Ist HubSpot CRM für Versicherungen geeignet? Digitale Lead-Gewinnung im Praxischeck

Versicherungen stehen bei der digitalen Lead-Gewinnung vor besonderen Anforderungen: Anfragen müssen strukturiert erfasst, DSGVO-konform verarbeitet und intern sauber weitergegeben werden. HubSpot CRM unterstützt genau diese Prozesse, indem digitale Anfragen zentral im CRM zusammenlaufen und transparent weiterbearbeitet werden können. Wie das in der Praxis funktioniert, zeigt unter anderem das Praxisbeispiel IDEAL Vorsorge, das über kürzere Reaktionszeiten, effizientere Abläufe und eine gesteigerte Lead-Performance berichtet.

Warum Versicherungen heute eine professionelle CRM-Lösung brauchen

Die Versicherungsbranche gehört zu den Bereichen, in denen Kundenbeziehungen besonders komplex sind. Produkte sind selten selbsterklärend, Beratungsprozesse erstrecken sich oft über mehrere Kontaktpunkte, und Entscheidungen fallen nicht spontan. Interessentinnen und Interessenten vergleichen Angebote, stellen Rückfragen und erwarten eine konsistente Betreuung – unabhängig davon, über welchen Kanal der Erstkontakt zustande kam. Gleichzeitig hat sich die Lead-Gewinnung in den vergangenen Jahren deutlich verändert. Neben persönlichen Empfehlungen spielen digitale Kanäle wie Websites, Kontaktformulare, Kampagnen oder Vergleichsplattformen eine immer größere Rolle.

Anfragen entstehen nicht mehr ausschließlich im direkten Gespräch, sondern verteilt über verschiedene Touchpoints – häufig asynchron und zeitversetzt. Ohne eine zentrale CRM-Lösung führt diese Entwicklung schnell zu organisatorischen Problemen. Informationen liegen in E-Mails, Notizen oder Tabellen verteilt, Zuständigkeiten sind nicht eindeutig geregelt, und der Überblick über den aktuellen Status eines Kontakts geht verloren. Besonders kritisch wird das, wenn mehrere Mitarbeitende an der Bearbeitung beteiligt sind oder Leads zwischen Marketing und Vertrieb übergeben werden müssen. Hinzu kommt der dokumentarische Anspruch der Branche.

Beratungsverläufe, Kontaktzeitpunkte und Gesprächsnotizen müssen nachvollziehbar sein – nicht nur aus Effizienzgründen, sondern auch im Hinblick auf interne Transparenz und regulatorische Anforderungen. Ein professionelles CRM schafft hier die Grundlage, um Kontakte strukturiert zu erfassen, Interaktionen nachvollziehbar zu dokumentieren und Prozesse einheitlich abzubilden. Eine CRM-Lösung ist damit kein reines Verwaltungstool, sondern ein organisatorisches Fundament. Sie unterstützt Versicherungen dabei, digitale Anfragen systematisch zu bearbeiten, Reaktionszeiten zu verkürzen und Kundenbeziehungen langfristig konsistent zu steuern – unabhängig davon, wie komplex das Produkt oder der Entscheidungsprozess ist.

Welche Anforderungen Versicherungen an ein CRM stellen müssen

Ein CRM-System für Versicherungen muss deutlich mehr leisten als die reine Speicherung von Kontaktdaten. Aufgrund erklärungsbedürftiger Produkte, längerer Entscheidungsprozesse und regulatorischer Rahmenbedingungen steht nicht das Tool, sondern die saubere Abbildung von Prozessen im Vordergrund.

Aus der Praxis lassen sich mehrere grundlegende Anforderungen ableiten, die ein CRM aus Sicht von Versicherungen erfüllen sollte:

