HubSpot CRM vs. Freshsales: Welche Lösung eignet sich besser für B2B-KMU?

Für B2B-KMU ist HubSpot CRM häufig die bessere Wahl, wenn Marketing und Vertrieb gemeinsam arbeiten und Leads über mehrere Kontaktpunkte hinweg entwickelt werden sollen. Freshsales eignet sich vor allem für kleinere Vertriebsteams mit klarem Sales-Fokus, die schnell starten möchten und weniger Wert auf integrierte Marketing- und Lifecycle-Prozesse legen.

Warum der CRM-Vergleich für B2B-KMU entscheidend ist

Im deutschen Mittelstand scheitert professionelles Lead-Management selten an fehlenden Anfragen. Viel häufiger fehlt eine klare Struktur, um Interessenten nachvollziehbar zu erfassen, weiterzuentwickeln und sauber an den Vertrieb zu übergeben. Kontakte entstehen über Websites, Empfehlungen, Messen oder Kampagnen – doch ohne zentrales System verteilen sich Informationen schnell auf Postfächer, Notizen und Einzellösungen. Die Folge: Intransparenz, Doppelarbeit und verlorenes Potenzial. Ein CRM-System soll genau hier ansetzen. Es schafft eine gemeinsame Datenbasis, bildet Vertriebsprozesse ab und sorgt dafür, dass Marketing- und Vertriebsaktivitäten nicht isoliert nebeneinander laufen.

Gerade für B2B-KMU mit längeren Entscheidungszyklen, mehreren Ansprechpartnern pro Unternehmen und wachsendem Digitalvertrieb ist das keine Komfortfrage, sondern eine Grundvoraussetzung für skalierbares Wachstum. Mit HubSpot CRM und Freshsales stehen zwei Lösungen zur Auswahl, die beide einen kostenlosen Einstieg bieten, sich jedoch konzeptionell deutlich unterscheiden. Während HubSpot CRM auf eine durchgängige Abbildung der Customer Journey ausgelegt ist, positioniert sich Freshsales stärker als vertriebsorientiertes Werkzeug. Dieser Vergleich zeigt, welche Unterschiede im Alltag wirklich relevant sind – und welche Lösung besser zu den Anforderungen von B2B-KMU im Mittelstand passt.

Für welche B2B-KMU ist dieser CRM-Vergleich relevant?

Dieser Vergleich richtet sich an kleine und mittlere Unternehmen im B2B-Umfeld, die ihr CRM nicht nur als digitale Kontaktliste verstehen, sondern als zentrales Werkzeug für strukturierte Vertriebsprozesse. Besonders relevant ist das für Unternehmen, bei denen Anfragen nicht sofort zu Abschlüssen führen, sondern über mehrere Kontaktpunkte hinweg entwickelt werden müssen.

Typische Merkmale dieser Zielgruppe sind unter anderem:

• längere Sales-Zyklen, bei denen Entscheidungen nicht spontan getroffen werden
• mehrere Ansprechpartner pro Unternehmen, etwa aus Fachabteilung, Einkauf oder Geschäftsführung
• parallele Marketing- und Vertriebsaktivitäten, die aufeinander abgestimmt sein müssen
• wachsender Digitalvertrieb, bei dem Transparenz und Nachvollziehbarkeit entscheidend werden

Für solche B2B-KMU stellt sich nicht die Frage, ob ein CRM eingesetzt werden sollte, sondern welches System die bestehenden Prozesse sinnvoll unterstützt. Ein CRM muss dabei mehr leisten als Deals abzubilden. Es muss Zusammenhänge sichtbar machen, Übergaben zwischen Marketing und Vertrieb klar strukturieren und mit dem Unternehmen mitwachsen können.

Nicht im Fokus dieses Vergleichs stehen sehr große Konzerne mit hochgradig individualisierten Enterprise-Lösungen oder Einzelunternehmer, die ausschließlich einfache Vertriebsübersichten benötigen. Der Artikel konzentriert sich bewusst auf typische Anforderungen des deutschen Mittelstands – also Unternehmen, die professioneller arbeiten möchten, ohne ihre Prozesse unnötig zu verkomplizieren.

