Social Media Planung mit Notion: Mein Tool-Tipp für stressfreie Content-Erstellung

Werbung | Bis ich angefangen habe meine Social Media Planung mit Notion umzusetzen hab ich viele verschiedene Tools ausprobiert. Warum Social Media mich früher gestresst hat? Ich habe lange gebraucht, um zu verstehen, dass Social Media nicht nur Kreativität, sondern auch Struktur braucht. Früher fühlte ich mich regelmäßig überfordert: Die ständige Frage „Was poste ich heute?“ hing wie ein Damoklesschwert über meinem Tag. Ich wusste zwar, dass Social Media wichtig für meine Sichtbarkeit ist gerade als Selbstständige mit mehreren Projekten aber, die Umsetzung fühlte sich oft wie ein zusätzlicher Vollzeitjob an.

Was mich am meisten gestört hat? Der Mangel an Planbarkeit. Ich hatte Ideen, aber keine zentrale Stelle, an der ich sie gesammelt, sortiert und zeitlich eingeordnet habe. Oft habe ich spontane Posts gemacht und dann gemerkt, dass sie nicht zur restlichen Kommunikation oder zur Launchphase passten. Irgendwann wurde mir klar: Wenn ich meine Inhalte strategisch und effizient organisieren will, brauche ich ein Tool, das alles an einem Ort bündelt ohne mich einzuengen. Erst mit der Zeit habe ich erkannt, wie sehr mir eine übersichtliche Planung nicht nur Zeit spart, sondern auch Kreativität zurückgibt. Social Media kann Spaß machen aber nur, wenn man die Kontrolle behält. Und genau da begann mein Weg mit Notion.

Wer schreibt hier eigentlich?

Hallo, ich bin Alex die Gründerin vom Montagsbuero Magazin, Markenberaterin, Content-Strategin und leidenschaftliche Planerin. Ich arbeite seit vielen Jahren im Bereich digitale Markenkommunikation, habe verschiedene Onlineprojekte aufgebaut und unterstütze Selbstständige und kleine Unternehmen dabei, ihre Sichtbarkeit und Struktur zu verbessern.

Mit meinem zweiten Projekt, Marpels Studio, entwickle ich digitale Tools wie Notion Templates, Planer und Arbeitsvorlagen direkt aus der Praxis, für den echten Arbeitsalltag. Bei Notion zähle ich mittlerweile als Empfohlener Creator mein Profil wird aktuell auf der deutschen Marketplace Seite vorgestellt.

Das „Social Media Basic“-Template ist das System, das ich selbst täglich verwende. Und genau deshalb stelle ich es in diesem Artikel so offen vor weil es mir wirklich geholfen hat und ich hoffe, dass es auch dir weiterhilft.

Warum Planung im Social Media Game alles verändert

Viele Selbstständige unterschätzen, wie viel Zeit und Energie sie durch fehlende Planung verlieren. Dabei ist Social Media ein mächtiges Werkzeug, wenn man es strategisch nutzt. Statt täglich neue Ideen aus dem Ärmel zu schütteln, hilft ein strukturierter Redaktionsplan dabei, langfristige Ziele zu verfolgen: mehr Reichweite, bessere Kundenansprache und konsistente Markenbotschaften. Planung ist nicht gleich Kontrolle, sondern sie schafft Raum für Kreativität. Wenn ich einmal im Monat oder einmal pro Woche einen festen Zeitpunkt finde, um meine Inhalte zu strukturieren, kann ich spontan bleiben aber auf Basis eines fundierten Plans. Ich weiß, welche Themen ich behandeln will, wie sie zu meinen Businesszielen passen und wann ich sie am besten poste.

Ein guter Redaktionsplan ermöglicht es dir auch, Inhalte effizienter zu recyceln: Was auf Instagram gut funktioniert hat, kann mit kleinen Anpassungen auf LinkedIn genauso wertvoll sein. Und du kannst deine Posts viel besser an saisonale Ereignisse, Launches oder thematische Schwerpunkte anpassen. Das Ergebnis: mehr Wirkung bei weniger Aufwand.

Was ein Redaktionsplan konkret leisten kann

Ein Redaktionsplan ist viel mehr als nur ein Kalender. Er ist ein strategisches Werkzeug, das dir hilft, die Kommunikation mit deiner Community auf ein neues Level zu bringen. Du kannst gezielt Themen setzen, deine Expertise sichtbar machen und deine Inhalte aufeinander aufbauen. Ein Beispiel: Wenn du im März ein neues Produkt launcht, beginnst du im Februar mit Hintergrundstories, Testimonials, Behind-the-Scenes und Q&As alles aufeinander abgestimmt. So entsteht ein Content-Funnel mit klarer Dramaturgie.