• Zentrale Kontaktverwaltung: Alle relevanten Informationen zu Interessenten und Bestandskunden sollten in einem einheitlichen Datensatz zusammenlaufen, um einen vollständigen Überblick über den Kontaktverlauf zu ermöglichen.
• Zusammenführung mehrerer Kontaktpunkte: Digitale Anfragen über Website-Formulare, E-Mails, telefonische Rückfragen oder persönliche Gespräche müssen nachvollziehbar miteinander verknüpft werden können.
• Nachvollziehbare Dokumentation: Beratungsverläufe, Kontaktzeitpunkte und interne Notizen sollten strukturiert erfasst werden, damit Informationen auch bei wechselnden Zuständigkeiten erhalten bleiben.
• Unterstützung datenschutzkonformer Prozesse: Da Versicherungen mit personenbezogenen Daten arbeiten, muss ein CRM so eingesetzt werden können, dass Zugriffe, Einwilligungen und Datenverarbeitung transparent abgebildet werden.
• Klare Übergaben zwischen Marketing und Vertrieb: Wenn Leads digital generiert werden, braucht es definierte Prozesse für Qualifizierung und Weitergabe, um Informationsverluste und Verzögerungen zu vermeiden.
• Skalierbarkeit für wachsende Anforderungen: Das System sollte nicht nur für den aktuellen Stand funktionieren, sondern auch bei steigenden Anfragezahlen oder größeren Teams nutzbar bleiben.

Ein CRM ist für Versicherungen kein isoliertes IT-Tool, sondern eine organisatorische Grundlage. Es schafft die Struktur, um digitale Anfragen kontrolliert zu bearbeiten und Kundenbeziehungen konsistent zu steuern – unabhängig davon, wie komplex Produkt oder Beratungssituation sind.

HubSpot CRM für Versicherungen – die wichtigsten Funktionen im Überblick

Ein CRM-System entfaltet seinen Nutzen erst dann, wenn es zentrale Informationen bündelt und im Arbeitsalltag tatsächlich genutzt wird. Für Versicherungen sind dabei weniger ausgefallene Spezialfunktionen entscheidend, sondern vor allem eine stabile, übersichtliche Grundlage für die tägliche Arbeit mit Interessenten und Kunden. HubSpot CRM stellt genau diese Basis bereit und wird branchenübergreifend eingesetzt – auch im beratungsintensiven Dienstleistungsumfeld. Für Versicherungen sind insbesondere folgende Funktionen relevant:

Zentrale Kontakt- und Unternehmensverwaltung

Im HubSpot CRM werden Kontakte in einheitlichen Datensätzen geführt. Dort lassen sich grundlegende Informationen wie Kontaktdaten, Zugehörigkeiten zu Unternehmen sowie der aktuelle Bearbeitungsstand übersichtlich darstellen. Für Versicherungen bedeutet das: Alle relevanten Informationen zu einem Interessenten oder Kunden sind an einem Ort gebündelt und nicht auf mehrere Systeme verteilt.

Erfassung digitaler Anfragen über Formulare

Digitale Anfragen, etwa über Website-Formulare, können direkt im CRM erfasst und bestehenden Kontakten zugeordnet werden. So entsteht eine durchgängige Verbindung zwischen digitaler Lead-Gewinnung und interner Weiterbearbeitung. Gerade bei mehreren gleichzeitigen Anfragen hilft das, den Überblick zu behalten und Anfragen strukturiert zu priorisieren.

Dokumentation von Interaktionen und Aktivitäten

Ein weiterer zentraler Aspekt ist die Nachvollziehbarkeit von Kontakten. Im CRM lassen sich Aktivitäten wie E-Mail-Kommunikation, Gesprächsnotizen oder interne Kommentare dokumentieren. Das ist besonders relevant, wenn mehrere Personen an der Betreuung beteiligt sind oder ein Lead im Verlauf an andere Zuständige übergeben wird.

Gemeinsame Nutzung im Team

HubSpot CRM ist darauf ausgelegt, von mehreren Nutzern gleichzeitig verwendet zu werden. Teams greifen auf dieselben Kontaktdaten zu und arbeiten auf einer gemeinsamen Informationsbasis. Das reduziert Rückfragen, vermeidet doppelte Arbeit und schafft Transparenz über den aktuellen Stand einzelner Anfragen.

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Wie Versicherungen HubSpot CRM konkret einsetzen

Viele Versicherungen gewinnen heute einen wachsenden Teil ihrer Anfragen digital – über Websites, Kampagnen oder spezialisierte Landing Pages. In der Praxis fehlt jedoch häufig eine zentrale Plattform, auf der diese Anfragen systematisch zusammenlaufen. Stattdessen werden Leads über mehrere Tools, E-Mail-Postfächer oder Listen verteilt verarbeitet. Das erschwert nicht nur die Zusammenarbeit zwischen Marketing und Vertrieb, sondern verzögert auch die Reaktion auf neue Anfragen.