HubSpot CRM und Freshsales im Kurzprofil

Bevor wir in den detaillierten Funktionsvergleich einsteigen, lohnt sich ein grundsätzlicher Blick auf die Ausrichtung beider Systeme. Denn obwohl HubSpot CRM und Freshsales beide als CRM-Lösungen auftreten, verfolgen sie konzeptionell unterschiedliche Ansätze – und genau das ist für B2B-KMU entscheidend.

Der entscheidende Unterschied zwischen HubSpot CRM und Freshsales liegt weniger im Funktionsumfang, sondern in der konzeptionellen Ausrichtung. Während HubSpot CRM auf die Verbindung von Marketing und Vertrieb sowie auf langfristige Skalierbarkeit ausgelegt ist, fokussiert sich Freshsales stärker auf den direkten Vertriebsalltag. Diese Unterschiede ziehen sich durch alle weiteren Vergleichsbereiche – von Lead-Management über Reporting bis hin zur Frage, wie gut ein CRM mit wachsenden Anforderungen im B2B-Mittelstand umgehen kann.

HubSpot CRM

HubSpot CRM bildet die zentrale Datenbasis innerhalb der HubSpot-Plattform und kann kostenlos genutzt werden. Im Mittelpunkt steht nicht nur die Verwaltung von Kontakten und Deals, sondern die strukturierte Abbildung von Beziehungen zwischen Unternehmen, Ansprechpartnern und Vertriebschancen. Gerade im B2B-Umfeld ist diese Trennung essenziell, da Kaufentscheidungen selten von einzelnen Personen getroffen werden.

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Ein wichtiger Aspekt ist die Rolle des CRM als Grundlage für weitere Prozesse. HubSpot CRM lässt sich eigenständig nutzen, ist aber gleichzeitig darauf ausgelegt, Marketing- und Vertriebsaktivitäten in einem gemeinsamen System zusammenzuführen. Dadurch entsteht eine durchgängige Sicht auf Leads, Kontakte und Kunden – vom ersten Touchpoint bis zum Abschluss.

Typisch für HubSpot CRM ist der Fokus auf Struktur, Transparenz und Skalierbarkeit. Das System richtet sich damit besonders an B2B-KMU, die ihre Prozesse langfristig sauber aufsetzen und mit dem Unternehmen wachsen lassen möchten.

Freshsales

Freshsales ist ein CRM-System aus dem Freshworks-Ökosystem und richtet sich in erster Linie an Vertriebsteams. Der Fokus liegt klar auf der Organisation von Deals, Aktivitäten und Vertriebsprozessen. Auch Freshsales bietet einen kostenlosen Einstieg, allerdings mit begrenztem Funktionsumfang und einer klaren Ausrichtung auf Sales-Aufgaben.

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Im Gegensatz zu HubSpot CRM steht bei Freshsales nicht die ganzheitliche Abbildung der Customer Journey im Vordergrund, sondern die operative Unterstützung des Vertriebs. Marketing-Funktionen sind nicht zentraler Bestandteil des Systems und werden – wenn benötigt – über zusätzliche Tools oder Module ergänzt.

Freshsales eignet sich damit vor allem für Unternehmen, bei denen der Vertrieb klar im Mittelpunkt steht und Marketing-Prozesse entweder eine untergeordnete Rolle spielen oder getrennt organisiert sind.

Funktionsvergleich im Detail: HubSpot CRM vs. Freshsales

Kontakt- und Unternehmensverwaltung: Die Basis für saubere B2B-Prozesse

Im B2B-Umfeld entscheidet die Struktur eines CRM oft darüber, ob Vertriebsprozesse langfristig funktionieren. Anders als im B2C arbeiten Unternehmen selten mit einzelnen Kontakten, sondern mit Firmen, in denen mehrere Ansprechpartner parallel eingebunden sind. Ein CRM muss diese Beziehungen sauber abbilden, sonst geht Kontext verloren. Der Unterschied liegt weniger darin, ob Unternehmen abgebildet werden können, sondern wie zentral sie im Datenmodell stehen. HubSpot CRM ist klar unternehmenszentriert gedacht, während Freshsales stärker vom einzelnen Verkaufsprozess ausgeht. Welche Struktur besser passt, hängt davon ab, wie komplex die eigenen B2B-Beziehungen sind.