Warum ich mich für Social Media Planung mit Notion entschieden habe

Ich habe viele Tools ausprobiert: Trello, Asana, Excel, Planoly aber keines hat mir die Flexibilität und Übersicht gegeben, die ich gebraucht habe. Notion war für mich ein echter Aha-Moment. Die Kombination aus Kalender, Datenbank, Texteditor und visueller Darstellung in einem einzigen System hat mir völlig neue Möglichkeiten eröffnet. Die liebe zu Notion habe ich mit meinem ersten Template dem Second Brain entdeckt. Die Möglichkeit mir damit Tools und Lösungen selbst zu bauen hat mich vom ersten Moment an begeistert.

Notion ist nicht nur ein Planungstool, es ist viel mehr eine Denkweise. Es zwingt dich nicht in eine feste Struktur, sondern gibt dir alle Werkzeuge an die Hand, um dein eigenes System zu bauen. Ob du deine Inhalte im Kalender sehen willst, in einer Liste oder als Kanban-Board: Du entscheidest. Besonders hilfreich finde ich, dass ich in Notion Verknüpfungen erstellen kann. Das heißt: Eine Content-Idee kann mit einem Thema, einer Zielgruppe und einem Kanal verknüpft werden. Ich sehe auf einen Blick, welche Inhalte für welche Plattform gedacht sind, wie weit sie fortgeschritten sind und welche Aufgaben noch offen sind. Das spart nicht nur Zeit, sondern reduziert auch Fehler und doppelte Arbeit.

Tipp aus der Praxis:
Wenn du dir auch mehr Struktur und weniger Stress bei der Social Media Planung wünschst, dann schau dir gern mal mein Notion Template „Social Media Basic“ an.

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Mein Template: Was im „Social Media Basic“ alles drin steckt

Mein Template ist mehr als nur ein Redaktionsplan. Es ist ein kompletter Workflow für deine Content-Planung, Schritt für Schritt durchdacht von der ersten Idee bis zur Veröffentlichung.

Das ist drin:

• Monatsplanung: Visualisiere deinen Content übersichtlich mit Drag-and-Drop-Kalenderfunktion.
• Ideendatenbank: Sammle Postings, spontane Gedanken, Zitate, Kampagnenideen alles zentral gespeichert, kategorisiert nach Plattform, Format, Status.
• Content-Vorlagen: Erhalte Vorschläge für Texteinstiege (Hooks), Call-to-Actions und Post-Typen angepasst für LinkedIn, Instagram und Co.
• Themenkalender: Plane saisonale Inhalte oder Marketing-Aktionen langfristig inkl. Feiertage, Events, Launches.
• Performance-Tracker: Behalte im Blick, welche Inhalte funktionieren (Impressions, Engagement, Reichweite).

Das besondere an dem Template ist, es ist sofort einsatzbereit, aber dennoch flexibel anpassbar. Du kannst Felder hinzufügen, Farben ändern, die Struktur umstellen je nachdem, wie dein Arbeitsstil aussieht. Kein starres Raster, sondern ein System, das mit dir mitwächst.

Social Media Planung mit Notion im Team

Wenn du im Team arbeitest, kannst du Notion optimal nutzen, um eure Arbeitsprozesse zu bündeln. Jeder bekommt seine Aufgabe, Inhalte werden einem Redaktionsstatus zugeordnet („Idee“, „In Arbeit“, „Freigegeben“, „Veröffentlicht“) und alles bleibt transparent. Kommentarfunktionen und Zuweisungen helfen euch, effizient zu kommunizieren, auch ohne zusätzliche Tools.

Gerade für kleine Agenturen oder Freelancer:innen, die mehrere Kunden betreuen, ist das ein echter Vorteil: Ein System, das sich individuell skalieren lässt, aber trotzdem übersichtlich bleibt.

