Strukturen abbilden müssen.

Nimble ist vor allem für kleinere Teams konzipiert und stößt bei stark wachsendem Vertriebsaufwand schneller an strukturelle Grenzen.

Praxisbeispiel: Wie net4energy HubSpot im technischen B2B-Vertrieb einsetzt

net4energy ist eine technische B2B-Plattform im Energiebereich, die Unternehmen bei der Umsetzung der persönlichen Energiewende unterstützt. Schon bevor aus dem Projekt ein eigenständiges Unternehmen wurde, entschied sich das Team im zweiten Quartal 2019 für den Einsatz von HubSpot. Genutzt werden seitdem mehrere Module der Plattform, darunter HubSpot CRM, Marketing Hub, Sales Hub und CMS Hub.

🔗 Vollständige HubSpot Case Study net4energy

Ausgangslage und Zielsetzung

Gestartet ist net4energy als kleines Team mit vier Mitarbeitenden und zwei Geschäftsführenden. Von Beginn an stand fest, dass Vertrieb, Marketing und Content-Management nicht in getrennten Systemen stattfinden sollten. Ziel war es, alle zentralen Prozesse in einer gemeinsamen Plattform abzubilden und so eine einheitliche Datenbasis für das gesamte Team zu schaffen – ohne Tool-Brüche und ohne aufwendige Sonderlösungen.

Gerade für einen technischen B2B-Dienstleister mit erklärungsbedürftigen Leistungen ist diese Transparenz entscheidend. Leads entstehen über verschiedene Kanäle, müssen sauber eingeordnet und über einen längeren Zeitraum weiterentwickelt werden. Genau hier sollte HubSpot unterstützen.

Einsatz von HubSpot im Tagesgeschäft

Im Arbeitsalltag nutzt net4energy HubSpot für mehrere zentrale Aufgabenbereiche. Das CRM dient als zentrale Anlaufstelle für Kontakte und Leads, während über den Content Hub Inhalte veröffentlicht und die Website gepflegt wird. Der Marketing Hub kommt für automatisierte E-Mails, Nurturing-Prozesse und Kampagnen zum Einsatz, ergänzt durch den Sales Hub zur Strukturierung von Vertriebsabläufen und Pipelines.

Laut Case Study sind bei net4energy mehr als 600 automatisierte E-Mails im Einsatz, die durch das Verhalten der Nutzer auf der Website ausgelöst werden. Dadurch lassen sich Leads gezielt weiterentwickeln und Informationen zum richtigen Zeitpunkt bereitstellen – ohne manuelle Nacharbeit im Vertrieb.

Ergebnisse auf Basis der Case Study

Die Entwicklung der Zahlen zeigt, wie konsequent net4energy die Plattform nutzt:

• Der Website-Traffic stieg von rund 21.000 Besuchen im Januar 2020 auf etwa 190.000 Besuche im Januar 2021. Das entspricht einem Wachstum von rund 900 % innerhalb eines Jahres.
• Die Lead-Generierung entwickelte sich von etwa 700 Leads im Jahr 2019 auf rund 10.000 Leads im Jahr 2020. Im Juli 2021 lag das Unternehmen bereits bei circa 8.500 Leads im laufenden Jahr.
• Insgesamt generiert net4energy laut Case Study rund 10.000 neue Leads pro Jahr.
• Als Grundlage für diese Entwicklung dienen etwa 800 veröffentlichte Blogartikel, die gezielt für Inbound-Marketing und Lead-Gewinnung eingesetzt werden.

Das Praxisbeispiel net4energy zeigt sehr anschaulich, wie ein technischer B2B-Dienstleister ein CRM nicht isoliert, sondern als Teil einer integrierten Plattform nutzt. Im Fokus stehen dabei klare Prozesse, eine zentrale Datenbasis und die strukturierte Weiterentwicklung von Leads über Marketing und Vertrieb hinweg.

Für wen eignet sich welches CRM?

Welche CRM-Lösung passt, hängt weniger vom Tool als von den eigenen Anforderungen ab. Technische B2B-Dienstleister sollten vor allem prüfen, wie komplex der eigene Vertriebsprozess ist, wie viele Personen daran beteiligt sind und wie stark das System mit dem Unternehmen mitwachsen soll.

Der Vergleich zeigt: Alle drei Lösungen adressieren unterschiedliche Schwerpunkte – von strukturierter Skalierung über maximale Flexibilität bis hin zu bewusst einfacher Kontaktverwaltung.

HubSpot: Struktur und Skalierung für technische B2B-Dienstleister

HubSpot eignet sich besonders für technische B2B-Dienstleister, die ihren Vertriebsprozess klar strukturieren und gleichzeitig Raum für Wachstum lassen möchten. Der Fokus liegt auf Übersichtlichkeit, einer sauberen Pipeline-Logik und der zentralen Verwaltung von Leads und Kontakten.

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Typisch ist der Einsatz in Unternehmen, die mit erklärungsbedürftigen Leistungen arbeiten, mehrere Ansprechpartner pro Kunde betreuen und ihren Vertrieb Schritt für Schritt professionalisieren wollen. HubSpot bietet dafür eine klare Grundstruktur, ohne von Beginn an ein aufwendiges Einführungsprojekt zu erfordern. Gerade im Mittelstand ist dieser pragmatische Ansatz häufig ein entscheidender Faktor.

Creatio: Hohe Flexibilität für individuelle Prozessanforderungen

Creatio richtet sich vor allem an Unternehmen, die sehr spezifische oder stark abweichende Vertriebsprozesse abbilden müssen. Durch den Low-Code-Ansatz lassen sich Abläufe detailliert modellieren und an individuelle Organisationsstrukturen anpassen.