HubSpot CRM: Unternehmenszentrierte Datenstruktur

HubSpot CRM arbeitet mit klar getrennten CRM-Objekten wie Kontakten und Unternehmen, die miteinander verknüpft werden. Dadurch lassen sich mehrere Ansprechpartner einem Unternehmen zuordnen und Aktivitäten im jeweiligen Kontext nachvollziehen. Für B2B-KMU ist das besonders hilfreich, weil Gespräche, E-Mails und Meetings nicht isoliert auf Personen beschränkt bleiben, sondern als Teil der gesamten Kundenbeziehung sichtbar sind.

Diese strukturierte Sicht erleichtert es Teams, auch bei längeren Sales-Zyklen den Überblick zu behalten und Übergaben zwischen Mitarbeitenden sauber zu dokumentieren. HubSpot bietet hierfür kostenlose CRM-Tools an, auf deren Datenmodell weitere Funktionen aufbauen können.

Freshsales: Vertriebsorientierte Kontakt- und Account-Verwaltung

Freshsales arbeitet ebenfalls mit Kontakten und Unternehmen (Accounts), setzt den Schwerpunkt jedoch stärker auf den operativen Vertriebsprozess. Leads werden erfasst, qualifiziert und zügig in Deals überführt. Die Kontakt- und Unternehmensverwaltung ist darauf ausgelegt, Verkaufschancen effizient zu verfolgen und den Vertriebsalltag zu unterstützen.

Für kleinere B2B-Teams mit klarem Sales-Fokus ist diese Struktur gut geeignet. Bei komplexeren Setups mit vielen parallelen Ansprechpartnern pro Unternehmen kann jedoch zusätzlicher organisatorischer Aufwand entstehen, um alle Informationen konsistent zu halten.

Lead-Management & Pipeline-Logik: Wie strukturiert ein CRM Verkaufschancen?

Im B2B-Vertrieb ist nicht jeder Lead sofort ein Verkaufsfall. Zwischen erster Anfrage und Abschluss liegen oft mehrere Schritte, Rückfragen und interne Abstimmungen. Entscheidend ist daher, wie ein CRM diesen Weg strukturiert und transparent abbildet. Der Unterschied liegt vor allem im Prozessverständnis: HubSpot CRM trennt bewusst zwischen Lead-Entwicklung und Verkaufschance, während Freshsales den Vertriebsprozess selbst in den Mittelpunkt stellt. Für B2B-KMU mit längeren Entscheidungszyklen und mehreren Touchpoints kann diese vorgelagerte Strukturierung ein entscheidender Vorteil sein.

HubSpot CRM: Lifecycle-Logik zwischen Marketing und Vertrieb

HubSpot CRM arbeitet mit sogenannten Lifecycle-Stages, die den Status eines Kontakts im Gesamtprozess beschreiben – von der ersten Kontaktaufnahme bis zur Übergabe an den Vertrieb. Diese Logik hilft insbesondere B2B-KMU dabei, klar zu trennen, welche Kontakte noch entwickelt werden und welche bereits vertriebsreif sind.

Deals werden zusätzlich in Pipelines organisiert, deren Stufen individuell definiert werden können. Der Vorteil dieser Kombination liegt in der Übersicht: Unternehmen sehen nicht nur, wo ein Deal steht, sondern auch, wie ein Kontakt überhaupt dorthin gekommen ist. Das erleichtert Abstimmungen zwischen Marketing und Vertrieb und schafft eine gemeinsame Datenbasis.