Genau diese Ausgangslage beschreibt die HubSpot-Fallstudie zur IDEAL Vorsorge. Vor der Einführung von HubSpot nutzte das Unternehmen verschiedene, miteinander verknüpfte Systeme für die Lead-Generierung und interne Abläufe, darunter unter anderem Perspective Funnels sowie weitere Einzeltools. Ein zentrales CRM, das alle Kundeninteraktionen über den gesamten Prozess hinweg abbildet, war zu diesem Zeitpunkt nicht im Einsatz.

Praxisbeispiel: IDEAL Vorsorge – Einführung einer zentralen CRM-Plattform

Im Sommer 2021 entschied sich die IDEAL Vorsorge GmbH, HubSpot als zentrale CRM-Plattform für Marketing- und Vertriebsprozesse einzuführen. Ziel war es, die digitale Lead-Gewinnung zu strukturieren und die Zusammenarbeit zwischen Marketing und Vertrieb zu verbessern. Laut Fallstudie war IDEAL Vorsorge dabei das erste Unternehmen, das aufgrund der DSGVO auf einem europäischen HubSpot-Server gestartet ist.

Für den Einstieg setzte das Unternehmen bewusst auf einen testbasierten Ansatz. Zunächst wurden zwei Kampagnen zur Lead-Generierung umgesetzt: ein digitales Produkt mit höherer Komplexität sowie anschließend eine Kampagne für eine Sterbegeldversicherung. Letztere diente unter anderem dazu, Prozesse gezielt zu testen und zu optimieren.

Messbare Ergebnisse aus der Praxis

Es lassen sich mehrere messbare Effekte festhalten. So konnte die Erstellung von Landing Pages deutlich beschleunigt werden. Gleichzeitig reagierte das Team schneller auf eingehende Anfragen, und die Anzahl der generierten Leads stieg spürbar an. Konkret werden eine zehnfach schnellere Landingpage-Erstellung, eine um 50 % verkürzte Reaktionszeit auf Leads sowie 75 % mehr Leads ausgewiesen.

In einem weiteren Optimierungsschritt rückte die Erreichbarkeit der Interessenten in den Fokus. Bei der Auswertung zeigte sich, dass viele Leads beim ersten Rückruf nicht erreicht wurden. Durch eine Anpassung der Kontaktstrategie und eine schnellere Nachverfolgung verbesserte sich die Situation deutlich: Statt etwa der Hälfte waren anschließend rund acht von zehn Leads erreichbar. Diese Verbesserung entspricht einer Steigerung von 75 Prozent – bezogen ausschließlich auf die Erreichbarkeit beim Rückruf.

Auch die Umsetzungsgeschwindigkeit wird in diesem Zusammenhang greifbar. Für ein Projekt im Bereich der Sterbegeldversicherung – von der strategischen Planung über Marketing- und Vertriebsprozesse bis hin zur finalen Landing Page inklusive Formularen – wird ein Zeitraum von rund drei Wochen genannt.

Was Versicherungen daraus mitnehmen können

Das Beispiel IDEAL Vorsorge zeigt keine allgemeingültige Blaupause, macht aber deutlich, welche Faktoren in der Praxis eine Rolle spielen. Eine zentrale CRM-Plattform schafft Transparenz über digitale Anfragen, verkürzt Reaktionszeiten und erleichtert die Zusammenarbeit zwischen Marketing und Vertrieb. Gleichzeitig wird sichtbar, wie wichtig strukturierte Tests, klare Prozesse und eine saubere Datengrundlage für die Weiterentwicklung digitaler Lead-Gewinnung sind.

Zusammengefasst lassen sich aus dem Praxisbeispiel folgende Punkte ableiten:

• Zentralisierung statt Tool-Wildwuchs: Digitale Anfragen lassen sich übersichtlicher steuern, wenn sie an einer Stelle zusammenlaufen.
• Schnelle Reaktionszeiten sind entscheidend: Eine zeitnahe Kontaktaufnahme erhöht die Erreichbarkeit von Interessenten deutlich.
• Klare Prozesse zwischen Marketing und Vertrieb: Einheitliche Abläufe reduzieren Reibungsverluste und schaffen Transparenz im Team.
• Iteratives Vorgehen statt Einmal-Projekt: Tests, Auswertungen und Anpassungen sind ein wichtiger Bestandteil erfolgreicher Lead-Gewinnung.
• Daten als Grundlage für Optimierung: Nur wer Zugriff auf strukturierte und aktuelle Daten hat, kann Prozesse gezielt weiterentwickeln.
  