So nutze ich mein Template im Alltag

Meine Social Media Woche beginnt meist mit einem Planungsblock am Montagvormittag. Ich öffne mein Template, schaue in die Monatsübersicht und verschiebe oder aktualisiere Inhalte je nach aktuellem Fokus. Ich prüfe, was fertig ist, was noch vorbereitet werden muss und was spontan ersetzt wird. Durch die Verknüpfung von Ideenbank und Kalender kann ich blitzschnell neue Beiträge einfügen. Wenn ich z. B. ein inspirierendes Zitat entdecke, landet es in meiner Ideensammlung mit Tags wie „LinkedIn“, „Markenkommunikation“, „Motivation“ und wann ich es posten möchte, ziehe ich es per Drag & Drop direkt in den Kalender.

Ich arbeite gerne mit Farben, um unterschiedliche Plattformen zu kennzeichnen, und mit Statusfeldern (Idee – in Arbeit – fertig – gepostet), um den Fortschritt im Blick zu behalten. Besonders hilfreich finde ich auch die Verlinkung zu meinen Bilddatenbanken und Textentwürfen, die ich ebenfalls in Notion pflege. So bleibt alles an einem Ort übersichtlich, effizient und jederzeit anpassbar.

Die Vorteile für dich

Ein gutes System spart dir nicht nur Zeit es gibt dir Struktur, Sicherheit und kreative Freiheit. Die Vorteile des Templates aus meiner Sicht:

• Schneller Start: Alles ist vorkonfiguriert, du musst nur deine Inhalte einfügen.
• Individuell anpassbar: Farben, Plattformen, Ziele du bestimmst, wie dein Plan aussieht.
• Plattformübergreifend: Ob Instagram, LinkedIn, TikTok oder Newsletter das Template ist universell nutzbar.
• Weniger Stress: Keine Last-Minute-Postings, kein Ideenchaos, kein Content-Burnout.
• Mehr Qualität: Du postest durchdachter, strategischer und abgestimmter.

Du kannst dir deine Social Media Arbeit damit so aufbauen, wie du es brauchst: als Einzelperson, als Team oder auch als Freelancer:in für mehrere Kund:innen. Und du hast die Freiheit, dein System jederzeit weiterzuentwickeln je nach Wachstum, Kanal oder Zielgruppe.

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Vergleich: Notion vs. andere Tools

Es gibt unzählige Tools für Content-Planung aber sie sind nicht alle gleich. Hier ein kurzer Vergleich:

Tool	Vorteile	Nachteile
Trello	Einfach, visuell	Kein echter Kalender, kein Texteditor
Excel	Flexibel, bekannt	Keine Verknüpfungen, nicht mobil
Canva Planner	Gute Visuals	Keine Strategie-/Datenbankstruktur
Notion	All-in-One, individuell anpassbar	Leichte Lernkurve am Anfang

Für mich war klar: Ich brauche ein System, das mitdenkt und das kann Notion einfach am besten. Wenn du einmal drin bist, willst du nichts anderes mehr.

Für wen ist das Template geeignet?

Ich habe das Template mit einem ganz bestimmten Personenkreis im Kopf gebaut:

• Selbstständige und Solopreneure, die mehrere Rollen gleichzeitig ausfüllen müssen
• Content Creators, die sich zwischen Plattformen verzetteln
• Freelancer:innen und VAs, die mehrere Accounts managen
• Kleine Agentur-Teams, die ein zentrales, einfaches System brauchen

Es eignet sich besonders für Menschen, die ein klar strukturiertes, aber flexibles Planungssystem suchen ohne Technikfrust. Große Teams mit komplexen Workflows sind vielleicht besser mit Speziallösungen wie Asana oder Monday.com beraten. Aber für 90 % aller, die ich kenne, ist dieses Template genau die richtige Mischung aus Einfachheit und Funktion.

Fazit: Social Media Planung mit Notion

Social Media darf Spaß machen aber nur, wenn es dir nicht ständig den Kalender sprengt oder dich im kreativen Hamsterrad gefangen hält. Für mich war „Social Media Planung mit Notion“ der Ausstieg aus genau diesem Gefühl. Heute weiß ich: Mit einem klaren System arbeite ich nicht nur effizienter, sondern auch mit mehr Freude. Wenn du auch das Gefühl hast, dass Social Media dich mehr stresst als stärkt, dann probier mein Template gerne aus. Es ist kein Hexenwerk aber, ein echter Gamechanger.

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Und wenn du Fragen hast – schreib mir gern. Ich helfe dir persönlich weiter.

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Hast du noch Fragen?

Wie immer freue ich mich auf den Austausch mit dir, gerne in den Kommentaren oder per Mail über meinen Kontakt.

Bleib gesund!