Freshsales: Pipeline-zentrierter Vertriebsansatz

Freshsales konzentriert sich stärker auf die Sales-Pipeline. Leads werden erfasst, bewertet und relativ schnell in Deals überführt. Die einzelnen Deal-Stages bilden den Vertriebsprozess ab und helfen, Verkaufschancen systematisch nachzuverfolgen.

Dieser Ansatz ist besonders für Teams geeignet, die einen klaren, linearen Vertriebsprozess haben und den Fokus auf Abschlusswahrscheinlichkeit, Aktivitäten und Forecasts legen. Eine explizite Trennung zwischen Marketing- und Sales-Phasen steht dabei weniger im Vordergrund.

Marketing-Anbindung & Automatisierung: Wie gut greifen CRM und Marketing ineinander?

Für viele B2B-KMU stellt sich nicht nur die Frage, wie Leads verwaltet werden, sondern auch, wie sie entstehen und weiterentwickelt werden. Genau hier spielt die Anbindung zwischen CRM und Marketing eine zentrale Rolle. Der Unterschied liegt weniger im Funktionsumfang als im Systemgedanken. HubSpot CRM ist darauf ausgelegt, Marketing- und Vertriebsdaten zusammenzuführen, während Freshsales den Fokus klar auf Sales legt. Welche Lösung besser passt, hängt davon ab, wie eng Marketing und Vertrieb im eigenen Unternehmen verzahnt sind.

HubSpot CRM: Gemeinsame Datenbasis für Marketing und Vertrieb

HubSpot CRM ist darauf ausgelegt, als zentrale Datenbasis für Marketing- und Vertriebsaktivitäten zu dienen. Kontakte, Lead-Quellen und Interaktionen werden im CRM erfasst und können – je nach gebuchtem Hub – für Marketing-Maßnahmen weiter genutzt werden. Das ermöglicht es Unternehmen, Marketing- und Vertriebsdaten in einem gemeinsamen Kontext zu betrachten.

Wichtig ist dabei die Einordnung: Marketing-Automatisierung ist kein Bestandteil des reinen CRM, sondern abhängig vom jeweiligen Hub und Tarif. Der Vorteil liegt jedoch in der engen Verzahnung – Marketing-Aktivitäten bauen direkt auf den CRM-Daten auf, ohne Medienbrüche oder doppelte Datenpflege.

Freshsales: Vertriebsfokus ohne integrierte Marketing-Logik

Freshsales konzentriert sich klar auf den Vertriebsprozess. Marketing-Funktionen sind nicht zentraler Bestandteil des Systems und müssen – wenn benötigt – über zusätzliche Lösungen ergänzt werden. Das ist für Unternehmen sinnvoll, die Marketing getrennt organisieren oder nur eine untergeordnete Rolle einnehmen.

Für B2B-KMU, die Marketing- und Vertriebsprozesse bewusst trennen, kann dieser Ansatz ausreichend sein. Eine enge, systemseitige Verzahnung zwischen Lead-Entstehung und Vertriebsarbeit ist jedoch nicht der Kern von Freshsales.

Reporting & Transparenz: Wie gut behalten Teams den Überblick?

Ein CRM entfaltet seinen Nutzen nicht nur im Tagesgeschäft, sondern vor allem dann, wenn es Transparenz über Prozesse schafft. Für B2B-KMU ist entscheidend, ob sie nachvollziehen können, wo Leads verloren gehen, welche Deals realistisch sind und wie sich Vertriebsaktivitäten entwickeln. HubSpot CRM zielt auf prozessübergreifende Transparenz, Freshsales auf vertriebsnahe Steuerung. Für B2B-KMU, die Marketing und Vertrieb gemeinsam auswerten möchten, kann diese übergreifende Sicht entscheidend sein. Unternehmen mit klarem Sales-Fokus finden in Freshsales ein übersichtliches Reporting für den Vertriebsalltag.

HubSpot CRM: Gemeinsame Sicht auf Marketing- und Vertriebsdaten

HubSpot CRM bietet Reporting-Funktionen, die sich auf Kontakte, Unternehmen, Deals und Aktivitäten beziehen. Je nach Setup lassen sich Daten aus Marketing und Vertrieb in gemeinsamen Dashboards zusammenführen. Das ist besonders hilfreich für Unternehmen, die nicht isoliert auf einzelne Verkaufschancen schauen wollen, sondern den gesamten Weg vom ersten Kontakt bis zum Abschluss verstehen möchten.