👉 Hier kannst du das vollständige Fallbeispiel nachlesen

Welche Vorteile HubSpot CRM speziell für Versicherungen bietet

Die Vorteile eines CRM-Systems zeigen sich im Versicherungsumfeld weniger durch einzelne Funktionen als durch die Wirkung auf tägliche Abläufe. Entscheidend ist, ob Informationen zentral verfügbar sind, Prozesse nachvollziehbar ablaufen und Teams auf einer gemeinsamen Datenbasis arbeiten können.

HubSpot CRM bietet Versicherungen dafür eine strukturierte Grundlage. Die folgenden Vorteile lassen sich sachlich und ohne Übertreibung benennen:

Bessere Übersicht über digitale Anfragen

Digitale Leads werden zentral erfasst und einem einheitlichen Kontaktdatensatz zugeordnet. Dadurch entsteht eine konsistente Sicht auf Anfragen, Kontaktverläufe und Bearbeitungsstände. Für Versicherungen bedeutet das mehr Klarheit darüber, welche Leads offen sind, welche bereits bearbeitet wurden und wo weiterer Handlungsbedarf besteht.

Nachvollziehbare Zusammenarbeit im Team

Da mehrere Mitarbeitende mit denselben Kontaktdaten arbeiten, lassen sich Zuständigkeiten und Übergaben transparenter gestalten. Gesprächsnotizen, E-Mail-Verläufe oder interne Hinweise bleiben erhalten und sind für berechtigte Teammitglieder einsehbar. Das reduziert Rückfragen und erleichtert Vertretungen oder Übergaben.

Organisatorische Voraussetzung für schnellere Reaktionszeiten

Eine zentrale CRM-Struktur schafft die organisatorische Grundlage, um schneller auf Anfragen zu reagieren. Das Praxisbeispiel IDEAL Vorsorge zeigt, dass sich verkürzte Reaktionszeiten messbar auswirken können. Entscheidend ist dabei nicht das Tool allein, sondern die Kombination aus klaren Prozessen und zentraler Datenerfassung.

Weniger Brüche zwischen Marketing und Vertrieb

Wenn digitale Anfragen direkt im CRM ankommen, lassen sich Übergaben zwischen Marketing und Vertrieb strukturierter gestalten. Informationen müssen nicht manuell weitergereicht oder mehrfach erfasst werden. Das reduziert Medienbrüche und sorgt für einen durchgängigen Prozess vom Erstkontakt bis zur weiteren Betreuung.

Grundlage für strukturierte Weiterentwicklung

Ein CRM schafft eine einheitliche Datengrundlage, auf deren Basis Prozesse überprüft und angepasst werden können. Das Praxisbeispiel zeigt, wie Tests, Auswertungen und Anpassungen schrittweise zur Optimierung der Lead-Bearbeitung beitragen – ohne einmalige Umstellungen oder starre Abläufe.

DSGVO und Datenschutz – ein entscheidender Faktor für Versicherungen

Datenschutz spielt in der Versicherungsbranche eine zentrale Rolle. Bereits bei der ersten Kontaktaufnahme werden personenbezogene Daten verarbeitet, die über mehrere Schritte hinweg dokumentiert und weiterverarbeitet werden. Entsprechend hoch sind die Anforderungen an Transparenz, Nachvollziehbarkeit und den verantwortungsvollen Umgang mit diesen Informationen. Bei der Auswahl eines CRM-Systems ist Datenschutz daher kein Nebenaspekt, sondern ein wesentliches Entscheidungskriterium. Versicherungen müssen sicherstellen, dass digitale Anfragen strukturiert verarbeitet werden können und interne Zugriffe klar geregelt sind. Gleichzeitig muss nachvollziehbar bleiben, wann und wie Daten erfasst, genutzt oder weitergegeben werden.