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Diese Flexibilität kann ein Vorteil sein, geht jedoch mit einem höheren Planungs- und Implementierungsaufwand einher. Creatio wird daher häufig in Umgebungen eingesetzt, in denen ausreichend interne Ressourcen oder externe Unterstützung für Konzeption, Umsetzung und laufende Pflege vorhanden sind.

Nimble: Schlanke Lösung für einfache Vertriebsstrukturen

Nimble ist vor allem für kleinere Teams interessant, die den Fokus auf Kontakt- und Beziehungsmanagement legen. Das Tool eignet sich, um Interaktionen zentral zu bündeln und einen schnellen Überblick über Kontakte zu behalten.

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Für technische B2B-Dienstleister mit komplexen Vertriebsphasen oder längeren Entscheidungsprozessen ist Nimble hingegen eher eine Lösung für einfache Szenarien. Sobald Lead-Qualifizierung, Pipeline-Transparenz oder Forecasting eine größere Rolle spielen, stoßen schlanke Systeme naturgemäß an Grenzen.

DSGVO und Datenschutz im technischen B2B-Vertrieb

Für technische B2B-Dienstleister ist ein CRM ein zentrales System im Umgang mit personenbezogenen Daten. Die Auswahl sollte daher nicht nur nach funktionalen Kriterien erfolgen, sondern auch unter Berücksichtigung von Datenschutz- und Compliance-Aspekten. Wichtig ist dabei eine realistische Erwartungshaltung: Ein CRM kann DSGVO-konforme Prozesse unterstützen, aber nicht eigenständig garantieren.

Personenbezogene Daten im technischen B2B-Vertrieb

Auch im B2B-Umfeld werden personenbezogene Daten verarbeitet. Technische B2B-Dienstleister arbeiten mit Ansprechpartnern auf Kundenseite, dokumentieren Kommunikation, Angebote und Vertriebsstände. Namen, geschäftliche Kontaktdaten und Gesprächsverläufe fallen damit unter die Regelungen der DSGVO. Ein CRM-System spielt in diesem Zusammenhang eine zentrale Rolle, da es diese Informationen bündelt und für verschiedene Nutzer zugänglich macht. Umso wichtiger ist es, Datenschutz und Datenhoheit von Beginn an mitzudenken.

Rolle des CRM-Systems bei der DSGVO-konformen Nutzung

CRM-Systeme können technische und organisatorische Voraussetzungen schaffen, um eine DSGVO-konforme Nutzung zu unterstützen.

Dazu gehören unter anderem:

• differenzierte Benutzer- und Rollenrechte,
• transparente Datenhaltung an zentraler Stelle,
• dokumentierte Zugriffe und Änderungen,
• strukturierte Prozesse zur Verwaltung von Kontakten und Leads.

Entscheidend ist dabei: Das CRM stellt lediglich die Werkzeuge bereit. Ob diese auch korrekt eingesetzt werden, hängt von den internen Abläufen und Zuständigkeiten im Unternehmen ab.

Sowohl HubSpot, Creatio als auch Nimble bieten grundlegende Funktionen zur Nutzer- und Rechteverwaltung. Damit können Unternehmen Zugriffe steuern und Daten strukturiert verwalten. Eine rechtssichere Umsetzung der DSGVO ergibt sich jedoch nie allein durch die Wahl des Tools. Sie erfordert immer ein Zusammenspiel aus Software, klar definierten Prozessen und organisatorischen Maßnahmen – etwa in Bezug auf Zugriffsrechte, Löschkonzepte oder Dokumentationspflichten.

FAQ – CRM für technische B2B-Dienstleister

Fazit: Welches CRM überzeugt technische B2B-Dienstleister langfristig?

Technische B2B-Dienstleister stehen im Vertrieb vor besonderen Herausforderungen. Leistungen sind erklärungsbedürftig, Entscheidungsprozesse ziehen sich über mehrere Phasen und häufig sind verschiedene Ansprechpartner auf Kundenseite beteiligt. Ein CRM muss diesen Anforderungen gerecht werden, ohne den Arbeitsalltag durch unnötige Komplexität zu erschweren. Der Vergleich von HubSpot, Creatio und Nimble zeigt, dass es nicht das eine richtige CRM für alle gibt. Die Systeme setzen unterschiedliche Schwerpunkte und richten sich an unterschiedliche Organisationsstrukturen.

Während Nimble vor allem für einfache Kontakt- und Beziehungsverwaltung geeignet ist, richtet sich Creatio an Unternehmen mit sehr individuellen Prozessanforderungen und entsprechenden Ressourcen für Implementierung und Pflege. Für viele technische B2B-Dienstleister im Mittelstand erweist sich HubSpot als pragmatischer Mittelweg. Das CRM bietet eine klare Struktur für Lead- und Vertriebsprozesse, lässt sich vergleichsweise schnell einführen und kann mit dem Unternehmen mitwachsen. Das Praxisbeispiel net4energy zeigt, wie ein technischer Dienstleister HubSpot nutzt, um Marketing-, Vertriebs- und Content-Prozesse auf einer gemeinsamen Plattform zu bündeln und systematisch weiterzuentwickeln.

Entscheidend bei der CRM-Auswahl ist weniger der Funktionsumfang auf dem Papier als die Frage, wie gut das System zum eigenen Vertriebsprozess passt. Technische B2B-Dienstleister sollten daher genau prüfen, wie komplex ihre Abläufe sind, welche internen Ressourcen zur Verfügung stehen und welche Anforderungen in Zukunft hinzukommen könnten. Wer diese Fragen ehrlich beantwortet und das CRM nicht als reines Verwaltungstool, sondern als strategische Grundlage für Vertrieb und Wachstum versteht, schafft eine solide Basis für nachhaltigen Erfolg im technischen B2B-Umfeld.

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