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Diese Transparenz unterstützt nicht nur operative Teams, sondern auch Entscheider. Sie sehen auf einen Blick, wie sich Pipelines entwickeln, wo Engpässe entstehen und wie Marketing- und Vertriebsaktivitäten zusammenwirken. Der konkrete Funktionsumfang hängt dabei vom gebuchten Tarif ab, die gemeinsame Datenbasis ist jedoch zentraler Bestandteil des Systems.

Freshsales: Klare Sales-Reports für den Vertriebsalltag

Freshsales legt den Schwerpunkt im Reporting klar auf den Vertrieb. Reports und Dashboards konzentrieren sich auf Deals, Aktivitäten, Abschlusswahrscheinlichkeiten und Forecasts. Für Sales-Teams ist das eine solide Grundlage, um den eigenen Funnel zu steuern und Prioritäten zu setzen.

Eine ganzheitliche Sicht auf Marketing- und Vertriebsdaten ist nicht Kernbestandteil des Systems. Dafür liefert Freshsales klare Kennzahlen für den operativen Vertrieb und unterstützt damit vor allem die tägliche Arbeit im Sales-Team.

HubSpot CRM vs. Freshsales

DSGVO und Datenschutz im B2B-Kontext

CRM-Systeme verarbeiten personenbezogene Daten von Ansprechpartnern auf Kundenseite. Für B2B-KMU ist der Datenschutz daher kein optionales Thema, sondern eine zentrale Voraussetzung für den professionellen Einsatz eines CRM.

HubSpot stellt für die Nutzung seines CRM verschiedene Datenschutz- und Compliance-Funktionen bereit. Dazu gehören unter anderem differenzierte Benutzer- und Zugriffsrechte sowie Möglichkeiten zur Datenverwaltung und -löschung. Zudem bietet HubSpot Datenhosting innerhalb der EU (ab dem Starter-Tarif verfügbar), unter anderem in Deutschland. Das ist für viele Unternehmen im Mittelstand ein wichtiger Aspekt bei der Tool-Auswahl. Die tatsächliche DSGVO-Konformität ergibt sich immer aus dem Zusammenspiel von Software, internen Prozessen und organisatorischen Maßnahmen.

Auch Freshsales stellt Funktionen zur Verfügung, um datenschutzrelevante Anforderungen umzusetzen. Dazu zählen unter anderem Mechanismen zur Verwaltung, zum Export und zur Löschung personenbezogener Daten. Freshworks bietet zudem unterschiedliche Hosting-Optionen an, abhängig vom gewählten Tarif und Setup. Wie bei HubSpot gilt auch hier: Das Tool schafft die technischen Voraussetzungen, ersetzt jedoch keine interne Datenschutzstrategie.

Beide CRM-Lösungen bieten Funktionen, die eine DSGVO-konforme Nutzung ermöglichen können. Für B2B-KMU ist daher weniger die Frage entscheidend, ob Datenschutzfunktionen vorhanden sind, sondern wie konsequent sie im eigenen Unternehmen umgesetzt werden

Kosten & Skalierung: Was passiert, wenn das Unternehmen wächst?

Sowohl HubSpot CRM als auch Freshsales ermöglichen einen kostenlosen Einstieg, unterscheiden sich jedoch deutlich darin, wie Kosten und Funktionsumfang mit wachsendem Bedarf ansteigen. Für B2B-KMU ist dabei weniger der Einstiegspreis entscheidend, sondern die Frage, wie gut sich das CRM an veränderte Anforderungen anpassen lässt, ohne dass Prozesse oder Systemlandschaften unnötig fragmentiert werden.