Im Zusammenhang mit HubSpot ist relevant, dass die Plattform europäische Rechenzentren anbietet und Funktionen bereitstellt, die eine datenschutzkonforme Nutzung unterstützen. Diese stehen erst in den bezahlten Accounts zur Verfügung. Wie bei jeder CRM-Lösung gilt, die tatsächliche DSGVO-Konformität ergibt sich nicht allein aus dem eingesetzten Tool, sondern aus der konkreten Konfiguration, den internen Prozessen und der verantwortungsvollen Nutzung im Unternehmen. Das Praxisbeispiel IDEAL Vorsorge zeigt, dass Datenschutzaspekte bereits bei der Einführung eine Rolle spielen können. Gleichzeitig wird deutlich, dass ein CRM vor allem dabei hilft, Daten strukturiert zu verwalten und Prozesse nachvollziehbar abzubilden – eine wichtige Grundlage für den datenschutzkonformen Umgang mit digitalen Anfragen im Versicherungsumfeld.

Für welche Versicherungen eignet sich HubSpot CRM besonders?

Nicht jede Versicherung hat dieselben Anforderungen an ein CRM-System. Ob sich der Einsatz von HubSpot CRM sinnvoll gestaltet, hängt weniger von der Unternehmensgröße allein ab, sondern vor allem von Arbeitsweise, Lead-Quellen und internen Prozessen.

Die folgende Übersicht dient als sachliche Entscheidungshilfe. Sie zeigt typische Konstellationen, in denen ein CRM wie HubSpot organisatorisch gut passt – und Situationen, in denen der Nutzen eingeschränkt sein kann. Die Einordnung basiert auf allgemeinen CRM-Grundprinzipien sowie auf den im Artikel beschriebenen Praxisbeobachtungen.

Entscheidungshilfe: Eignet sich HubSpot CRM für meine Versicherung?

Kriterium	Eher gut geeignet	Eher eingeschränkt geeignet
Unternehmensform	Versicherungsagenturen, Maklerbüros, Vorsorge- & Finanzberatungen	Einzelpersonen ohne Teamstruktur
Lead-Gewinnung	Digitale Anfragen über Website, Formulare oder Kampagnen	Ausschließlich persönliche Empfehlungen
Teamarbeit	Mehrere Mitarbeitende mit geteilten Zuständigkeiten	Alle Aufgaben liegen bei einer Person
Prozessanforderungen	Bedarf an strukturierter Dokumentation und Übergaben	Sehr informelle, nicht dokumentierte Abläufe
Anfragevolumen	Regelmäßig mehrere parallele Leads	Sehr geringe oder sporadische Anfragen
Weiterentwicklung	Wunsch nach klaren, wiederholbaren Prozessen	Kein Fokus auf Prozessstruktur oder Skalierung

Die Tabelle zeigt keine starre Trennung, sondern eine Orientierung. Auch kleinere Versicherungsstrukturen können von einem CRM profitieren, wenn digitale Anfragen systematisch erfasst und nachverfolgt werden sollen. Umgekehrt kann der organisatorische Aufwand eines CRM-Systems dann unverhältnismäßig sein, wenn kaum digitale Kontaktpunkte existieren oder keine Zusammenarbeit im Team erforderlich ist.

Entscheidend ist daher nicht, ob ein CRM eingesetzt wird, sondern warum. HubSpot CRM entfaltet seinen Nutzen vor allem dort, wo Transparenz, Nachvollziehbarkeit und strukturierte Prozesse im Umgang mit digitalen Leads eine Rolle spielen.

FAQ: HubSpot CRM für Versicherungen

Fazit

HubSpot CRM kann für Versicherungen eine sinnvolle Grundlage sein, um digitale Anfragen strukturiert zu erfassen und intern nachvollziehbar weiterzuverarbeiten. Das Praxisbeispiel IDEAL Vorsorge zeigt, dass klare Prozesse, zentrale Datenhaltung und eine schnelle Reaktion auf Leads entscheidende Faktoren sind. Entscheidend ist jedoch nicht das Tool allein, sondern die Art, wie es in bestehende Abläufe integriert und genutzt wird.

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Interessante Links zum Thema

• https://www.hubspot.de/
• https://www.hubspot.de/products/crm/what-is
• https://www.hubspot.de/products/crm/starter
• https://www.hubspot.de/products/crm/enterprise
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• https://www.hubspot.de/loop-marketing
• https://legal.hubspot.com/de/hubspot-product-and-services-catalog