HubSpot bietet ein kostenloses CRM als Basis, auf dem weitere Funktionen modular aufbauen. Mit zunehmender Teamgröße oder komplexeren Anforderungen können zusätzliche Features über kostenpflichtige Pläne ergänzt werden. Dieser Ansatz ermöglicht es Unternehmen, klein zu starten und Funktionen schrittweise hinzuzubuchen, ohne das CRM-System wechseln zu müssen. Gleichzeitig steigen die Kosten mit dem Funktionsumfang, was eine bewusste Planung und Priorisierung erfordert.

Freshsales setzt ebenfalls auf ein gestuftes Preismodell und bietet einen kostenlosen Plan für bis zu drei Nutzer:innen. Mit wachsendem Vertriebsbedarf werden zusätzliche Funktionen und Nutzer über kostenpflichtige Pläne freigeschaltet. Der Fokus liegt dabei klar auf dem Ausbau vertriebsrelevanter Features. Für Unternehmen, die Marketing- oder Service-Prozesse später stärker integrieren möchten, kann dies bedeuten, weitere Tools oder Module ergänzend einzusetzen.

Für B2B-KMU ist die Skalierungsfrage daher eng mit der eigenen Prozessstrategie verknüpft. Während HubSpot auf eine zentrale Plattformlogik setzt, die unterschiedliche Bereiche schrittweise integriert, verfolgt Freshsales einen stärker vertriebszentrierten Ansatz. Welche Kostenstruktur langfristig sinnvoller ist, hängt davon ab, ob das CRM vor allem als Sales-Werkzeug oder als übergreifende Systembasis gedacht ist.

Vorteile & Einschränkungen im direkten Vergleich

HubSpot CRM

• Klare Trennung von Kontakten und Unternehmen, gut geeignet für typische B2B-Strukturen
• Gemeinsame Datenbasis für Marketing- und Vertriebsprozesse möglich
• Modularer Ausbau je nach Unternehmensgröße und Prozessreife
• Erfordert eine gewisse Strukturierung der eigenen Prozesse
• Für sehr einfache Sales-Setups teilweise umfangreicher als nötig

Freshsales

• Starker Fokus auf den operativen Vertriebsprozess
• Übersichtliche Deal- und Pipeline-Verwaltung
• Schneller Einstieg, besonders für kleinere Sales-Teams
• Marketing- und prozessübergreifende Funktionen nicht im Fokus
• Bei wachsenden Anforderungen oft Ergänzung durch weitere Tools notwendig
  
  

FAQ: HubSpot CRM vs. Freshsales

Fazit: Welche CRM-Lösung passt besser zu B2B-KMU?

Der Vergleich zeigt: HubSpot CRM und Freshsales verfolgen unterschiedliche Ansätze, die jeweils zu bestimmten Anforderungen passen. Entscheidend ist nicht, welches Tool „mehr kann“, sondern welches Prozessverständnis zum eigenen Unternehmen passt. HubSpot CRM eignet sich besonders für B2B-KMU, die Marketing und Vertrieb als zusammenhängenden Prozess verstehen und ihre Kundenbeziehungen strukturiert über mehrere Kontaktpunkte hinweg entwickeln möchten. Die klare Trennung von Kontakten und Unternehmen, die Möglichkeit einer gemeinsamen Datenbasis sowie der modulare Ausbau machen das CRM vor allem dann sinnvoll, wenn Prozesse mit dem Unternehmen mitwachsen sollen.

Freshsales richtet sich stärker an den operativen Vertrieb. Wer ein übersichtliches CRM sucht, um Deals, Aktivitäten und Pipelines effizient zu steuern, findet hier eine solide Lösung. Für kleinere Sales-Teams mit klarer Vertriebsfokussierung kann dieser Ansatz gut funktionieren, insbesondere wenn Marketing und CRM organisatorisch getrennt sind. Für B2B-KMU im deutschen Mittelstand lautet die zentrale Frage daher nicht „HubSpot oder Freshsales“, sondern: Brauchen wir ein CRM als reines Vertriebswerkzeug – oder als zentrale Plattform für strukturierte Kundenbeziehungen? Die Antwort darauf entscheidet, welche Lösung langfristig besser trägt.

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